7 astuces pratiques quand toutes vos tâches sont prioritaires

Vous êtes surchargé(e) de travail et toutes vos tâches semblent prioritaires. Pas de panique : voici 7 astuces pour vous aider à y voir plus clair.

Au travail, pour être productif, il est impératif de savoir gérer efficacement son temps et prioriser ses tâches. Mais que faire lorsque toutes vos tâches semblent prioritaires ? Comment rester performant lorsque vous vous sentez submergé par le travail ?

Tout d’abord, sachez que même dans les priorités, il y a des priorités. Même si toutes vos tâches paraissent importantes, elles ne sont pas forcément toutes prioritaires et vous devez faire le tri.

Voici 7 astuces pour vous aider à déterminer les activités à réaliser immédiatement et celles qui peuvent attendre (un peu).

Gardez le cap sur les objectifs

Chaque jour, vous et votre équipe travaillez dans le but de réussir votre projet. A la fin de la journée, le travail que vous avez réalisé, les tâches que vous avez accomplies doivent vous rapprocher un peu plus de votre objectif final.

Si vous avez passé la journée à travailler sur des tâches secondaires qui ne vous ont pas fait progresser vers cet objectif final, alors vous avez perdu votre temps.

Il est essentiel de garder votre but final en ligne de mire et de travailler chaque jour pour l’atteindre un peu plus. Chaque matin, avant de vous mettre au travail, assurez-vous que les tâches planifiées sont en adéquation avec le ou les objectifs que vous vous êtes fixés pour la journée, la semaine ou le mois.

Planifiez votre temps

Il n’y a pas de secret : pour être efficace au travail, il faut savoir gérer son temps. Le temps est une ressource précieuse et limitée. Une fois la journée ou la semaine terminée, vous ne pouvez pas ajouter quelques heures en plus pour finir vos tâches.

Pour éviter de faire des heures supplémentaires ou pire, de ramener du travail à la maison, vous devez organiser votre temps et respecter votre planning.

Utilisez un tableau blanc, une feuille de papier, une application ou votre logiciel de gestion de projet afin de planifier vos priorités pour la semaine à venir. Encouragez les membres de votre équipe à faire de même.

Soyez réaliste et évitez de vous attribuer un trop grand nombre de tâches que vous serez incapable d’accomplir dans le temps imparti.

Bonus : suivez ces 20 conseils pour mieux gérer votre temps.

Sachez dire non

Vous avez déjà du travail par dessus la tête et votre responsable ou l’un de vos collaborateurs vient frapper à votre bureau pour vous demander de vous occuper de telle action. S’il vous est impossible de prendre en charge cette mission sans prendre du retard sur vos autres tâches, vous devez dire non. 

Soyez ferme et expliquez votre situation avec des informations concrètes : « Si je prends en charge cette action, je vais être incapable de terminer cette tâche dans les temps, ce qui aura des répercussions sur la progression du projet et la satisfaction du client. »

Savoir dire non vous évitera de vous surcharger de travail et de vous mettre la pression inutilement.

Sachez déléguer

Il est essentiel de savoir déléguer. Lorsque vous avez trop de travail et pas assez de temps pour réaliser toutes vos actions dans les délais, n’hésitez pas à vous appuyer sur vos collaborateurs. Concentrez-vous sur les tâches les plus importantes et déléguez les tâches secondaires aux membres de votre équipe.

Utilisez les feuilles de temps pour savoir lesquels de vos collaborateurs ont le plus de disponibilités. En retour, n’hésitez pas à proposer votre aide lorsque vos collaborateurs sont surchargés de travail.

Enfin, sachez qu’il faut aussi du temps pour manager votre équipe. Pensez donc à garder de l’espace dans votre planning pour ce type de tâches.

Agissez immédiatement

Marc vous demande de relire son article pour qu’il puisse le publier aujourd’hui. Vous avez trois possibilités :

• Vous le relisez immédiatement.
• Vous vous notez de le relire dans la journée.
• Vous comptez sur votre mémoire pour vous souvenir de le relire dans la journée.

Dans les deux dernières possibilités, vous risquez d’oublier de consulter vos notes et votre mémoire peut vous faire défaut. Au final, vous n’aurez pas relu l’article de Marc et il aura du retard dans sa publication. Dans ce cas, la meilleure solution est d’éviter de remettre à plus tard ce que vous pouvez faire immédiatement. Autrement dit, évitez de procrastiner ! Souvent, il est plus rapide et plus efficace de faire une tâche immédiatement plutôt que de prévoir de la faire plus tard.

Attention car cela n’est pas valable lorsque vous êtes en train de faire une tâche plus importante et plus urgente que celle demandée. D’où la nécessité de devoir distinguer les tâches urgentes des tâches importantes.

Faites la différence entre l'urgent et l'important

Comme disait Dwight David Eisenhower : « Ce qui est important est rarement urgent et ce qui est urgent rarement important. »

Les tâches importantes sont essentielles à l’avancée du projet et permettent d’atteindre les objectifs fixés. Les tâches urgentes doivent être traitées immédiatement comme une crise ou une tâche dont la date butoir est imminente. Notez que souvent, les tâches urgentes le sont parce que l’on n’a pas pris le temps de les anticiper ou de les réaliser plus tôt. 

La matrice d’Eisenhower est un outil essentiel pour vous aider à prioriser vos tâches. Elle vous permet de déterminer ce qui est urgent et ce qui est important. Ensuite, à vous de consacrer la majorité de votre temps à réaliser les tâches importantes et urgentes ainsi que les tâches importantes mais moins urgentes. Evitez de perdre votre temps sur des tâches secondaires, qui ne sont ni urgentes, ni importantes.

Revoyez vos priorités

Lorsque tout semble être une priorité, vous devez revoir vos priorités de manière stricte et intransigeante. Concentrez-vous sur les activités stratégiques ou celles qui apportent une vraie valeur au projet ou à l’entreprise.

Retenez que toutes vos tâches peuvent être importantes, mais qu’elles ne sont pas toutes prioritaires. Il existe différents degrés d’importance. A vous de faire le tri.