7 résolutions pour mieux gérer vos projets en 2017

L’année 2016 est terminée, c’est le moment de prendre vos bonnes résolutions pour 2017. Et si vous décidiez de mieux gérer vos projets ?

Seul ou à la tête d’une équipe, bien gérer ses projets ne s’improvise pas. En tant que chef de projet, vous êtes le chef d’orchestre. Planifier les tâches, mobiliser les ressources et limiter les imprévus : veiller au bon déroulement d’un projet du début à la fin requiert de la préparation, de l’organisation et de la détermination.

Voici les 7 résolutions à prendre pour mieux gérer vos projets cette année.

1) L’objectif à atteindre vous définirez

Quel objectif voulez-vous accomplir avec ce projet ? Afin de piloter efficacement votre projet, définissez clairement l’objectif visé.

Évitez le flou et la confusion, et soyez précis : indiquez ce que vous attendez de ce projet ainsi que les moyens à votre disposition pour y parvenir.

Pour vous aider, utilisez la méthode SMART :

• S pour Spécifique : votre objectif doit être clair, précis, simple et compréhensible afin d’être facilement mesurable. La complexité et le vague ralentissent l’action.
• M pour Mesurable : vous devez pouvoir mesurer l’état d’avancement de votre objectif. Il doit donc être quantifiable ou qualifiable.
• A pour Acceptable et Ambitieux : pour être accepté par l’équipe, l’objectif doit être raisonnable mais suffisamment ambitieux pour être un défi et stimuler la motivation.
• R pour Réaliste : fixez-vous un objectif réalisable pour rester motivé.
• T pour Temporellement défini : définissez une date butoir à laquelle l’objectif doit être atteint.

Ensuite, établissez le cahier des charges : il formalise le projet avec précision, détaille les conditions de réalisation et décrit les caractéristiques attendues.

Ce document est indispensable pour planifier et piloter l’avancement des tâches. Il est le lien entre vous et le client.

2) La liste des tâches à accomplir vous dresserez

Une fois votre objectif identifié, établissez la liste des tâches à réaliser pour y parvenir. Les tâches, ce sont les actions à effectuer pour atteindre votre objectif et réaliser votre projet.

Vous pouvez à nouveau vous aider de la méthode SMART pour dresser votre liste d’actions.

Votre liste de tâches est prête ? C’est le moment de mettre en place un tableau de bord.

Comme pour le conducteur en voiture, le tableau de bord informe le chef de projet sur l’avancement et le fonctionnement du projet. Cet outil améliore grandement l’efficacité de la prise de décision. A l’aide d’indicateurs significatifs, il montre l’avancée actuelle de votre projet.

Pour un tableau de bord efficace, choisissez peu d’indicateurs, mais des indicateurs pertinents et compréhensibles par tous. Utilisez des couleurs pour qu’il soit facilement et rapidement lisible, et mettez-le quotidiennement à jour.

3) Le temps et le budget pour chaque tâche vous attribuerez

Vos tâches clairement identifiées, il faut ensuite leur attribuer un budget, des ressources et un délai de réalisation.

Budget trop serré, délais irréalistes… Évitez ces problèmes en assignant une fonction à chacun des membres de votre équipe.

Nommez un gardien du temps dont la mission est de veiller à ce que chacun respecte ses délais. En tant que chef de projet, vous pouvez aussi exercer cette fonction.

Désignez également un responsable du budget, chargé d’alerter l’équipe des dépassements comme des disponibilités budgétaires.

4) Le planning des tâches vous réaliserez

La planification est indispensable pour atteindre les objectifs fixés.
Afin de maîtriser les délais, il vous faut organiser le déroulement des différentes étapes du projet dans le temps.

Connaissez-vous le diagramme de Gantt ? Souvent utilisé dans la gestion de projet, cet outil très efficace permet de visualiser l’avancement des différentes tâches constituant votre projet. C’est un planning amélioré.

Servez-vous du planning comme d’un guide. N’oubliez pas que rien n’est figé. Un projet de longue durée peut évoluer dans le temps et le planning doit s’adapter aux imprévus. Révisez donc votre planning au jour le jour.

5) Un suivi régulier vous effectuerez

Faites régulièrement des réunions pour faire un point sur l’avancement du projet, mais surtout pour anticiper les risques et les problèmes.

C’est le moment de consulter votre tableau de bord et de vous concentrer sur les indicateurs dans le rouge.

Les réunions doivent être brèves et efficaces. De courtes réunions régulières (une fois par semaine, par exemple) seront plus efficaces et consommeront moins de temps et d’énergie qu’une longue réunion une à deux fois par mois.

6) Un compte-rendu vous dresserez

Après chaque réunion, il est important de rédiger un compte-rendu qui fait état de l’avancement du projet, des décisions prises et des actions à mettre en œuvre.

Le compte-rendu de réunion est indispensable afin de :

• fournir le même niveau d’information à tous les participants au projet ;
• garder un historique des conversations, des décisions prises et des actions mises en place ;
• éviter les confusions et les incompréhensions ;
• répartir les actions à mettre en œuvre (et leurs deadlines) à chaque membre de l’équipe.

Le compte-rendu est également important pour analyser les erreurs et les bonnes pratiques qui se sont produites lors de la gestion du projet. Parfait pour vous améliorer lors de votre prochain projet. Il est également important de centraliser tous vos comptes-rendus au sein de la même plateforme afin qu'ils soient accessibles par toutes les parties prenantes du projet.

7) A ses résolutions vous vous tiendrez

Prendre de bonnes résolutions c’est bien, s’y tenir c’est mieux !
Suivez ces conseils pour une meilleure gestion de vos projets en 2017. Si vous êtes déterminé, vous réussirez.

Enfin, sachez qu’il existe des logiciels de gestion de projet pour vous aider à mieux gérer vos projets. Ils sont parfaits pour favoriser le travail collaboratif, vous aider à rester organisé et à communiquer facilement avec votre équipe.

Bonne année et bonne gestion de projet !