8 questions qu’un chef de projet se pose tous les jours

Le chef de projet est chargé de mener un projet, suivre sa réalisation et veiller à son bon déroulement.

Ce rôle implique des compétences et des qualités diverses telles qu’animer, diriger et motiver l’équipe projet, prendre des décisions, coordonner les différentes tâches, bien communiquer avec les acteurs du projet, gérer les conflits, etc.

Pour réaliser toutes ces tâches, et bien plus encore, il est essentiel d’être capable de se poser chaque jour les bonnes questions.

De cette façon, vous serez plus performant et avancerez plus efficacement sur votre projet. Cela vous permet également d’anticiper les imprévus et les risques qui peuvent survenir. Enfin, vous serez préparé en cas de questions de la part des membres de votre équipe ou de votre client.

Continuellement dans l’action, prenez le temps de vous poser ces 8 questions tous les jours afin que votre projet se déroule le plus sereinement possible.

1) Quelles sont les tâches de la journée ?

C’est une question classique, mais qui vous permet de rester focalisé sur votre projet et les tâches à accomplir pour le réaliser.

Vous avez des délais à respecter, il est donc important de rester concentré sur vos objectifs.

Débutez la journée en dressant une liste des 2 à 3 tâches que vous souhaitez réaliser aujourd’hui, et commencez par la tâche la plus importante.

2) Comment puis-je motiver mon équipe aujourd’hui ?

On le dit et on le répète : l’équipe est la clé de voûte d’un projet. Sans elle, le projet s’effondre. Il est donc essentiel que votre équipe soit motivée, investie dans le projet et que les membres s’entendent bien et travaillent de manière efficace ensemble.

Votre rôle de chef de projet est ici capital. Dans un premier temps, assurez-vous que votre équipe connaissent et comprennent les objectifs à atteindre. Ensuite, maintenez la motivation de votre équipe. Par exemple, remerciez régulièrement chacun de vos collaborateurs pour son travail et son implication.

Enfin, montrez l’exemple : soyez motivé et souriant tous les jours, et votre équipe fera de même.

3) Comment peut-on être meilleur, moins cher et plus rapide ?

Remettez-vous en question et essayez chaque jour d’être plus performant.

Réfléchissez de quelles façons vous et votre équipe pouvez vous améliorer afin de travailler plus efficacement et intelligemment. Quels nouveaux outils et nouvelles technologies pourriez-vous utiliser ? Comment améliorer les procédures ? Quels bénéfices supplémentaires pourriez-vous fournir ?

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4) Que puis-je faire pour mon équipe aujourd’hui ?

Votre équipe est votre atout. Vous devez donc en prendre soin, être à son écoute et la soutenir. Passez du temps avec chaque membre de l’équipe. Demande-leur comment vous pouvez les aider, de quoi ont-ils besoin, que pouvez-vous faire pour qu’ils soient plus performants.

Votre rôle principal est d’éviter les blocages afin que votre équipe donne le meilleur d’elle-même et travaille efficacement au bon déroulement du projet.

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5) Est-ce que tout le monde sait ce qu’il doit faire aujourd’hui ?

En tant que chef de projet, vous devez être sûr que votre équipe est au clair sur les objectifs du jour, mais également sur les objectifs en général.

Est-ce que chacun de vos collaborateurs sait ce qu’il a à faire aujourd’hui ? S’ils rencontrent un problème ou sont en difficulté, savent-ils à qui s’adresser ? Connaissent-ils la prochaine étape dans le déroulement du projet ?

Vous pouvez faire un petit briefing de 5 minutes chaque matin afin de fixer les objectifs de la journée avec votre équipe. Ainsi, vous êtes certain que tout le monde avance dans la même direction.

6) L’équipe est-elle focalisée sur ce qui est important ?

Il est indispensable de mettre en place des procédures et des indicateurs clés de performance pour suivre les performances du projet. Cependant, cela ne doit pas se faire au détriment du travail sur le projet.

Il est inutile de passer trop de temps à mettre en place des KPI (Key Performance Indicators), à les comprendre et à les analyser si cela se fait aux dépens du projet en lui-même.

7) A quoi n’ai-je pas encore pensé ?

En gestion de projet, il est difficile, voire impossible de penser à tout. Cependant, se poser la question est une bonne façon d’anticiper les risques, les imprévus et les aléas qui pourraient survenir, et tenter ainsi de réduire leurs impacts négatifs sur le bon déroulement du projet.

Penser aux problèmes possibles est un bon moyen de s’y préparer, mais n’en faites pas non plus une obsession.

8) Est-ce que je me sens bien aujourd’hui ?

Il s’agit d’une question souvent négligée, mais néanmoins très importante. En effet, il est essentiel de se sentir bien pour être performant et efficace au travail.

Si vous vous sentez submergé par les difficultés et le stress, noyé sous la charge de travail, vous n’êtes plus capable de penser de façon claire. Sachez que tout le monde réagit et résiste différemment à la pression, et que personne n’est infaillible.

Etre chef de projet est un rôle difficile : le poids des responsabilités et les nombreuses décisions à prendre reposent sur vos épaules. Il est facile de se sentir débordé et de perdre le contrôle.

Si vous négligez votre propre motivation et votre stress, votre équipe le sentira et cela risque d’avoir des répercussions sur le projet.

Dans un premier temps, n’hésitez pas à en parler à votre superviseur afin qu’il vous soutienne et répartisse mieux la charge de travail.

Ensuite, pensez à faire des pauses au travail : allez prendre un café ou discuter avec un collègue, partez déjeuner à l’extérieur, prenez l’air et allez marcher dehors. Vous reviendrez plus détendu, plus concentré et plus créatif.

Suivez ces conseils pour vous sentir mieux au travail.

Conclusion

Il existe certainement d’autres questions à se poser chaque jour pour mener votre projet à la réussite.

Une chose est sûre : ne restez pas figé sur vos acquis, mais remettez-vous en question et interrogez-vous sans cesse pour être plus performant dans la gestion de votre projet.