MS Project est-il vraiment fait pour vous ?

Adopté par des millions de professionnels, Microsoft Project a longtemps fait les preuves de son efficacité en matière de gestion de projets. Mais avec l’essor du SaaS, la volonté de mieux collaborer en entreprise, il existe de nouvelles alternatives à MS Project.
Alors, qu’en est-il pour vous ? MS Project est-il vraiment adapté à votre manière de travailler ? Quelques pistes de réflexion dans cet article.

Un article proposé par Michel Estève, consultant et formateur depuis plus de 10 ans en management de projets et spécialiste du logiciel MS Project. Il est également le propriétaire et rédacteur de Methodo Projet, un site de ressources en management de projets.

MS Project, un choix qui semble logique…

Jean Dupont était directeur d'un organisme de formation continue. Mécontent des résultats de ses huit commerciaux en charge du montage des stages de formation, il acheta huit licences MS Project et imposa aux commerciaux l'utilisation de cet outil pour planifier leurs projets. Que croyez-vous qu'il arriva ? Échec total ! On verra plus loin pourquoi il ne pouvait pas en être autrement.

Beaucoup de dirigeants agissent comme Jean Dupont : Ayant fait le constat que les projets qu'ils initient n'avancent pas assez vite, ils ont tôt fait de diagnostiquer un déficit d'organisation de leurs équipes. L'informatique étant, n'est-ce pas, la solution à tous les problèmes, il ne leur reste plus qu'à investir dans un logiciel de gestion de projets. Quel logiciel ? Eh bien tant qu'à faire, le leader du marché : Microsoft Project.

Loin de moi l'idée de prétendre que cette solution soit un mauvais produit, bien au contraire : MS Project est un excellent outil de planification pour les équipes dont la vocation est de planifier la mise en œuvre de projets à caractère technologique, principalement dans l’ingénierie industrielle et les métiers du bâtiment.
Le problème de beaucoup d'organismes ne réside pas dans une supposée incapacité des individus à s'organiser mais dans l'écosystème dans lequel ils les obligent à travailler.

… mais qui n’est pas adapté à toutes les situations

Voyons la journée-type de Jules Martin, collaborateur de Jean Dupont :
8 heures ; lire les 50 emails quotidiens et en envoyer presque autant. Classer les pièces jointes en fonction de la logique qu'il a lui-même établie.
11 heures ; à l'issue d'une réunion prévue pour durer 30 minutes et qui a duré deux heures, exploiter ses notes manuscrites. Appeler Bob pour savoir si son idée de prospecter le secteur public est une décision ou une simple hypothèse de travail. Zut, Bob est en entretien. Noter de le rappeler plus tard. Téléphoner quatre fois à Jules, Franck, Sophie et Marc pour réussir enfin à organiser une réunion jeudi à 16 heures. Pas de chance, Jules rappelle pour dire que la Direction vient de lui coller un rendez-vous pile au moment de la réunion.
Tout recommencer à zéro.
12h30 ; avaler un sandwich avant d'attaquer une après-midi tout aussi passionnante.
19 heures ; quitter le bureau, épuisé.

Je vous épargne la description de la journée de Jean Dupont, confortablement installé dans son fauteuil de direction, mais démuni de toute vision synthétique de la marche de son établissement et dans la plus totale incapacité de prendre une décision éclairée.

Pourquoi envisager une alternative à MS Project ?

Pourquoi Project n'est-il pas la bonne solution pour notre organisme de formation ? D'abord parce que la technicité de ce logiciel est de nature à rebuter le plus coopératif des commerciaux, mais il y a plus grave. Lorsque l'on a recruté des collaborateurs de haut niveau intellectuel et que l'on attend d'eux un fort engagement personnel, il est contre-productif de mettre en place un outil qui, par son coté inutilement intrusif, va être vécu comme coercitif et l'obligation de l'utiliser perçue comme une mesure vexatoire.

Regardons clairement la situation : Jean Dupont n'a pas besoin de contrôler tout ce que font ses collaborateurs, mais seulement d'y voir clair sur l'avancement des projets. Il y a pour cela des méthodes très simples : au minimum une ligne de temps par projet avec quelques jalons dont on surveille la position temporelle. Au mieux et toujours pour chaque projet, un tableau de bord visuel qui va renseigner sur la santé du projet au regard du respect du délai, de la consommation des ressources et de l'atteinte du résultat.

Quant aux collaborateurs, dont Jules Martin, ils ont juste besoin d'un outil qui leur permette de piloter, en toute autonomie, leurs "piles de tâches", en automatisant le travail répétitif et fastidieux et par effet de bascule en enrichissant les tâches à haute valeur ajoutée, à commencer par leur présence sur le terrain.
Si la journée de Jean Dupont et de Jules Martin vous fait furieusement penser la situation que vous vivez quotidiennement, il est temps d'opter pour un outil de travail collaboratif.

L'outil de travail collaboratif, une alternative à MS Project

Les deux schémas qui illustrent cet article devraient vous aider à comprendre la différence entre un logiciel de planification (comme MS Project) et un véritable outil de travail collaboratif comme Planzone par exemple.

Les cinq secteurs angulaires du graphe correspondent aux cinq domaines principaux de la gestion de projet, ou pour parler plus simplement, aux cinq familles de préoccupation des acteurs projet. L'étendue de la zone colorée est significative de la performance de chacune des solutions dans le domaine considéré.
Commençons par quelques explications sur les 5 secteurs du graphe :

• Les fonctions de planification permettent au chef de projet d'organiser les travaux et de piloter le projet au quotidien. Les applications intégrant ces fonctions permettent à minima la création de tâches et leur affichage sous forme de « board ». Les plus évoluées permettent la liaison des tâches entre elles, l'affectation des ressources et l'affichage du planning sous la forme d'un diagramme de Gantt.

• Les fonctions de gestion de la documentation (GED) donnent un accès instantané aux documents du projet. Le stockage de ceux-ci est centralisé. Chacun dispose des documents dont il a besoin et seulement à ceux-ci, avec la garantie d'avoir la dernière version parue.

• Les fonctions de communication offrent des fonctionnalités de messagerie, de chat et de forum, de gestion d'agenda et de réunions virtuelles. La classification et la traçabilité des informations échangées sont assurées par le système.

• Les fonctions de gestion de portefeuille de projet fournissent au dirigeant une vision synthétique des projets en cours et à venir lui permettant notamment d'anticiper les besoins et les résultats sur le moyen/long terme. Dans le court terme elles permettent d'effectuer les indispensables arbitrages entre projets.

• Les fonctions de reporting fournissent en temps réel aux instances de décision une information synthétique sur la santé du projet, sous la forme de tableaux de bord visuels. Elles fournissent des alertes en cas de dérive et permettent ainsi de prendre à temps des mesures correctives.

Sans être le seul produit du marché dans ce cas, Planzone représente une bonne alternative à MS Project pour toute entreprise de taille petite ou moyenne qui souhaite se doter d'un outil généraliste de gestion de projet collaboratif. Son ergonomie très aboutie facilite l'adoption par des contributeurs résistants au changement. Ses fonctionnalités ont peu à envier aux solutions lourdes destinées aux grands comptes. Et comme le montrent les deux graphiques, son spectre couvre la quasi-totalité des besoins des acteurs projet.

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