Comment améliorer la visibilité de votre projet ?

Le concept de visibilité peut sembler abstrait ou compliqué. Pourtant, il n’y a rien de plus simple : il est impossible de résoudre un problème si vous ne connaissez pas son existence. En gestion de projet, une bonne visibilité est essentielle pour réussir. Il est important de savoir où vous allez pour atteindre vos objectifs et progresser sereinement et efficacement. Un projet géré à l’aveugle risque de se solder par un échec.

Une bonne visibilité est essentielle dans le pilotage d’un projet car vous devez savoir ce qui se passe en temps réel : l’utilisation des ressources (humaines et matérielles), le respect du budget et des délais, la progression réalisée au jour le jour et les problèmes rencontrés. A l’inverse, une mauvaise visibilité ou un manque de visibilité peut nuire au succès du projet et risque de faire du temps, de l’argent et des ressources.

Qu’est-ce que la visibilité d’un projet ?

Qu’entend-t-on par visibilité d’un projet ? Il s’agit de ce qui se passe réellement sur tout ou partie du projet à un instant donné. La visibilité permet de savoir où en est précisément votre projet : les délais sont-ils respectés ? Y-a-t-il des retards ? Manque-t-il de budget ou de main d’œuvre ? Ainsi, vous savez à tout moment :

• les ressources déjà utilisées, celles en cours d’utilisation et celles en attente,
• les risques ou les problèmes auxquels est confronté le projet,
• les coûts déjà engendrés ainsi que ceux à venir.

Tous les acteurs et les parties prenantes sont concernés par la visibilité du projet. Le chef de projet doit savoir où en est son équipe, il doit connaître ses accomplissements et les difficultés rencontrées. Une bonne visibilité lui permet d’identifier et d’anticiper les éventuels risques et problèmes.

Pour le client comme pour la direction de l’entreprise, c’est un moyen de savoir si le projet suit normalement son cours.

4 moyens d’améliorer la visibilité de votre projet

1) Commencez par une réunion de démarrage

Au moment du lancement du projet, avant que l’équipe ne se mette au travail, il est important de réunir tous les acteurs impliqués lors d’une réunion de démarrage. Cela fait partie des étapes indispensables avant de débuter un projet.

Cette réunion permet notamment de :

• déterminer avec précision quels sont les objectifs du projet ;
• définir les grandes étapes ;
• établir l’organisation du projet, les rôles et les responsabilités de chacun ;
• répartir les différentes tâches ;
• définir les bases de la communication au sein de l’équipe, mais aussi avec le client et les acteurs extérieurs ;
• identifier les risques potentiels et préparer des solutions pour les éviter ;
• choisir des indicateurs clés pour suivre et mesurer les performances du projet ;
• répondre à toutes les questions.

2) Privilégiez une bonne communication

Une mauvaise communication ou l’absence de communication constitue un problème majeur en gestion de projet (et pas seulement d’ailleurs). Si les consignes ne sont pas clairement données et si les tâches ne sont pas explicitement attribuées, vous êtes certain que le travail sera mal fait, voire pas fait du tout. Car si Antoine pense que Martin va le faire, mais que Martin est persuadé que c’est le travail de Marie, personne ne va s’y mettre et cela va causer des retards sur le planning.

La communication est la clé. Incitez vos collaborateurs à venir vous voir s’ils ont un problème, un doute ou une question. Ils doivent régulièrement (plusieurs fois par semaine) vous informer de l’avancée de leurs tâches et vous alerter en cas de retard.

Encouragez-les également à communiquer entre eux. Si cela semble difficile, organisez une réunion quotidienne rapide (10-15 minutes maximum) pour faire un point sur les tâches de la journée et une réunion hebdomadaire plus longue pour aborder et résoudre les problèmes rencontrés.

Enfin, n’hésitez pas à privilégier la communication visuelle à l’aide d’un tableau de bord, de courbes et de graphiques pour visualiser en clin d’œil la progression du projet.

3) Préparez des documents récapitulatifs

Certains grands projets durent longtemps et peuvent subir un important turnover. Entre les collaborateurs qui joignent le projet en cours et les prestataires embauchés pour une mission ponctuelle, il est indispensable de créer des documents qui récapitulent les points les plus importants du projet :

• les objectifs finaux,
• le budget et les délais,
• les risques potentiels,
• la liste des responsables de chaque tâche,
• les grandes étapes et les différentes échéances.

Ces documents doivent servir de guide et de référence à l’équipe projet en cas de doute. Cela permet à tout le monde d’avoir la même information, notamment les nouveaux arrivants. Ces documents doivent être mis à jour régulièrement en cas de changement dans le projet.

4) Utilisez un logiciel de gestion de projet

Il s’agit du meilleur outil pour garantir une excellente visibilité sur votre projet. Le logiciel de gestion de projet rassemble toutes les informations indispensables à la gestion du projet. C’est une plateforme unique, utilisée par tous les acteurs du projet, qui favorise la collaboration et le partage d’informations.

Chacun peut suivre la progression du projet, l’avancement des différentes tâches et leur date d’échéance. En un coup d’œil, le chef de projet peut connaître la progression des tâches de chacun de ses collaborateurs. En fonction de leur disponibilité, il peut les assigner en renfort sur une autre tâche afin de combler un retard, par exemple.

Le système de messagerie permet de communiquer rapidement et en toute transparence. Chaque personne impliquée peut suivre l’actualité du projet en temps réel.

Bref, les avantages du logiciel de gestion de projet sont nombreux. Lancez-vous : testez Planzone gratuitement et sans engagement pendant 14 jours.

Pour résumer

La gestion d’un projet demande une grande visibilité de la part de tous les acteurs impliqués. Pour améliorer la visibilité de votre projet, privilégiez la transparence, ne négligez pas l’importance de la communication et utilisez un logiciel de gestion de projet. A vous de jouer !