Une gestion efficace de vos ressources est essentielle pour réussir votre projet. Découvrez 6 astuces pour vous y aider.
En gestion de projet, le pilotage efficace des différentes ressources est essentiel et indissociable du succès du projet. Dès le démarrage de votre projet, vous devez déterminer, autant que possible, l’ensemble des ressources dont vous aurez besoin pour le mener à bien.
Sur un projet, on distingue différents types de ressources :
Ces ressources sont limitées, d’où l’importance de les gérer efficacement afin d’atteindre vos objectifs finaux sans risque d’en manquer.
Voici 6 astuces afin de vous aider à gérer sereinement vos ressources projet.
Sur un projet, les ressources humaines représentent l’ensemble des personnes impliquées dans le projet :
L’équipe projet est votre ressource la plus précieuse car c’est elle qui accomplit le travail nécessaire à la réalisation du projet en respectant le budget et les délais alloués.
Pour le chef de projet, la gestion des ressources humaines est probablement l’une des tâches les plus difficiles. En effet, vous devez soutenir vos collaborateurs, tout en les poussant à être le plus productif et le plus efficace possible. Vous devez les motiver et les engager sur le projet, instaurer un climat de confiance et bien gérer leur charge de travail tout en évitant le micromanagement.
N’hésitez pas à suivre nos 7 conseils simples pour bien manager votre équipe.
Pour commencer, vous devez estimer au plus juste quelles sont les ressources (internes et externes, matérielles, financières et temporelles) dont vous aurez besoin pour réaliser chaque tâche de votre projet. Cette étape n’est pas facile car vous ne pouvez pas deviner en avance comment va se dérouler votre projet. Cependant, vous pouvez vous appuyer sur votre expérience et l’expérience de chefs de projet ayant travaillé sur des projets similaires au vôtre, ainsi que sur les données archivées de projets terminés.
Il est important d’établir un planning des ressources qui regroupent toutes les ressources nécessaires à l’accomplissement du projet de son démarrage à sa clôture. Ce planning vous permet de savoir quelles ressources utiliser et à quel moment. Il doit être flexible afin de s’adapter aux éventuels changements du calendrier du projet.
Le diagramme de Gantt est l’outil idéal pour planifier vos tâches et vos ressources car il vous permet de visualiser la durée de chaque tâche, son échéance ainsi que la ou les personnes responsables de la tâche. Grâce au diagramme de Gantt, vous avez une vision globale de votre projet et vous évitez les conflits de ressources, c’est-à-dire une ressource affectée à deux tâches simultanément.
Il est très rare qu’un projet se déroule sans encombres. Pour garantir la réussite de votre projet, il est impératif d’envisager les pires éventualités en termes de ressources et de vous y préparer au cas où elles surviendraient.
Que faire si un collaborateur quitte soudainement le projet ? Comment gérer la faillite d’un de vos fournisseurs ? Comment réagir en cas de panne technique ? Réfléchissez aux solutions à mettre en place si ces situations difficiles venaient à se produire.
Si possible, ayez des ressources disponibles pour venir en renfort en cas de coups durs.
Un projet ne peut être mené à bien sans une équipe projet performante et pour être performante, votre équipe doit être motivée et heureuse de travailler chaque jour sur le projet. Pour cela, vous devez connaître les membres de votre équipe, prendre en compte leurs compétences et leurs points forts, savoir ce sur quoi ils aiment travailler et ce qui les motivent. Ensuite, attribuez-leur des tâches qui leur correspondent. Ainsi, vous êtes certain que vos collaborateurs seront plus productifs, mais aussi plus motivés et enthousiastes de travailler chaque jour à l’accomplissement du projet.
Encouragez la créativité de votre équipe en étant à l’écoute des éventuelles suggestions d’amélioration. En effet, qui mieux que vos collaborateurs peut proposer d’améliorer certaines procédures afin d’être plus efficace ?
Enfin, pour garder votre équipe motivée, soyez reconnaissant du travail accompli et des efforts fournis et n’hésitez à célébrer chaque petit succès.
Le logiciel de gestion de projet est l’outil indispensable pour gérer efficacement et sereinement vos ressources. Ses nombreuses fonctionnalités vous offrent une visibilité sur la progression de votre projet ainsi que sur la charge de travail de vos ressources.
Par exemple, les feuilles de temps vous permettent d’identifier le temps nécessaire à la réalisation de chaque tâche et de connaître la charge de travail de chacun des membres de votre équipe. Vous pouvez ainsi répartir les tâches équitablement et éviter de surcharger certains de vos collaborateurs.
Le logiciel de gestion de projet permet également d’augmenter la productivité de votre équipe en simplifiant les petites tâches quotidiennes.
La gestion de projet, c’est la combinaison de ressources, de processus et d’outils dans le but d’atteindre un objectif commun. Les ressources ne sont pas illimitées, d’où l’importance de les gérer efficacement et attentivement. Quant à la gestion des ressources humaines, il s’agit d’un élément essentiel car ce sont elles qui accomplissent le travail. Le chef de projet doit donc être un leader qui comprend, soutient, engage et motive son équipe afin que chaque membre donne le meilleur de lui-même.
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En gestion de projet, avoir la bonne information au bon moment est essentiel pour prendre les décisions qui conduiront à la réussite de votre projet.