8 astuces pour optimiser la gestion de vos tâches professionnelles

Les tâches font partie des briques indispensables d’un projet ou du quotidien professionnel. La gestion des tâches a en effet un caractère universel : que ce soit pour le chef de projet réalisant une mission complexe, ou pour un employé qui doit exécuter un travail en particulier. Dans les deux cas, la gestion des tâches concourt à atteindre un objectif dans les délais impartis.

Mais le problème réside souvent dans la méthodologie appliquée pour organiser et gérer correctement ses tâches : une liste papier déstructurée, des post-it que l’on égare, un fichier mal rangé… Tentons donc d’aller plus loin que les méthodes traditionnelles en vous montrant 8 astuces que vous pouvez facilement mettre en place avec un vrai gestionnaire de tâches en ligne.

Listez toutes vos taches

Un geste qui peut sembler anodin mais qui comporte de nombreux bénéfices. En listant toutes vos tâches dans votre outil en ligne, vous vous libérez l’esprit et pouvez vraiment vous concentrer sur le travail à réaliser.

Organisez vos tâches sous forme de liste

Les listes peuvent vous faire gagner un temps précieux dans la recherche d’informations. En rangeant vos tâches dans des grandes familles, vous les retrouvez plus facilement et différenciez simplement vos activités majeures.

Ajoutez des dates butoirs, et même des dates de début

Les dates butoirs sont indispensables pour évaluer le niveau d’urgence et tenter d’atteindre vos objectifs dans les temps. Les dates de début vous permettent quant à elle de délimiter l’exécution de vos tâches dans le temps en estimant le nombre de jours qu’elles vont prendront.

Définissez des degrés de priorité

Certaines de vos tâches ont la même date butoir ? Elles n’ont sans doute pas le même niveau de priorité. Il est pourtant indispensable de différencier l’urgent de l’important. Définir des degrés de priorités sur vos tâches vous permet ainsi de mieux gérer vos priorités.

Pensez à déléguer

Se concentrer en priorité sur les tâches critiques impliquent aussi de se débarrasser des tâches moins stratégiques pour vous : celles qui n’entrent pas vraiment dans votre périmètre ou qui nécessitent une compétence qu’un collègue maîtrise mieux que vous. N’hésitez pas à échanger avec les autres pour définir votre périmètre d’actions respectif et mieux vous répartir les tâches.

Ajoutez des éléments contextuels

Quand vous déléguez une tâche, n’hésitez pas à associer d’autres informations qui vont enrichir son objectif : joindre un document, ajouter une description détaillée, lancer une discussion… Plus d’informations vous donnez sur la tâche à faire, plus vous avez de chances qu’elle soit réalisée correctement.

Utilisez un calendrier partagé

Une vue calendrier est un bon moyen d’avoir un aperçu rapide des tâches à traiter dans la journée, dans la semaine, voire dans le mois. Et en utilisant un calendrier partagé, vous signifiez aux autres que vous avez accomplis votre travail. Qu’il s’agisse de votre responsable ou d’une personne qui a besoin que vous terminiez une tâche pour démarrer la sienne.

Choisissez le bon outil de gestion de tâches

Comme évoqué, ces astuces ont vraiment du sens quand elles sont mises en application dans un logiciel de gestion de tâches en ligne. Il en existe beaucoup sur le marché et vous trouverez forcément celui qui répond à vos besoins. Choisissez-le avec plus ou moins de fonctionnalités selon l’usage que vous souhaitez en faire. Voulez-vous un simple gestionnaire de to-do listes ? Ou un outil plus puissant qui combine gestion des tâches, plannings, documents, calendriers, discussions… ?

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