Choisir un logiciel de gestion de projet pour une collectivité territoriale

La gestion de projet commence seulement à gagner ses lettres de noblesse au sein des établissements publics français. Il faut dire que les contraintes restent fortes. Il s’agit de sortir des habitudes au management hiérarchique, d'une part. Il faut aussi faire sortir les équipes d'une organisation en silos, pour un mode de travail collaboratif et transversal.

Le mode projet réclame donc de suivre la méthode adaptée. Sa réussite passe néanmoins aussi par l’adoption du bon logiciel de gestion de projet pour la collectivité territoriale. Il faut, d’une part, que l’outil choisi couvre bien les fonctionnalités utiles à l’organisation. Certaines solutions numériques sont par ailleurs plus ou moins accessibles, et plus ou moins proches des habitudes informatiques des agents. Les fournisseurs n’offrent en outre pas tous le même niveau de formation et de suivi, ni le même niveau de sécurisation des données personnelles.

Les fonctionnalités indispensables à un logiciel de gestion de projet adapté aux collectivités territoriales

Dans notre livre blanc sur la réussite des projets dans les collectivités territoriales, nous détaillons la méthode de gestion de projet favorable aux établissements publics. Nous y évoquons également certains outils numériques qui facilitent la collaboration entre agents.

Les fonctionnalités qui facilitent les relations avec le commanditaire et le respect du budget

Les feuilles de temps, d’une part, permettent au chef de projet de s’assurer régulièrement de l'adaptation des ressources humaines aux besoins du projet. Cet outil s’avère particulièrement précieux pour rendre compte de l'avancement au commanditaire.  

Les outils de suivi des ressources permettent, quant à eux, de visualiser en quelques clics le nombre de jours-hommes consommés. Ils aident ainsi le chef de projet à anticiper les besoins, mais aussi à rééquilibrer la répartition des ressources, si nécessaire.

Les tableaux de bord facilitent, enfin, le déroulé des réunions régulières. Ils servent également à rendre des comptes au commanditaire de manière synthétique. C’est une des fonctionnalités les plus recherchées des logiciels de gestion de projet dédiés aux collectivités territoriales.

Les outils pour respecter les délais de la commande publique

Le travail en mode projet est particulièrement marqué par la notion de délai. Il sort les agents de la rythmique propre aux projets récurrents. Pour que la pression du planning soit bien vécue par les différents intervenants, certaines solutions font la différence.

Les agents apprécient notamment les diagrammes de Gantt. Ces plannings croisent les missions et leurs dates butoirs, pour bien visualiser l’avancée du projet. Idéalement, il faut aussi qu’ils permettent de créer des liens de dépendance entre les différentes tâches. Le tableau représente ainsi fidèlement la réalité des interactions entre les équipes.

Ce type d’outil permet en outre à chacun de se situer dans le calendrier projet. Il aide aussi le chef de projet à anticiper le temps nécessaire aux futures tâches, en fonction du temps alloué aux tâches passées.

Pour choisir le bon logiciel de gestion de projet pour votre collectivité territoriale, pensez aussi à vérifier qu’il dispose d’un calendrier collaboratif. Ce type d’outil partagé permet à chaque agent de croiser son quotidien avec l’avancée du projet. Cela facilite l’organisation individuelle. Ce calendrier garde aussi chacun impliqué dans le projet, même sans y travailler tous les jours.

Faciliter la collaboration entre départements de votre collectivité

C’est probablement l’enjeu le plus central, quand une collectivité territoriale adopte de nouvelles méthodes de gestion de projets. Faire élaborer des équipes qui n’ont pas l’habitude de se côtoyer et qui travaillent ensemble à temps partiel. Créer une culture projet dans un établissement qui n’en a pas encore tout à fait l'habitude.

Pour faciliter la démarche et favoriser la collaboration indispensable à la réussite du projet, miser sur des logiciels de gestion de projets orientés collaboration. Il peut s’agir d'un système de gestion documentaire qui facilite les échanges. Par exemple, un outil qui permet de discuter sur les mises à jour des documents, et de conserver l’historique des conversations.

Il peut aussi s'agir d’un système de discussion en ligne, qui permet de centraliser les échanges sur le projet. Les agents des collectivités territoriales apprécient souvent ces outils qui évites les allers-retours d’emails qui affectent la productivité. Parce qu’ils fonctionnent par notification, ils permettent aussi de se concentrer sur son travail pour interagir avec les autres intervenants projets quand du temps se libère.

Choisir la solution numérique adaptée aux besoins de vos équipes d’agents

Selon les fournisseurs, la formation à votre logiciel de gestion de projet s’avère plus ou moins poussée. Le suivi par l’équipe de relation client peut également varier. Pour faciliter l’adoption de votre outil de gestion de projets par les agents, optez pour un éditeur qui les forme en détail à son utilisation. En leur enseignant les meilleures pratiques de gestion de projet, les formateurs s’assurent que les équipes voient tout de suite l’intérêt du logiciel et de la gestion de projet.

Assurez-vous aussi que les professionnels auxquels vous vous adressez ont l’expérience des mairies, des départements, des agences publiques. Familiers de vos problématiques, ils savent dans ce cas vous conseiller en cas de difficulté de méthode. Ils peuvent aussi vous donner des pistes pour une utilisation optimale du logiciel de gestion de projet, en fonction de l'évolution de vos problématiques.

Assurer la sécurité des données manipulées par les établissements publics

L’autre dernier gros enjeu consiste à choisir un logiciel de gestion de projets pour collectivités territoriales adapté aux problématiques de souveraineté des données. Il faut que l’éditeur de logiciel garantisse un espace de travail sécurisé aux agents. Le logiciel doit ainsi idéalement être hébergé en France, et conforme au Règlement Général Européen sur la Protection des Données (RGPD).

Nous vous conseillons également de sélectionner un logiciel de gestion de projets qui vous offre une gestion fine des droits utilisateurs. Ainsi, vous pourrez collaborer avec des intervenants extérieurs à la collectivité, sans craindre pour la sécurité de vos informations.

Pour vous assurer de faire le bon choix de logiciel de gestion de projet pour votre collectivité territoriale, vous pouvez enfin passer par une centrale d'achat publique comme l’UGAP. Ce type d’acteur référence des éditeurs de logiciels fiables et éprouvés par d’autres collectivités territoriales.

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