6 choses que les gens productifs font et que vous devriez faire

Le téléphone qui sonne, une notification d’email, un message sur votre smartphone, des réunions sans fin, une discussion entre collègues… Et voilà votre productivité réduite à néant malgré votre volonté de travailler dur pour atteindre vos objectifs quotidiens. Encore une journée où vous n’avez pas été aussi efficace que vous l’auriez souhaité.

Tout le monde (ou presque) veut être productif, mais la procrastination, l’ennemi numéro un de la productivité, n’est jamais bien loin. Entre les distractions et les interruptions constantes, rester concentré et être efficace relèvent souvent du challenge. Nous sommes tous humains et il est parfois (souvent ?) difficile de rester concentrés sur nos tâches. Pourtant, certains de nos collègues semblent y parvenir mieux que nous. Quelles sont leurs techniques pour être productifs ?

1) Ils gèrent efficacement leurs emails

C’est un fait : les emails polluent et ont un impact négatif sur la productivité, surtout lorsqu’ils sont mal gérés. Selon le Syndicat national de la communication directe (Sncd), les salariés reçoivent en moyenne 49 emails par jour, dont 13 sont des emails publicitaires (chiffres 2017). Il faut en moyenne 3 minutes pour traiter un email et 64 secondes à un salarié pour reprendre le fil de sa pensée après s’être interrompu pour lire un email. 43% des salariés français déclarent être interrompus au moins toutes les dix minutes.

Suivez ces conseils pour rester performant et éviter que l’email ne ruine votre productivité :

• Équipez-vous d’un filtre anti-spam efficace, car le spam constitue entre 55 et 95% du trafic total de l’email.
• Désactivez les alertes qui vous informent de l’arrivée d’un nouveau message.
• Établissez une politique de gestion de vos emails : selon vos obligations professionnelles, essayez de consulter le moins possible votre boîte mail, idéalement deux fois par jour, de préférence lorsque vous avez une baisse d’énergie.
• Désinscrivez-vous des newsletters que vous ne lisez pas.
• Évitez les conversations par email. Les questions et les problèmes sont résolus plus rapidement par téléphone, voire en face-à-face.
• Évitez d’envoyer des emails inutiles, car plus vous en envoyez, plus vous en recevez.

2) Ils maximisent les heures où ils sont productifs

Il est impossible d’être productif non-stop toute la journée. Notre cerveau fluctue entre pics d’attention et baisses de concentration. Certaines personnes sont plus efficaces le matin, d’autres l’après-midi. Vous devez donc identifier les périodes de la journée où vous êtes le plus performant et travailler sur les tâches les plus complexes à ce moment-là. Gardez les tâches plus simples pour les périodes où vous avez des baisses de concentration.

3) Ils fuient les réunions inutiles

Avec l’email, les réunions inutiles sont un véritable fléau pour la productivité. Selon une étude OpinionWay réalisée en avril 2017 auprès de 1012 employés d'entreprises de plus de 500 salariés dans des secteurs variés, les salariés interrogés passent en moyenne 4,5 heures par semaine en réunion (soit 3,4 semaines par an). Ce chiffre double pour les cadres. 52% des répondants estiment ces réunions productives alors que plus d’un quart (26%) pensent que leur présence n’était pas nécessaire. Enfin, selon les salariés, seule 1 réunion sur 4 aboutit la plupart du temps à une prise de décision.

Trop longues, mal préparées, inutiles et improductives, les réunions vous volent un temps précieux que vous ne pourrez jamais rattraper et font perdre de l’argent à votre organisation (ce chiffre a été estimé à 37 milliards de dollars pour les entreprises américaines en 2016).

Les personnes productives savent que leur temps est précieux, c’est pour cela qu’elles n’assistent qu’aux réunions où leur présence est vraiment nécessaire, mais surtout qui ont un ordre du jour et un objectif précis.

Enfin, plutôt que de fuir toutes les réunions, rendez-les productives :

• Organisez des réunions courtes ;
• Définissez un objectif ;
• Suivez rigoureusement l’ordre du jour ;
• Ne convoquez que les personnes concernées ;
• Empêchez les participants d’utiliser smartphones, tablettes ou ordinateurs dans la salle de réunion.

4) Ils évitent les distractions

Surfer sur le net, consultez les médias sociaux ou discuter avec ses collègues font partie des distractions quotidiennes qui nuisent à votre productivité. Les personnes productives parviennent à ne pas céder à l’appel des distractions et à se concentrer sur les tâches à réaliser.

Ne gaspillez pas votre temps sur des activités futiles et concentrez-vous sur vos objectifs. Cela est tellement plus valorisant.

Lorsque vous avez accompli une tâche difficile, accordez-vous quelques minutes de pause ou de distraction comme récompense. Cela vous encouragera à continuer sur cette lancée.

5) Ils utilisent des applications pour automatiser les tâches répétitives

Comme la plupart des salariés, vous avez certainement dans votre travail des tâches répétitives que vous devez exécuter tous les jours. Aujourd’hui, grâce aux nouvelles technologies, il existe de nombreuses applications qui peuvent réaliser ces tâches à votre place. Vous avez ainsi plus de temps pour vous consacrer aux tâches plus importantes, à l’atteinte de vos objectifs et au développement de votre créativité. Bref, pour être vraiment productif et apporter une véritable valeur ajoutée au projet.

6) Ils s’isolent

Votre voisin de bureau passe son temps à discuter ? Les conversations téléphoniques de vos collègues vous dérangent ? Si vous travaillez dans un openspace, il peut être difficile de rester concentré à cause du bruit ambiant. Si c’est votre cas, n’hésitez pas à vous isoler dans une salle de réunion dès que possible afin d’avancer au maximum sur les tâches importantes de la journée.

Vous connaissez désormais les secrets des personnes productives. À vous de jouer !

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