Comment inciter vos équipes à utiliser les feuilles de temps ?

Perte de temps, peur d'être surveillé, méthode de saisie inadaptée... Il existe de nombreuses raisons pour lesquelles votre équipe ne souhaite pas saisir de feuille de temps. Pourtant, aujourd'hui, utiliser cette solution s’impose. Bien gérer son temps reste primordial en management de projet. De plus, la saisie des feuilles de temps est grandement facilitée par les différents logiciels disponibles.

Voici quelques arguments et astuces pour vous aider à convaincre votre équipe d'utiliser cet outil précieux.

Expliquez l'importance des feuilles de temps à l'équipe projet

Vous souhaitez que votre équipe adopte les feuilles de temps ? Commencez par leur expliquer pourquoi vous voulez utiliser cette solution. Détaillez ses différents bénéfices pour la gestion de votre projet :

• Obtenir des informations précises sur la durée nécessaire à la réalisation de chaque tâche pour mieux planifier vos futurs projets
• Suivre la progression de votre équipe sur les différentes tâches du projet
• Avoir une meilleure visibilité sur la gestion du temps de votre projet, afin d’ajuster votre planning au besoin
• Connaître la charge de travail de chaque membre de l'équipe pour mieux la répartir
• Éviter les éventuelles surcharges de travail
• Estimer le coût du projet

Rassurez également votre équipe. Les feuilles de temps ne sont pas un outil de micro-management pour les épier dans leur travail. Au contraire, le micro-management nuit grandement à la gestion de projet. Les feuilles de temps n’incarnent pas non plus un moyen de les sermonner parce qu'ils ne font pas assez d'heures.

Le succès de votre projet se mesure par les résultats obtenus, et non par le nombre d'heures passées assis derrière un bureau. Vos collaborateurs restent donc autonomes et libres de gérer leurs tâches et leur journée de travail comme ils le souhaitent. Le plus important : l'atteinte des objectifs finaux et le respect des échéances fixées.

Abordez donc la question de la saisie des feuilles de temps lors d'une réunion avec l'ensemble de l'équipe. Prenez aussi le temps de répondre à toutes leurs questions avec précision.

Montrez la facilité du processus de saisie des feuilles de temps

Choisissez un logiciel facile et intuitif pour la saisie de vos feuilles de temps. Inutile d'essayer de convaincre vos collaborateurs de le faire en format papier, sur un tableur Excel ou encore sur un progiciel compliqué que vous ne comprenez pas vous-même. Prouvez-leur que cela peut être une tâche simple. Réalisez ainsi une démonstration du logiciel que vous aurez choisi.

Comme nous le détaillons dans notre article sur les 3 raisons d’apprécier les feuilles de temps, celles-ci ne représentent en outre pas une perte de temps. Les fonctionnalités de feuilles de temps actuelles comprennent de nombreuses informations préenregistrées, qui automatisent en partie la saisie. Les tâches, par exemple, peuvent être enregistrées pour qu’il n’y ait qu’à cliquer pour remplir la feuille. Notre expérience montre ainsi que la saisie d'une feuille de temps prend rarement plus de cinq minutes.

Préparez-vous aux arguments anti-feuilles de temps

Pour que l’usage des feuilles de temps s'impose dans votre équipe, préparez-vous à ce que certaines personnes vous opposent des arguments connus :

• les feuilles de temps démotivent les utilisateurs ;
• elles sont rarement remplies fidèlement ;
• parce qu’elles seraient mal remplies, elles impliqueraient aussi de mauvaises décisions managériales.

En réalité, plusieurs experts de la gestion de projet, notamment Joel Spolsky, estiment que la feuille de temps permet de prédire précisément des dates de livraison à partir de l'historique des tâches de l’équipe projet. Les décisions managériales qu’elles impliquent ont donc toute leur place.

Il convient en outre de souligner qu’avec l’habitude, l'utilisateur compare le temps estimé et le temps vraiment réalisé sur chaque tâche. L'intérêt des feuilles de temps lui apparaît donc clairement pour améliorer sa gestion du temps. La feuille de temps reste en outre un outil indispensable pour évaluer la rentabilité d’un projet.

Notez, enfin, que même sans lien avec la gestion de projet, les feuilles de temps permettent de rendre tangible le travail de chaque collaborateur. Les managers peuvent anticiper les surcharges et redistribuer les tâches. Ils peuvent aussi se servir de la comptabilisation des heures pour facturer le client à hauteur des heures réellement travaillées.

Formez et soutenez vos employés dans leur gestion de projet

Une fois l'idée d'utiliser les feuilles de temps acceptée et le progiciel sélectionné, il faut maintenant former votre équipe. Si vous utilisez déjà un logiciel de gestion de projet qui intègre la fonctionnalité feuille de temps, c'est encore plus facile. Généralement, l'utilisation est intuitive et la formation n'est pratiquement pas nécessaire.

Au début, vous devrez souvent rappeler l'intérêt et les avantages de l'usage des feuilles de temps pour la réussite de votre projet. Lors de la première semaine de la mise en place de l'outil, il est essentiel que vous souteniez chaque membre de votre équipe :

• envoyez-leur des rappels pour qu'ils pensent à saisir leur feuille de temps ;
• dites-leur que vous êtes là pour les assister dans le processus si besoin ;
• proposez de vérifier leur feuille de temps avant qu'ils ne la soumettent ;
• rappelez-leur que vous n'utilisez pas cette solution pour les surveiller.

Le plus difficile reste de transformer l'utilisation des feuilles de temps en habitude. Objectif : que votre équipe renseigne automatiquement ses heures à la fin de la journée.

Organisez le remplissage des feuilles

Si vous venez de déployer un outil de feuille de temps, vous demandez à vos collaborateurs d’y dédier un temps qu’ils dédiaient avant cela à d'autres tâches. Pour que cette nouvelle activité ne soit pas subie, il faut donc organiser la démarche.

Prévoyez une organisation précise, mais pas trop rigide. Elle doit clarifier le comportement attendu de chaque utilisateur, sans donner l’impression de le contraindre. Clarifiez ainsi :

• la fréquence de saisie des feuilles de temps et les éventuels délais pour les remplir ;
• les responsables chargés de leur validation ;
• la personne à contacter en cas de dysfonctionnement ou de difficulté technique ;
• les règles à suivre en cas de vacances, d’absence non-prévue, de travail à distance.

Encadrez les informations à saisir

Pour rassurer les employés quant à un nouvel outil, il convient de laisser peu d’éléments flous. Prenez donc le temps de préciser à votre équipe le niveau de précision que vous attendez de leurs feuilles de temps. Cette démarche nécessite de vous poser quelques questions en amont :

• Souhaitez-vous des entrées par missions ? Par tâches ?
• Préférez-vous une approche par livrables ?
• Voulez-vous y intégrer les activités de maintenance ?
• Avez-vous besoin d’y faire apparaître les congés, les formations, les absences ?

Partagez les résultats des saisies

Rassemblez les résultats des feuilles de temps et partagez-les avec votre équipe. Aidez vos collaborateurs à comprendre l'utilité des données recueillies par cette solution. La saisie des feuilles de temps permet d’anticiper les retards et de mieux répartir la charge de travail. Elle aide aussi à estimer correctement le temps nécessaire à l'accomplissement d'une tâche.

Vos équipes vont se rassurer de voir que les feuilles de temps ont une véritable utilité et ne consistent pas à les épier ou à les forcer à travailler plus.

Pas besoin, cependant, d'en faire un moment un peu gênant de la réunion de revue de projet. Commniquez plutôt un bulletin d'information hebdomadaire. Celui-ci peut comprendre des infographies, qui transforment les feuilles de temps en un élément visuel agréable à lire. Vous pouvez même y inclure des anecdotes pour rendre le rapport plus sympathique. 

Injectez du jeu dans les feuilles de temps

Chargez l'un de vos collaborateurs d'être le "gardien du temps". Celui ou celle-ci se charge alors de rappeler aux autres membres de l'équipe de remplir leur feuille de temps. Chaque semaine ou toutes les deux semaines, confiez ce rôle à un membre différent de l'équipe. En endossant cette responsabilité, les membres de l'équipe se rendent compte par eux-mêmes de l'importance de remplir quotidiennement leur feuille de temps.

Autre idée ludique : transformez le suivi des feuilles de temps en jeu. Vous pouvez par exemple instaurer un système de récompenses symboliques destinées aux membres de l'équipe qui respectent leurs délais. Pour que cette logique ne devienne pas oppressante, n'hésitez pas à y mettre une touche d'humour. Il peut s'agir de certificats loufoques, comme par exemple un "prix du meilleur jongleur" pour celui qui remplit des tâches très diverses. 

Lancez un brainstorming avec votre équipe

Vos équipes regorgent de bonnes idées. Récoltez ces idées en organisant un brainstorming avec votre équipe. Demandez-leur ce qui les inciterait à utiliser les feuilles de temps et comment rendre cette tâche moins pénible, voire agréable.

Pour rappel, il existe bien des méthodes différentes pour faire naître les bonnes idées en brainstorming : 

• Proposez un jeu de rôle ou chaque équipe doit incarner une entreprise qui utilise les feuilles de temps efficacement.
• Pensez latéral : stimulez la créativité en demandant à vos collaborateurs de trouver des façons non-conventionnelles, voire farfelues, d'utiliser les feuilles de temps. 
• Organisez un concours de créativité pour proposer des idées originales autour d'une utilisation engageante des feuilles de temps. 

Transformez le temps en argent

Montrez à votre équipe que le temps, c'est de l'argent. Lors de votre réunion de suivi, prenez le volume d'heures que votre équipe a déjà passé sur le projet et transformez-le en somme d'argent. Vous pouvez, pour cela, vous baser sur le taux horaire de chacun.

Comparez le montant ainsi obtenu au budget prévisionnel du projet. Vous comprenez rapidement si votre projet est rentable ou si vous perdez de l'argent. Ceci est un bon moyen de montrer l'utilité des feuilles de temps à vos collaborateurs. Généralement, quand il est question d'argent, les personnes sont tout de suite plus réceptives et se sentent davantage concernées.

En conclusion

La gestion du temps est essentielle en management de projet. Pour la réussite de votre projet, il est important d'inciter les membres de votre équipe à saisir les feuilles de temps.

Pour cela, n'hésitez pas, autant que possible, à mettre en relation les différents succès du projet avec les données des feuilles de temps. Il peut s’agir d’un retard rattrapé sur une activité, ou d’une tâche terminée en avance. Montrez à vos collaborateurs que lorsqu'ils remplissent précisément leur feuille de temps, ils contribuent au bon déroulement du projet.

Pour en savoir plus, découvrez notre Guide des Feuilles de Temps !