Depuis bientôt 50 ans, l’email rythme nos journées de travail. Outil de communication important, il affecte pourtant notre productivité.
Etes-vous accro aux emails ? Vous pensez que non. Pourtant, en France, 1,4 milliards de messages seraient échangés tous les jours. De nombreuses études indiquent qu’il s’agit toujours du moyen de communication préféré des salariés. Les chiffres sont impressionnants :
Impossible d’être productif et 100% efficace au travail avec une telle quantité de messages à gérer. Sans compter le stress de manquer un message important ou la perte de temps en attendant la réponse d’un interlocuteur.
C’est indéniable, l’email, malgré ses nombreux avantages, est un frein à la productivité. Voici pourquoi.
L’email est LA distraction numéro un au travail. Votre messagerie est tout le temps ouverte et des notifications visuelles et sonores vous signalent sans cesse l’arrivée de nouveaux emails. Dans ces conditions, impossible de rester concentré plus de 10 minutes sur la tâche que vous êtes en train de réaliser. Et même si vous ne vous précipitez pas immédiatement pour lire l’email et y répondre, vous avez été interrompu et une partie de votre esprit pense à cet email que vous n’avez pas lu, plutôt que de rester totalement concentré sur ce que vous êtes en train de faire.
Selon un rapport de l’université de Loughborough, il faut en moyenne 64 secondes pour se remettre de l’interruption d’un email et reprendre son travail au même rythme que lorsque l’on s’est arrêté. Si l’on multiplie ce temps par le nombre d’emails que l’on reçoit chaque jour, cela représente une quantité de temps perdu (et donc d’argent) non négligeable.
La solution : pour éviter d’être constamment distrait par l’arrivée de nouveaux messages, commencez par fermer votre messagerie et couper toutes les notifications ou, si vous préférez, réglez-les de façon à n’en recevoir que toutes les deux ou trois heures. Puis, définissez des créneaux pour consulter vos emails. Par exemple, juste avant de partir en pause déjeuner, ou au moment de votre pause café le matin et l’après-midi.
Saviez-vous que, selon RescueTime, vous passez presque la moitié de votre journée de travail à être multitâche ? Vous ne vous en rendez sûrement pas compte, mais le fait d’être connecté en permanence à votre messagerie est considéré comme être multitâche. Vous êtes alors moins concentré sur vos tâches et plus ouvert aux interruptions et aux perturbations diverses. Et l’on sait que le fait d’être multitâche nuit à notre productivité et à nos projets.
La solution : elle est la même que dans le point précédent. Fermez votre boîte mail, arrêtez les notifications et ne consultez vos messages qu’à certains moments de la journée. S’il y a urgence, vos collaborateurs sauront vous joindre.
La fonction principale d’un email est d’envoyer un message à une personne, et c’est tout ! Trop de personnes utilisent l’email pour lancer des discussions ou organiser des réunions en mettant tout le monde en copie. Le problème, c’est que vous polluez la messagerie de vos collègues (dont certains qui ne sont même pas concernés) avec une quantité impressionnante d’emails et qu’ensuite, chacun répond à tour de rôle, inondant ainsi votre propre boîte mail. Résultat : tout le monde est distrait, occupé à lire et à répondre aux chaînes de mails pour tenter de trouver une date de réunion qui convienne à chacun au lieu de travailler sur des tâches importantes. La productivité en prend un coup.
La solution : il existe de nombreux outils qui facilitent l’organisation de réunions ou qui favorisent les échanges instantanées entre collaborateurs. Le logiciel de gestion de projet en fait partie. Grâce à sa messagerie instantanée, les membres d’une même équipe peuvent échanger sur les problèmes rencontrés et les résoudre plus facilement et rapidement. Les réunions sont organisées en quelques clics et toutes les personnes concernées reçoivent une notification. Un bon moyen de booster votre productivité en diminuant le temps passé sur des tâches secondaires.
L’email n’est pas un outil approprié pour les demandes urgentes ou les validations rapides. S’il tombe dans une messagerie déjà surchargée, il passera inaperçu ou sera supprimé par mégarde. L’expéditeur aura perdu du temps à le rédiger et à attendre une réponse qui ne viendra pas ou n’arrivera pas dans les temps.
La solution : si vous le pouvez, privilégiez le face-à-face et allez directement voir votre collègue ou votre responsable pour une réponse immédiate. Sinon, prenez le téléphone. On n’a encore rien inventé de plus efficace.
Enfin, l’organisation de votre messagerie, le classement des différents emails en sous-dossiers et la suppression des emails inutiles sont des tâches indispensables pour plus d’efficacité.
Vous croyez bien faire en mettant tous vos collègues en copie de vos emails. Ainsi, chacun est informé de la progression du projet. Cependant, tout le monde n’est pas concerné par tel ou tel sujet, ni par le même niveau de détails.
L’excès de la fonction “CC” pose deux problèmes :
La solution : avant de mettre en copie toute l’entreprise, demandez-vous si cette information est vraiment pertinente et nécessaire pour telle ou telle personne. Attendez-vous une réaction ou une action de la part de toutes les personnes qui reçoivent cet email ? Si ce n’est pas le cas, envoyez-le uniquement aux personnes vraiment concernées.
L’email affecte votre productivité de différentes façons. Afin d’éviter cela, vous devez changer vos mauvaises habitudes concernant son usage, de la consultation de votre messagerie à l’envoi en copie.
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