Comment une collectivité territoriale a transformé sa gestion de projets

La transformation numérique ne concerne pas uniquement les grandes entreprises ou les startups innovantes. De plus en plus de collectivités locales s’équipent d’outils modernes pour gagner en efficacité, en transparence et en agilité. C’est dans ce contexte qu’une ville française de taille moyenne (15 000 habitants) a récemment fait le choix de Planzone pour piloter ses projets internes.

Un besoin clair : coordonner, structurer, fluidifier

Avec des projets pilotés par différentes directions – urbanisme, vie associative, infrastructures, numérique – et une volonté forte de mieux collaborer entre services, la municipalité avait besoin d’un outil unique pour :

• centraliser les informations,
  
  
• fluidifier les échanges,
  
  
• standardiser les pratiques de gestion de projets,
  
  
• et assurer un meilleur suivi budgétaire et opérationnel.
  
  

Après une phase d’analyse, Planzone a été retenu pour sa simplicité d’utilisation, sa capacité à s’adapter à différents niveaux de maturité en gestion de projet, et son hébergement souverain en France, garantissant le respect du RGPD.

Une mise en œuvre rapide et accompagnée du logiciel

Le déploiement s’est appuyé sur une approche progressive :

1. Cadrage initial et démonstration étendue : une session interactive de 2 heures pour recueillir les besoins spécifiques de la collectivité et identifier les types d’utilisateurs.
   
   
2. Paramétrage collaboratif : en seulement 4 heures, les administrateurs référents ont été accompagnés pour adapter Planzone aux processus internes.
   Résultat : une configuration sur mesure, évolutive, et facile à prendre en main.
   
   
3. Formation ciblée des utilisateurs : tous les chefs de projet et collaborateurs ont été formés selon leur rôle, grâce à une session complète alternant théorie et mise en pratique.
   L’objectif ? Autonomie et montée en compétence rapide.
   
   
4. Suivi post-formation : un bilan des acquis deux mois après la formation a permis de consolider les bonnes pratiques, répondre aux questions, et ajuster les usages si besoin.
   
   

Un usage au quotidien… et des résultats tangibles

Très vite, les premiers bénéfices se sont fait sentir :

• une meilleure visibilité sur l’avancement des projets,
  
  
• un planning partagé qui facilite la coordination interservices,
  
  
• des comptes-rendus automatisés pour les réunions,
  
  
• et surtout, une dynamique de travail plus collaborative.
  
  

Les agents ont particulièrement apprécié la prise en main intuitive de l’outil, et les responsables de service ont gagné en sérénité grâce aux vues consolidées par portefeuille de projets.

Un partenariat dans la durée

Pour garantir la pérennité de cette transformation, la collectivité a choisi de s’engager sur plusieurs années avec Planzone. Elle bénéficie aujourd’hui de conditions préférentielles sur la durée, d’un accès continu aux mises à jour, et de la possibilité d’étendre l’usage à d’autres structures partenaires (CCAS, associations, syndicats intercommunaux, etc.).

Le service informatique a salué la facilité d’administration de la plateforme, et la conformité totale avec les normes de sécurité et de confidentialité en vigueur, notamment grâce à un hébergement chez un acteur français reconnu.

En conclusion

Cette expérience démontre que même avec des moyens mesurés, une collectivité peut opérer une réelle montée en compétence dans la gestion de ses projets. L’accompagnement humain, la simplicité de l’outil, et l’adaptabilité de Planzone ont été les clés du succès.

Vous êtes une organisation publique et souhaitez structurer votre gestion de projet tout en fédérant vos équipes autour d’un outil commun ? Planzone est prêt à vous accompagner dans cette démarche.