20 conseils indispensables sur la gestion du temps de travail

« Le temps : matière première la plus importante. » Stanislaw Jerzy Lec, poète et écrivain polonais.  

Procrastination, multitâche, attention sur les détails... Il existe de nombreux obstacles à la productivité. Pour être plus performant et plus productif au travail, il est essentiel de gérer efficacement votre temps. Pour cela, vous devez changer vos habitudes et faire preuve d'organisation et de discipline.

Le temps est un élément précieux et la gestion du temps est une compétence difficile à maîtriser car il est si facile de se laisser distraire.

Voici 20 astuces et conseils pertinents pour vous aider à mieux organiser vos journées de travail et à gérer efficacement votre temps. Cette liste s'inspire de 26 Time Management Hacks I Wish I'd Known at 20 par Etienne Garbugli, un designer et auteur québécois.

1. Vous avez toujours le temps

Tout est une question de priorité. Certes, le temps n'est pas extensible et une journée n'a que 24 heures, mais c'est à vous qu'il revient de gérer vos priorités. Si vous n'avez pas fini une tâche dans les temps, c'est que vous ne l'avez pas considéré comme urgente et n'en avez pas fait votre priorité.

2. Les journées se remplissent plus vite que vous ne le pensez

Ne planifiez que 4 à 5 heures de travail par jour. D'autres tâches viendront s'ajouter au fur et à mesure de la journée.

3. Parfois vous êtes productif, parfois non

Il est tout à fait normal d'être incapable de travailler certains jours et d'être capable d'enchaîner jusqu'à 12 heures de travail le lendemain. Il suffit de l'accepter et de vous donner à 100% les jours où vous êtes productif et concentré. Profitez-en pour relâcher la pression et vous détendre les autres jours.

4. Respectez votre temps

Considérez que votre temps vaut 1000 € de l'heure : respectez votre temps et faites-le respecter.

5. Arrêtez d'être multitâche

Non, être multitâche ne vous fait pas gagner du temps. Ceci est un mythe de l'efficacité car le cerveau ne sait faire qu'une seule chose à la fois. En travaillant sur plusieurs tâches en même temps, vous n'êtes pas concentré. En plus, votre cerveau a besoin d'un temps d'adaptation pour passer d'une tâche à l'autre. Résultat : vous perdez du temps, vous ne faites que survoler les tâches et vous vous fatiguez inutilement.

6. Vous êtes plus efficace quand vous manquez de temps

Avez-vous remarqué que plus vous approchez de la date butoir, plus vous êtes performant ?

7. Commencez par de petites tâches

Commencez votre journée par de petites tâches simples et faciles pour vous motiver et vous mettre en marche.

8. Ne soyez pas perfectionniste

La perfection n'est pas nécessaire et peut faire perdre du temps. Mieux vaut un bon travail terminé le jour même qu'un travail parfait fini une semaine plus tard.

9. Ne négligez pas votre temps de repos

Pour être productif, il est essentiel d'être reposé. Si vous êtes fatigué, vous ne serez pas performant.

10. Travailler plus d'heures ne veut pas dire être plus productif

Inutile de rester au travail pour faire acte de présence si vous êtes trop fatigué ou distrait pour être productif. Partez à 17h et revenez le lendemain, reposé et motivé.

11. Organisez vos réunions tôt dans la journée

Il est généralement difficile de se concentrer et d'être efficace juste avant de partir en réunion. C'est donc du temps de perdu.

12. Regroupez vos réunions et vos communications

Organisez-vous des plages de réunions et de communications (email et téléphone) ensemble afin de dégager des périodes de travail intensif sans aucune interruption.

13. Contrôlez votre procrastination

Utilisez la technique Pomodoro qui consiste à se concentrer 25 minutes sur une tâche, puis à prendre une pause de 3-5 minutes. Au bout de 4 sessions, vous pouvez prendre une plus grande pause de 15-20 minutes. Il existe aussi des logiciels qui vous empêchent d'utiliser Facebook et autres pendant une certaine période de temps.

14. Divisez un objectif important en plusieurs petits objectifs

Il est bien plus encourageant de finir quotidiennement de petites tâches et de constater ainsi votre progression vers l'objectif final.

15. Priorisez vos tâches

Toutes les tâches ne sont pas urgentes et/ou importantes. Il est primordial de prioriser vos tâches afin d'éviter de perdre du temps sur des tâches insignifiantes.

16. Travaillez sur les tâches importantes en début de journée

C'est là que vous êtes le plus efficace avec une concentration et une créativité au maximum. Gardez les activités plus simples et moins créatives pour la fin de journée.

17. Apprenez à déléguer

Si l'une de vos tâches peut être réalisée par quelqu'un d'autre, n'hésitez pas à déléguer.

18. Allez de l'avant

Il est important de tirer des leçons des succès et des échecs passés. Cependant, vous devez vous concentrer sur vos projets actuels et futurs.

19. Prenez des notes

Écrivez les nouvelles idées et pensées qui vous traversent l'esprit durant la journée. Cela vous permet de ne pas les oublier, mais surtout de vous libérer l'esprit pour vous concentrer sur votre travail. Notez également toutes les informations importantes ou utilisez des rappels automatiques.

20. Prenez des pauses

Pour rester créatif, votre cerveau a besoin de repos. Pour être productif, il est important de faire de petites pauses régulièrement. Sortez prendre l'air et prenez du temps pour penser à autre chose qu'au travail. Une fois de retour à votre bureau, vous serez prêt à vous concentrer et à travailler efficacement.

Pour résumer

La productivité est essentielle dans votre vie professionnelle (et parfois dans votre privée). Améliorez votre productivité en suivant ces 20 astuces et devenez le champion de la gestion du temps de travail !

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