Dans les petites comme dans les grandes organisations, il est rare de n’avoir qu’un seul projet en cours. Généralement, les entreprises doivent gérer plusieurs projets qui s’enchaînent, se superposent et se chevauchent. Souvent, c’est la capacité et non la stratégie qui détermine quels projets verront le jour et quand. Ainsi, le projet est lancé si les ressources humaines, matérielles et financières sont disponibles. Si ce n’est pas le cas, le projet est suspendu ou simplement annulé.
Les chefs de projet se retrouvent à gérer plusieurs projets en même temps. Ils peuvent perdre en efficacité à cause d’une charge de travail trop importante et d’un manque de priorisation. Il devient alors impératif de hiérarchiser les différents projets dont vous avez la charge et de déterminer ceux que vous réaliserez en premier.
La priorisation à un niveau stratégique et opérationnel permet de faire la différence entre l’échec et la réussite des projets, mais aussi de l’organisation en général. Le problème est que de nombreux chefs de projet ne savent pas comment s’y prendre.
De la même manière qu’il est indispensable de prioriser les tâches d’un projet afin d’être plus performant et d’éviter de perdre du temps, il est essentiel de gérer la priorisation de vos projets.
L’une des principales raisons de la priorisation des projets est la réduction des coûts et l’augmentation de la rentabilité. En effet, vous passez moins de temps sur des projets secondaires et vous concentrez votre travail et vos efforts sur des projets rentables qui permettent à l’entreprise de se développer et de faire des bénéfices.
En vous concentrant sur un projet, vous et votre équipe gagnez également en efficacité et en temps car vous évitez de jongler d’un projet à l’autre. Surtout lorsque l’on sait que le multitâche nuit à vos projets.
La priorisation des projets permet également de se focaliser sur les projets qui répondent aux objectifs stratégiques de l’entreprise.
Connaissez-vous le principe de Pareto, aussi appelé loi des 20-80 ? Il s’agit d’une règle selon laquelle environ 80 % des effets sont le produit de 20 % des causes. Dans une entreprise, cela signifie que 20% des projets donneront 80% des résultats. Il est donc important de se concentrer sur les projets les plus rentables pour l’entreprise.
Voici 6 astuces pour vous aider à prioriser vos projets et améliorer ainsi votre efficacité.
Pour être sûr de travailler en priorité sur des projets qui correspondent à la stratégie de l’entreprise, vous devez connaître et comprendre cette stratégie. Pour cela, prenez le temps d’échanger avec la direction afin qu’elle vous explique l’orientation choisie, la vision globale et les priorités de l’organisation. Veut-elle être plus rentable ? Souhaite-t-elle améliorer son image de marque ou se développer à l’international ?
Ainsi, vous êtes équipé d’une feuille de route qui vous aide à atteindre la destination souhaitée en étant sûr de suivre la bonne direction.
Certains projets sont lancés dans un but précis :
Il est important de connaître les objectifs principaux de chaque projet et de prioriser ceux en accord direct avec la politique et la stratégie actuelles de l’organisation.
Vous devez également prendre en compte les différents éléments qui contribuent à assurer le succès d’un projet tels que le retour sur investissement (RSI ou ROI en anglais pour Return on Investment), le budget de l’entreprise, les ressources disponibles et les délais, mais aussi les dépendances entre les projets. Dans toutes entreprises, le budget, les ressources et le temps sont limités, il est donc impossible de lancer et d’accomplir tous les projets. De plus, certains projets dépendent de la réussite d’un autre projet pour démarrer et d’autres sont soumis à des facteurs extérieurs qui peuvent retarder ou empêcher leur réalisation.
Il va de soi que lorsque vous gérez plusieurs projets en même temps, la priorité est donnée aux projets dont le déroulement et les résultats ne satisfont pas pleinement le client. Si l’un de vos clients est insatisfait par le produit ou par le service fourni, il est essentiel d’en faire votre priorité. En effet, vous ne voulez pas perdre un client, ni ternir l’image et la réputation de l’entreprise.
Dans le même esprit que la matrice d’Eisenhower, créez votre propre outil d’évaluation et de priorisation de vos projets afin de déterminer ceux qui répondent aux objectifs de l’entreprise et adhèrent le mieux à la stratégie mise en place. Etablissez une liste de critères, puis utilisez une échelle de pondération allant de 1 à 5 par exemple (1 pour très faible et 5 pour très important).
Une fois que vous avez évalué et priorisé chacun de vos projets, il est essentiel de retourner voir votre direction afin qu’elle valide votre matrice, fasse des modifications ou des ajouts. Vous voulez être certain d’avoir l’accord de votre management avant de vous lancer dans l’accomplissement et la gestion de vos projets.
En gestion de projet, il est nécessaire de prioriser vos projets afin d’éviter une surcharge de travail inutile, une perte de temps, d’énergie et de ressources, mais aussi afin de vous assurer que les projets sur lesquels vous travaillez s’intègrent bien dans la stratégie de l’entreprise.