Comment convaincre votre équipe d'utiliser un outil de gestion de projet ?

Lors de la gestion de vos projets, vous arrive-il d’avoir des problèmes de communication et/ou d’organisation avec votre équipe ? Avez-vous des difficultés à retrouver des documents de travail ? Est-il compliqué de suivre ou reprendre le fil d’une conversation par email avec vos collaborateurs ? Si vous répondez oui à ces trois questions, il est temps d’opter pour un outil performant et polyvalent qui vous aide à gérer efficacement vos projets et améliore la collaboration au sein de votre équipe. Cet outil, c’est le logiciel de gestion de projet.

Voici les 7 arguments pour vous aider à convaincre votre équipe de l’adopter.

Une communication améliorée

Pour travailler efficacement en équipe, il est essentiel de bien communiquer. Le fait de favoriser les échanges rend vos collaborateurs plus productifs, développe leur capacité à innover et permet de tisser des relations de confiance entre eux. Un climat agréable et positif se met en place, ce qui bénéficie à la réussite du projet. Une bonne communication est également impérative pour connaître l’avancée des tâches de chacun.

Oubliez l’email, véritable source de stress qui fait perdre du temps et rend votre équipe inefficace. Place au logiciel de projet et à son système de messagerie instantanée qui facilite les échanges et le partage d’information au sein de l’équipe. Un outil de collaboration devenu indispensable en gestion de projet !

Une meilleure organisation

Pour être performant, il est essentiel d’être bien organisé. Grâce au logiciel de gestion de projet, vous savez ce que vous devez faire, quand vous devez le faire et avec qui. Vous n’avez plus à jongler entre différents outils bureautiques : toutes les fonctionnalités incontournables sont regroupées sous un seul et même logiciel. Toute l’information dont vous avez besoin est disponible en seulement quelques clics. Votre quotidien en est grandement amélioré.

Une collaboration efficace

Collaborer, c’est mettre en commun les compétences et les connaissances de plusieurs personnes afin d’atteindre un objectif commun. En gestion de projet, l'aspect collaboratif est important car :

• il favorise le partage et l’acquisition de connaissances,
• il encourage la créativité,
• il implique des échanges constants entre les membres de l’équipe, où qu’ils soient,
• il rend l’équipe plus productive et plus performante.

Pour une collaboration réussie, adoptez le logiciel de gestion de projet. Contrairement à l’email qui n’est qu’un outil de communication linéaire, le logiciel de gestion de projet favorise les échanges et le partage d’information.

Une équipe connectée

Certains de vos collaborateurs partent régulièrement en déplacement ou travaillent en télétravail depuis leur domicile ? Votre projet est d’envergure internationale et certains membres de l’équipe projet sont installés à l’étranger ? Le logiciel de gestion de projet facilite le travail à distance. Il fonctionne en ligne et permet ainsi à votre équipe de rester connectée et de suivre la progression du projet en temps réel. Même aux quatre coins du monde, vos collaborateurs restent efficaces et informés de l’évolution du projet.

Des outils adaptés

Feuille de temps, diagramme de Gantt, calendrier de projet, gestionnaire de tâches… Le logiciel de gestion de projet regroupe de nombreuses fonctionnalités et des outils indispensables pour faciliter la gestion de vos projets.

Par exemple, grâce à la feuille de temps, vous connaissez la charge de travail de tous les membres de votre équipe. Vous pouvez ainsi soulager les collaborateurs trop chargés en demandant à des collègues plus disponibles de leur venir en aide. Quant au diagramme de Gantt, il vous permet d’avoir une vision complète du projet et de connaître les tâches en cours, leur progression et les tâches à venir.

Avec le logiciel de gestion de projet, vous vous simplifiez la vie car vous n’utilisez plus qu’un seul outil pour gérer tous les aspects de vos projets.

Tous vos documents sur une même plateforme

Grâce à un outil de management de projet, vous centralisez tous vos documents de travail sur une plateforme unique, facilement accessible à tous, de partout et à tous moments. Vous ne perdez plus de temps à chercher un document important dans vos emails ou sur votre ordinateur. Fini le stress inutile lors de l’absence d'un membre de l'équipe. Il vous suffit d'aller chercher le document dont vous avez besoin directement sur le logiciel de gestion. Le partage et l’échange de documents sont simplifiés : un véritable gain de temps pour vous et votre équipe !

Un essai gratuit

En général, vous bénéficiez d’un essai gratuit afin de tester le logiciel pour vous assurer qu’il vous convient et qu’il répond parfaitement à vos besoins. Un avantage non négligeable ! Par exemple, vous pouvez essayer Planzone gratuitement et sans engagement pendant 14 jours. Lancez-vous dès à présent pour finir de convaincre votre équipe.

Un dernier conseil très important

Il est inutile d’avoir de bons outils, si personne ne sait s’en servir. Il est donc essentiel de vous former et de former votre équipe à l’utilisation de ce nouvel outil.

Généralement, les logiciels de gestion de projet sont des outils simples, intuitifs et faciles à utiliser qui ne nécessitent pas de longues formations.

La formation permettra à votre équipe de se familiariser avec ce nouvel outil et de maîtriser son utilisation. C’est aussi un bon moyen pour vous de communiquer sur les changements dans les habitudes de travail et de rassurer vos collaborateurs.

N’oubliez pas que le logiciel de gestion de projet est un outil efficace qui va les aider dans leurs tâches quotidiennes et non les ralentir, d’où l’importance de la formation. Consacrez-y donc le temps et le budget nécessaire.

En résumé

Organisation, communication et collaboration sont trois éléments clés pour réussir vos projets. Le logiciel de gestion de projet est un outil efficace et polyvalent qui permet de suivre facilement la progression du projet tout en favorisant une meilleure organisation, une bonne communication et l’aspect collaboratif. Une fois adopté, votre équipe ne pourra plus s’en passer !