Perte de temps = perte d’argent : un concept qui vous parle forcément mais qui n’est pas toujours facile à appliquer. La gestion du temps et des priorités est stratégique dans tous les métiers, et encore plus lorsque l’on travaille en mode projet.
En tant que manager ou chef de projet, vous savez sûrement comment bien gérer votre temps de travail et celui de votre équipe, mais il est parfois difficile d’identifier les erreurs commises pour ensuite les corriger et en tirer une expérience enrichissante.
Voici donc 7 erreurs que vous faites peut-être sans vous rendre compte et qu’il faut à tout prix éviter.
Il s’agit d’une des plus grandes erreurs à éviter en termes de gestion du temps et des priorités. Il faut toujours avoir une liste précise des tâches à réaliser quand vous gérez un projet, que ce soit pour vous ou pour les membres de votre équipe. Savoir avec précision comment le travail progresse vous aidera à estimer le temps requis pour chaque tâche. Avec cette information, vous anticipez les futurs retards et gagnez un temps précieux sur les projets à venir.
N’hésitez pas à vous aider d’outils spécialisés dans la gestion de tâches collaboratives pour simplifier le partage et la délégation des tâches entre plusieurs personnes.
Refuser de déléguer est l’une des plus grandes erreurs de management. Cela représente un risque d’erreur dans la mesure où votre temps n’est pas extensible. Votre équipe est pourtant à même de réaliser le travail qu’on lui demande. Sachez déléguer, faites confiance et écoutez les suggestions. Elle aussi peut vous apporter son expérience et ses idées pour développer des projets ambitieux.
En bon manager ou chef de projet, vous comprenez l’importance de la gestion du temps et des priorités, mais vous devez aussi différencier l’urgent de l’important. Assurez-vous que toutes les tâches importantes soient traitées en priorité même si elles demandent moins de temps que les tâches « annexes ». Un processus pas toujours évident à mettre en place quand on gère de multiples projets, mais qui est facilité grâce à l’utilisation d’un planning de projet – ou diagramme de Gantt. Vous aurez alors une vision claire de l’ordre à suivre pour réaliser chaque action.
Les distractions sont l’une des principales raisons de l’échec d’un projet et d’un manque de productivité dans une équipe. Les distractions sont partout et peuvent vous faire perdre un temps précieux dans la conduite de vos projets. Privilégiez donc les environnements de travail fermés pour éviter d’entendre la conversation téléphonique du collègue ou de loucher sur le croissant d’un autre. Plus radical, mais tout aussi efficace, arrêtez de naviguer frénétiquement sur Internet, de fouiller dans vos applications mobile ou éteignez complètement votre téléphone. Oui, c'est assez violent, mais ça fonctionne ! Si vous ne pensez pas survivre une journée complète, essayez au moins sur une plage horaire.
La procrastination ou l’art de remettre systématiquement ses actions au lendemain, est monnaie courante quand on a une multitude de tâches à gérer. Et cela, car on a souvent tendance à voir une tâche comme quelque chose de négatif et interminable - à cause de la fameuse tâche ménagère entre autre. Apprenez alors à ne pas vous focaliser sur la tâche en elle-même, mais sur les objectifs à long terme et la satisfaction éprouvée une fois fini le projet à temps. En vous fixant davantage sur les résultats, vous aurez certainement plus de cœur à l’ouvrage.
Le piège auquel se heurte de nombreuses personnes est de dire oui à tout ce que l’on leur demande. Mais en disant oui à tout, comment allez-vous gérer votre charge de travail sans passer 15 h par jour au bureau ? Une surcharge de travail conduit inévitablement à une hausse du stress et peut provoquer du retard sur des projets en cours. Si vous ne vous sentez pas capable de supporter ce stress supplémentaire, dites tout simplement NON !
Cela semble tout bête, mais le fait de ne jamais prendre de pause conduit aussi à l’échec d’un projet. Même si vous pensez être un surhomme, laissez à votre corps et à votre cerveau le temps de respirer un peu. Discutez avec vos collègues autour d’un café, faîtes une petite promenade ou même une courte sieste réparatrice, vous n’en sortirez que plus revigorer et d’attaque à affronter le reste de la journée. Pendant votre pause, évitez par contre ce qui stimule trop votre cerveau comme la télévision ou la navigation mobile.
De nombreux outils peuvent vous aider à optimiser votre gestion du temps et des priorités. Planzone en est un bon exemple : vous allez pouvoir regrouper tous les membres de votre équipe sur une interface commune, déléguer des tâches et les modéliser dans un planning. Vous renforcez aussi le travail en équipe en offrant une vision claire et partagée des objectifs à atteindre. N’hésitez pas à le tester gratuitement pendant 30 jours pour vous faire votre propre avis.
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