8 erreurs qui vous empêchent de prioriser vos tâches

Vous avez le sentiment de perdre du temps sur de petites tâches insignifiantes ? Vous voulez augmenter votre productivité ? Il est temps de réagir et de mieux gérer vos priorités !

Prioriser les tâches d'un projet, c'est définir quelle tâche est la plus importante à cet instant précis. Le but est d'éviter de perdre du temps, mais aussi de l'argent en accomplissant des tâches mineures dont la réalisation n'a pas de réel impact sur l'avancée de votre projet et qui peuvent donc attendre.

Voici les 8 erreurs communes qui vous empêchent de prioriser vos tâches.

1) Vous n'avez pas de liste de tâches définie

Cette erreur commune est pourtant tellement simple à éviter. Pour chaque projet, l'une des premières étapes est de définir précisément la liste des différentes tâches à exécuter. Cette étape est indispensable afin de suivre l'évolution du projet et de savoir la charge de travail que vous et votre équipe devez supporter. C'est en connaissant l'intégralité des tâches de votre projet que vous pourrez déterminer celles qui doivent impérativement être réalisées en premier, et celles qui peuvent attendre. Ensuite, vous pouvez estimer le temps nécessaire à la réalisation des différentes tâches, anticiper les retards et gagner un temps précieux sur votre projet.

N'hésitez pas à diviser les tâches importantes en sous-tâches afin d'être le plus spécifique possible.

2) Vous ne consacrez pas ou peu de temps à la priorisation

Vous pensez que prioriser vos tâches est une perte de temps. Vous avez tort. La priorisation des tâches doit être considérée comme une tâche à part entière. C'est-à-dire que vous devez y consacrer autant de temps que vous consacreriez à n'importe quelle autre tâche de votre projet.

En fait, la priorisation de vos tâches doit être votre priorité. Prenez 15 minutes chaque matin pour évaluer et ordonner vos tâches de la journée, ou organisez une réunion hebdomadaire avec votre équipe pour définir les objectifs et les priorités de la semaine.

Loin d'être une perte de temps, la priorisation de vos tâches vous rendra plus performant et plus productif, et vous fera ainsi gagner du temps.

3) Vous perdez de vue l'objectif final du projet

Ne perdez jamais de vue la finalité de votre projet. En gestion de projet, il est facile de se disperser et de travailler sur des tâches de moindre importance. Vous et votre équipe devez rester concentrés sur l'atteinte de l'objectif final. Votre attention doit donc être focalisée sur les tâches et les décisions qui font avancer votre projet dans ce sens. Les autres tâches, identifiées comme mineures, peuvent attendre, celles superflues peuvent être supprimées.

4) Vous ne déléguez pas

Vous préférez faire les choses vous-même. Ainsi, vous êtes certain qu'elles sont faites correctement, selon vos standards. Le problème : vous vous surchargez de travail et vous vous retrouvez à faire de petites tâches qui vous empêchent de gérer vos véritables priorités. Pourquoi vous enlisez dans des missions qui peuvent facilement être réalisées par vos collaborateurs ? Gardez les tâches qui vous incombent et que vous maîtrisez, et montrez à vos collaborateurs que vous leur faites confiance en leur déléguant du travail.

5) Vous ne savez pas différencier l'urgent de l'important

Vous avez tendance à passer d'une tâche à l'autre sans aucune cohérence. Urgent, important, quelle est la différence ? Est-ce la tâche que votre responsable vous demande d'effectuer ? Celle qui fait gagner de l'argent à l'entreprise ? Ou encore celle qui fait progresser votre projet ?

En gestion de projet, il est impératif de faire la différence entre ce qui est urgent et ce qui est important. Comme disait Dwight David Eisenhower, 34^e président des Etats-Unis : « Ce qui est important est rarement urgent et ce qui est urgent rarement important.» Devenez productif grâce à la matrice d'Eisenhower et apprenez à prioriser vos tâches.

Retenez que l'importance d'une tâche est définie par son impact sur l'atteinte de vos objectifs ainsi que la valeur ajoutée qu'elle apporte à votre projet, alors que l'urgence d'une tâche est basée sur sa date d'échéance et le temps nécessaire à sa réalisation.

6) Vous ne connaissez ni l'ampleur, ni la date butoir de chaque tâche

Il est difficile de prioriser vos tâches si vous n'avez aucune idée des deadlines et de l'étendue de chaque tâche. D'où l'importance d'avoir une vision complète de votre projet. Pour cela, aidez-vous du diagramme de Gantt, un outil de planification indispensable qui vous permet de visualiser la progression de votre projet. Grâce à cet outil, vous connaissez les dates de début et de fin de chaque tâche, la durée de la tâche et sa dépendance ou non à d'autres tâches. Prioriser vos tâches devient alors plus facile.

7) Vous vous laissez distraire par de petites choses sans importance

Comme tous les matins, vous êtes prêt à attaquer votre liste de tâches, mais vous êtes pris entre les emails urgents, le téléphone qui ne cesse de sonner, et les questions à répétition de vos collaborateurs. Vous décidez alors de prendre une pause en surfant sur Internet. Voilà, vous venez de perdre un temps précieux à être totalement contre-productif. Vous n'avez pas pu progresser sur votre projet car vous étiez trop occupé sur des tâches superflues qui se sont substituées à vos priorités.

Isolez-vous, coupez Internet, débranchez le téléphone et concentrez-vous sur vos priorités au moins quelques heures par jour. Suivez nos astuces pour améliorer votre productivité en seulement 6 jours.

8) Vous avez tendance à procrastiner

Avouez-le, vous avez la fâcheuse tendance à tout remettre au lendemain à coup de « je n'ai pas le temps » ou « je le ferais plus tard ». La procrastination est un véritable fléau qui plombe votre productivité et vous empêche d'être performant dans vos projets. Suivez nos conseils pour arrêter de procrastiner, gérez efficacement vos priorités et menez votre projet vers la réussite.

En résumé

Prioriser les tâches de votre projet est essentiel pour mieux gérer votre temps. Pour atteindre vos objectifs et mener votre projet vers le succès, il est impératif de vous concentrer sur vos priorités.

Agissez dès à présent pour corriger ses erreurs, définir vos priorités et booster votre productivité.