Quelles sont les étapes pour construire un plan de communication projet ?

Selon le site manager-go.com, bien communiquer signifie délivrer la bonne information à la bonne personne, au bon moment, dans le bon format et avec le bon support.

En gestion de projet comme dans de nombreux autres domaines, la communication est un élément indispensable pour réussir. Elle permet de collaborer efficacement et d’atteindre les objectifs fixés. Vous travaillez sur de vastes projets qui touchent de nombreux interlocuteurs aux profils variés ? Avoir un plan de communication s’impose pour vous aider à maîtriser votre message.

Véritable cadre de référence, le plan de communication permet de structurer toutes les actions de communication relatives au projet, tout en se calquant sur son rythme.

Découvrez les 7 étapes pour établir un plan de communication projet efficace.

Préambule : qu’est-ce qu’un plan de communication projet ?

Le plan de communication se définit comme un document qui détaille la stratégie de communication. Il peut concerner les actions de communication envisagées pour faire connaître une entreprise, une marque, un événement ou un produit.

Quand il s’agit de plan de communication projet, il sert, entre autres, à améliorer les connaissances des parties prenantes sur le contenu et le déroulé du projet.

Quels sont les éléments d'un plan de communication en gestion de projets ?

Les plans de communication destinés à la gestion de projet s’organisent comme les autres. Ils comportent donc généralement :

• une analyse du contexte dans lequel se déploie la stratégie de communication : quelles sont ses cibles ? Quelles difficultés logistiques a-t-on à communiquer ? Quelles contraintes allons-nous rencontrer ?
• une stratégie de communication, c’est-à-dire un angle selon lequel on adapte le ou les messages pour qu’ils touchent leurs cibles ;
• un plan d’actions ;
• un planning et d’éventuelles estimations budgétaires ;
• une stratégie de suivi du plan d’actions ;
• son évaluation.

Quel est le but du plan de communication du projet ?

En tant que document, le plan de communication de votre projet vise à guider le déroulé de vos actions de communication. D’un point de vue plus global, la communication sur un projet recoupe différents objectifs :

• faciliter le management des équipes ;
• clarifier les objectifs pour tous les collaborateurs ;
• s’assurer la confiance de la direction générale ;
• entretenir la culture projet ;
• visibiliser les risques inhérents au projet pour mieux les éviter ;
• faciliter la relation client ;
• fédérer les parties prenantes.

Comment formaliser un plan de communication ?

Le plan de communication de votre projet peut prendre la forme d’un texte rédigé sur Word, d’un tableur Excel ou encore d’une "mind map", c'est-à-dire d’une carte mentale. Un seul prérequis, pour faciliter la compréhension, suivre toujours la même organisation :

• analyse du contexte de communication projet : qui parle à qui, dans quels objectifs ;
• stratégie : angles de communication adoptés et canaux utilisés pour les déployer ;
• modalités d’action, de suivi et d’évaluation.

Prudence, donc, avec les exemples de plans de communication qui circulent en ligne. Beaucoup de tableaux ou de schémas proposés à titre d’illustrations ne mettent en image que la partie “modalités d’action”. Il s’agit souvent de tableaux qui croisent les outils de communication et leurs canaux de diffusion et publics cibles. Ces illustrations sont ainsi des exemples de supports de communication, mais pas de plans dédiés à la communication sur un projet.

1) Analyser le contexte de déploiement de la stratégie

Pour commencer, vous devez connaître le contexte global du projet. Ces éléments sont indispensables pour définir un plan de communication cohérent. Par exemple, si vous ne disposez que d’un petit budget communication et d’un seul salarié, vous ne pouvez pas vous permettre d’excentricité.

Vous devez donc maîtriser les informations suivantes :

• budget communication à votre disposition ;
• temps que vous pouvez y consacrer ;
• ressources matérielles et humaines disponibles ;
• éventuelles contraintes et les limites, mais aussi opportunités ;
• liste de tous les acteurs du projet.

2) Identifier les cibles du plan de communication projet

À présent, vous pouvez lister l’ensemble des personnes ou groupes de personnes que vous souhaitez atteindre avec votre communication.

Votre audience peut être variée. Par exemple, on distingue :

• équipe projet ;
• client/commanditaire du projet ;
• comité de pilotage ;
• comité de direction ;
• différentes parties prenantes ;
• salariés de l’entreprise ;
• public ou utilisateurs.

Vous devez analyser les besoins en communication pour chacun de ces groupes cibles. Votre stratégie de communication dépend du rôle de chacun dans le projet. En effet, les informations transmises à l’équipe projet ne concernent pas forcément le client ou le comité de direction, et inversement.

Il est également important de prendre en compte les éventuelles contraintes de chaque groupe. Certaines personnes n’ont par exemple pas accès à un ordinateur. Il est donc inutile de leur envoyer une communication par email. La prise en compte de ces spécificités peut vous amener à adopter différents types de communication : informelle, formelle, hiérarchique, horizontale…

3) Définir les objectifs de communication

Pourquoi souhaitez-vous communiquer ? Quelles informations voulez-vous transmettre ? Quels sont les résultats attendus de cette communication projet ?

Pour que votre plan de communication soit viable et efficace, vous devez définir vos objectifs de communication. Voici quelques exemples :

• Faire adhérer au projet ;
• Informer sur l'avancée du projet ;
• Alerter sur un problème ou une difficulté ;
• Aider à la prise de décisions ;
• Obtenir du soutien ou des ressources supplémentaires ;
• Préparer le terrain pour la conduite du changement.

N’oubliez pas de mettre en place des indicateurs (KPI) qui permettront d’évaluer si les objectifs fixés ont été atteints.

4) Déterminer quels messages pour quelles cibles

Vous connaissez maintenant vos objectifs de communication. C’est le moment de faire le lien avec les attentes des différentes cibles.

Pour que votre communication ait de l’impact, vous devez identifier le type d’information et le niveau de détails attendus par vos différentes audiences. Sinon, deux possibilités. La première, c’est que vos interlocuteurs se noient sous une montagne d’informations qu’ils ne lisent pas. Vous risquez également, dans le cas inverse, de les priver d'informations essentielles pour leur travail.

Pour une communication efficace, assurez-vous par ailleurs d’utiliser un ton et un langage adapté à chaque groupe cible. Modifiez le contenu et la forme du message en fonction du public visé. Un tableau Excel avec des chiffres à jour suffit pour le comité de pilotage. En revanche, une newsletter bien présentée convainc davantage les salariés réticents des bénéfices du projet.

Voici une liste non-exhaustive du type d’informations à transmettre :

• suivi du planning ;
• suivi budgétaire ;
• retards et autres difficultés rencontrées ;
• risques potentiels ;
• dernières décisions prises ;
• suivi des livrables ;
• avantages du projet.

5) Fixer le plan d’actions en fonction des objectifs

Cette étape consiste à compiler toutes les informations obtenues précédemment afin de rédiger votre plan d’action. Pour cela, vous pouvez utiliser la méthode QQOQCP :

• Quoi : quelle est votre problématique ? Décrivez votre projet de communication.
• Qui : quelles sont les personnes concernées ? Auprès de qui allez-vous communiquer ? Quelles sont vos cibles ? Vous pouvez également vous demander qui sera responsable de la communication du projet. Ce peut être le chef de projet, un chargé de communication, un membre de l’équipe projet, le commanditaire, etc.
• Où : où allez-vous obtenir les informations dont vous avez besoin ?
• Quand et Combien : quand et à quelle fréquence allez-vous communiquer (toutes les semaines, une fois par mois, lors de la réunion de suivi, etc.) ?
• Comment : quels sont les différents moyens de communication que vous allez utiliser ? Allez-vous utiliser les formats papier ou numérique, des réunions, des emails, une plateforme collaborative, un réseau social interne ? Vos supports doivent s’adapter à vos cibles.
• Pourquoi : Quel est le but de votre stratégie de communication ? Quelles sont les causes de ce plan de communication ?

Une fois que vous avez élaboré les différentes actions de communication, vous devez mettre en place un planning de communication. Celui-ci reprend en détail chaque action, son déroulé et son calendrier.

6) Effectuer un suivi des actions de communication

Un plan de communication n’est pas figé dans le marbre. Au contraire, il doit évoluer et s’adapter en fonction de la progression du projet. De nouvelles actions peuvent s’ajouter à votre planning. Vous pouvez envisager des félicitations lorsqu’une nouvelle étape est franchie, par exemple. Vous pouvez aussi choisir d’émettre une alerte en cas de retard, ou des encouragements lorsque des difficultés surviennent, etc.

Vous devez également vous assurer que les messages transmis sont clairs, compris de tous et ont l’impact désiré. N’hésitez pas à demander des avis et des retours sur les actions réalisées. Ajustez ensuite votre communication pour qu’elle soit plus adaptée.

7) Évaluer la performance de la stratégie

Le projet est terminé, c’est l’heure de dresser le bilan. Votre plan de communication projet a-t-il été efficace ? Avez-vous atteint les objectifs fixés ? C’est le moment d’analyser les indicateurs mis en place, mais aussi de capitaliser pour vos projets futurs. Que pouvez-vous améliorer ? Que pensez-vous pouvoir réutiliser lors de prochains projets ?

Ce bilan est essentiel pour affiner vos compétences et votre expertise en communication de projet.