5 étapes pour gérer les risques de votre projet

Par définition, un risque est un danger éventuel, plus ou moins prévisible, inhérent à une situation ou à une activité.

En gestion de projet, le risque zéro n'existe pas. Il est fort probable que votre projet ne se réalise pas selon les prévisions. L'idée est donc d'anticiper et de limiter au maximum les risques qui pourraient survenir pour tenter de réduire leurs impacts sur le bon déroulement du projet.

Dès le lancement du projet, vous devez mettre en place une gestion des risques : cherchez les points faibles de votre projet, réfléchissez aux actions pour prévenir les risques et envisagez les solutions à apporter s'ils se produisent. Ainsi préparé, vous éviterez d'être déstabilisé lorsque des événements imprévus surviendront.

Il est impossible de prévoir tous les risques, c'est ce qui donne un petit côté aventureux à la gestion de projet. Cependant, une analyse rigoureuse des risques est une bonne façon de garantir la réussite de votre projet.

Le management des risques d'un projet se déroule en cinq étapes.

1) Identifier les risques

Les risques font partie des informations essentielles qu'un chef de projet doit connaître sur son projet. Dès le démarrage du projet, vous devez dresser la liste la plus exhaustive possible de tous les événements générateurs de risques. Pour cela, rassemblez votre équipe et lancez un brainstorming afin de répertorier tous les dangers possibles.

On distingue différents types de risques :

• financiers : coût supérieur à l'estimation, manque de budget, etc.
• humains : manque de compétences, absentéisme, démission au cours du projet, conflits au sein de l'équipe, etc.
• temporels : retards des sous-traitants ou des fournisseurs, mauvaise estimation des délais, etc.
• techniques : logiciel inadapté, pannes, matériel obsolète, etc.
• juridiques : réglementations et lois à respecter, faillite d'un fournisseur, etc.
• environnementaux: impacts négatifs du projet sur l'environnement, ou environnement ayant un impact sur le projet (inondation, sécheresse, tempête...).
• organisationnels: changement dans la politique de l'entreprise, changements économiques, etc.

Consulter les archives de projets similaires, qu'ils aient réussi ou échoué, peut constituer une source d'information précieuse sur les risques habituellement rencontrés. Vous pouvez aussi demander l'avis d'experts.

2) Évaluer et hiérarchiser les risques

Une fois votre liste de menaces potentielles établie, analysez chacune d'elle afin d'estimer leurs impacts sur les délais, les coûts et les spécifications techniques du projet. Vous pourrez ainsi séparer les risques non fondés des risques réels et susceptibles d’affecter le déroulement du projet.

Ensuite, vous devez évaluer la probabilité d'apparition de chacun des risques répertoriés et leur gravité en matière d'impacts, de dommages et de conséquences sur les objectifs du projet. De cette évaluation découle une hiérarchisation des risques.

Le but est de vous concentrer sur les risques les plus importants et les plus probables, agir efficacement pour empêcher qu'ils ne se produisent et déterminer des actions à mener en priorité pour les maîtriser.

3) Traiter les risques

Le traitement des risques peut se faire de trois façons :

• Éliminer le risque : vous pouvez repousser la menace par la mise en œuvre d'actions visant à supprimer les causes du risque, comme augmenter vos ressources ou recruter du personnel compétent. Le coût sera alors un élément déterminant dans la prise de décision.
• Limiter les effets du risque : vous ne pouvez pas empêcher le risque de se produire, mais vous pouvez limiter son impact négatif sur le projet et le rendre plus supportable.
• Réviser le projet : pour éviter le risque, la seule option est de réorienter votre projet, de le simplifier ou de trouver des alternatives moins risquées.

Définissez des réponses pour chaque risque, au cas par cas. Identifiez les points critiques, c'est-à-dire les périodes où vous devrez redoubler de vigilance, car les risques sont les plus grands.

Vous pouvez aussi accepter le risque et le surveiller attentivement pour tenter de contrôler ses effets.

4) Suivre et contrôler les risques

Le suivi des risques doit se faire tout au long du projet. Au fur et à mesure que votre projet avance, les risques potentiels évoluent. Certains peuvent disparaître, d'autres apparaître, ceux considérés comme faibles peuvent devenir de réelles menaces et inversement.

Révisez régulièrement les risques en mettant à jour votre liste de menaces potentielles, en les réévaluant et en vous assurant que les actions de prévention sont toujours adaptées. Il est important d'assigner une ou plusieurs personnes sur cette mission afin d'être sûr qu'elle sera rigoureusement effectuée.

5) Capitaliser et documenter sur les risques

Votre projet est maintenant terminé. Félicitations, vous avez réussi malgré les risques. A présent, il est essentiel de capitaliser le savoir-faire et l'expérience acquis lors du management des risques de votre projet.

Plusieurs raisons à cela :

• enrichir la connaissance des risques potentiels sur des projets similaires ;
• augmenter la réactivité d’intervention ;
• faciliter la prise de décision ;
• améliorer l’efficacité des actions visant à supprimer le risque.

Comme vous vous êtes appuyé sur les expériences d'autres chefs de projet, rendez la pareille en partageant votre connaissance de la gestion des risques. À vous d'assurer la traçabilité des risques rencontrés, des actions engagées et des résultats ainsi obtenus sur votre projet.

Conclusion

Vous le savez, le risque fait partie intégrante de la gestion de projet. Il est donc essentiel de mettre en place un plan de management des risques, et ce dès les premières étapes du lancement du projet. Cela permet d'identifier, de prévenir et de limiter ces risques en anticipant leur traitement grâce à la mise en œuvre d'actions préventives et correctrices.

C'est une phase essentielle qui vous permettra de minimiser les pertes de temps et d'argent, et vous préparera à gérer efficacement le risque lorsqu'il surviendra.

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