5 étapes pour sauver un projet qui va droit à l’échec

En gestion de projet, l’échec n’est pas rare et peut survenir dans n’importe quelle entreprise, à n’importe quel chef de projet et sur n’importe quel projet. Ces dernières années, moins d’un tiers de tous les projets entrepris se sont achevés dans les temps et en respectant le budget alloué. Autant dire que les échecs de projets sont (trop) nombreux. 

Un projet peut être mis en difficulté pour diverses raisons. Voici le top 5 :

• Exigences : manque de clarté, contradictions, absence de priorités, ambiguïté, etc.
• Ressources : manque de ressources, conflits de ressources, manque de formation, départ de collaborateurs clés, perte de motivation, etc.
• Délais: trop serrés ou trop longs, irréalistes, etc.
• Planification : basée sur des données insuffisantes, éléments manquants, détails insuffisants, mauvaises estimations.
• Risques: non identifiés ou hypothétiques, absence de gestion des risques.

On note que pour les petites entreprises, la gouvernance du projet (absence de gestion, inefficacité, priorités différentes, aucune implication réelle) remplace la planification dans ce top 5.

Le chef de projet joue un rôle clé pour faire face aux causes du projet en difficulté ainsi que dans la gestion efficace du processus de redressement du projet

Que faire lorsqu’en plein projet, vous vous rendez compte que vous serez incapable de tenir le budget, de respecter l’échéancier ou que la qualité n’est pas à la hauteur des attentes du client ? Découvrez les 5 étapes pour sauver votre projet.

1. Prendre le temps d’évaluer la situation

Votre projet est en péril dès que les écarts dans les délais, le budget et le périmètre du projet ont dépassé un seuil acceptable. Sans une intervention immédiate, votre projet est donc voué à l’échec. Les projets en difficulté coûtent chers aux entreprises, mais aussi aux chefs de projet qui peuvent être considérés comme responsables de la situation et sont contraints de démissionner. 

Cette première étape consiste donc à réaliser un diagnostic de la situation. Vous devez identifier le ou les problèmes, redéfinir les objectifs du projet et déterminer les actions à mettre en place d’urgence.

Rencontrez les parties prenantes, acteurs et décideurs du projet et négociez les nouveaux budgets, échéances et moyens (humains et matériels). Soyez lucide et sachez prendre les bonnes décisions pour éviter de continuer dans l’erreur. Enfin, sachez que ce diagnostic peut aussi conclure à l’arrêt définitif du projet.

2. Comprendre pourquoi le projet est entrain d’échouer

Pour quelles raisons votre projet a-t-il emprunté la voie de l’échec ? Le projet a-t-il été clairement défini dès le lancement ? Des événements imprévus sont-ils survenus, modifiant ainsi le planning établi ?

Vous devez comprendre ce qui a causé la dérive du projet, afin de pouvoir agir à la source du problème, mais surtout, cela vous permettre de prendre conscience de vos erreurs et d’éviter de les reproduire. 

3. Définir un plan de redressement

Il s’agit d’un ensemble de mesures à mettre en place pour sauver votre projet. Vous devez impliquer votre équipe dans l’élaboration du plan de redressement. Lors de sa définition, il est important de prendre en compte les priorités du client. Souhaite-t-il conserver la date de livraison ? Exige-t-il de limiter l’enveloppe budgétaire ? Veut-il préserver la portée du projet ? Etc.

Ce plan de redressement doit proposer des actions correctives pour chacun des éléments qui ont mis le projet en difficulté ainsi qu’un planning.

Voici le top 5 des actions entreprises pour redresser un projet :

• Améliorer la communication et la gestion des parties prenantes ;
• Redéfinir le projet : réduire sa portée, justifier de nouveau son budget ;
• Ajouter et/ou supprimer des ressources ;
• Résoudre les problèmes techniques difficiles ;
• Remplacer le chef de projet ou recruter un consultant pour assister à la mise en place du plan de redressement.

4. Mettre en place et suivre les actions de redressement

Le plan de redressement doit être mis en place sur plusieurs semaines voire quelques mois. Il possède son propre calendrier, indépendamment du calendrier du projet.

Le chef de projet est le garant du succès de sa mise en œuvre. L’équipe projet, le client ainsi que les autres parties prenantes du projet doivent évidemment avoir connaissance du plan de redressement et contribuer à sa mise en application.

5. Capitaliser sur l’expérience

Il est essentiel d’apprendre de cette expérience. Le plus grave n’est pas de faire des erreurs, mais de ne pas retenir la leçon ! Apprenez donc de vos erreurs, devenez un chef de projet plus performant et évitez les dérapages de vos futurs projets. Et si malgré tout, l’un de vos projets est en péril, vous saurez quoi faire pour le sauver et le conduire à la réussite.

En conclusion

Pour éviter l’échec d’un projet, il est essentiel d’identifier les risques très tôt afin de les prévenir. Concentrez-vous sur les trois contraintes principales du projet : le temps, le budget et le périmètre. Mais ce n’est pas tout. Utilisez un système efficace de suivi et des indicateurs afin de surveiller la progression de votre projet et comparez ce qui se passe réellement par rapport à ce qui a été planifié. Des écarts sont inévitables, mais ils ne doivent pas dépasser la limite de ce qui est acceptable, sinon vous devez agir. Enfin, ne négligez pas vos ressources humaines (charge de travail, motivation, etc.) car elles contribuent fortement au succès comme à l’échec d’un projet.