Du Management de Projet au Management Collaboratif

En 2014, nous avons eu le plaisir d'assister au forum des solutions interactives de gestion de projets organisé par l'INSEEC et "Manager Collaboratif Asso". A l'honneur lors de cette édition : le Management Collaboratif.

Cet événement nous a permis d'échanger autour des problématiques rencontrées par les managers/ Objectif : passer progressivement d'un management de projet classique à un management collaboratif. 

En quoi consiste le management collaboratif ?

Le management collaboratif, ou "participatif", invite les managers et les collaborateurs à travailler ensemble étroitement. La gestion des projets et la prise de décision perdent de leur côté descendant. Il ne s’agit pas d'une relation de supérieur à subordonné, mais d'une coopération, de communication transparente de partage des tâches et des responsabilités. 

Le management collaboratif a plusieurs buts : 

• Bâtir une relation de confiance avec son équipe
• Faciliter la libre circulation de l'information et des connaissances
• Développer l'ouverture par la mise en commun des moyens et des ressources
• Favoriser l'autonomie et responsabiliser son équipe
• Tirer parti des compétences et de l'expérience de chacun
• Encourager la participation aux processus décisionnels
• Anticiper les préoccupatiosn des équipes 
• Valoriser les objecifs communs plutôt que la réussite d'un seul
• Nourrir un climat de confiance, et donc la prise de risques et l'innovation
• Injecter de la flexibilité 

Planzone a animé une conférence plénière pour montrer comment un outil de travail collaboratif comme Planzone peut aider à atteindre ces objectifs. Découvrez tout le programme de l'événement en cliquant ici.

Un management collaboratif au service de la gestion de projet 

Le management collaboratif, c’est intégrer l'équipe dans la définition des objectifs de vos projets. Et ce, dès le départ, c’est-à-dire dès l’identification du besoin et des opportunités. Pour que ça fonctionne, il faut cependant que chaque membre ait conscience des enjeux du projet et de son aspect stratégique pour l’organisation. Un management collaboratif n’annule donc pas vos responsabilités de manager en termes de communication et de transparence. 

Allier management collaboratif et gestion de projets, c'est aussi miser sur une meilleure communication, plus ouverte et transparente. La communication au sein de l’équipe doit être fluide. C’est notamment à cela que servent les outils de communication qui permettent de partager et de suivre les mises à jour communes, les progrès du projet et ses nouvelles difficultés. 

Le management collaboratif nécessite en outre de répartir les tâches entre chaque membre de l’équipe, et du même coup de partager les responsabilités. Cette approche s’appuie sur l'idée que les compétences et les expertises se complètent les unes les autres. La gestion des tâches fait donc partie intégrante de la gestion de projet, mais aussi du management collaboratif. En la matière, il existe différentes astuces pour optimiser la gestion des tâches, et pour les prioriser. 

Dans un modèle de management collaboratif, la gestion de projet s’apparente généralement à la méthodologie Agile. Il s’agit d’encourager la flexibilité des processus et de votre organisation d'équipe. On retrouve ce type de logiques dans certaines techniques très classiques de gestion de projets, comme Scrum ou Kanban. 

Autre point stratégique : le feedback. Un modèle de management collaboratif implique de valoriser les feedbacks. Vous devez vous montrer capable de formuler des retours positifs à votre équipe, mais aussi de les recevoir. Des séances de rétrospectives régulières doivent permettre d'identifier les pratiques qui fonctionnent et celles qui peuvent s'améliorer. 

Un management collaboratif à tout prix ? 

Le management collaboratif ne présente pas de risque absolu. Il nécessite cependant de prendre la mesure de certains points d’attention pour l’appliquer sereinement.

1 / La participation de tous les membres de l’équipe ne doit pas vous amener à retarder vos objectifs. Les hésitations et les divergences sont normales, mais doivent être traitées dans les temps. Les conflits font partie du quotidien de toutes les équipes de projets, mais des méthodes existent pour les résoudre dans les temps. 

2 / Manager collaboratif, c’est parfois prendre des décisions. Il faut faire des compromis, et donc des déçus. Là encore, cette contrainte ne doit pas vous empêcher de prendre des décisions difficiles. Chaque parti-pris peut se justifier auprès de votre équipe, après avoir discuté avec elle. Plus votre méthode de prise de décision est transparente pour chacun, plus vos choix paraissent crédibles. 

3 / Gardez une grande clarté quant aux tâches de chacun. Le management collaboratif ne doit pas embrouiller les rôles du manager et de son équipe. Vous risquez dans ce cas de créer des malentendus, voire des chevauchements de tâches. C’est pourtant tout le principe du travail en mode projet d’éviter de multiplier les ressources humaines et budgétaires. La bonne distribution des missions prend au contraire appui sur les compétences spécifiques de chaque collaborateur. C’est là tout le principe de l’organisation collective d'une équipe. 

5 / Écoutez tout le monde, c’est aussi prendre le risque de se voir submerger par un flux permanent d'informations. Cette surchage informationnelle rend difficile la concentration. Vous pouvez contrer ce risque en vous intéressant aux outils qui associent des tâches à des commentaires, comme les logiciels de gestion de projets. Objectif : éviter les flots d’emails. Chaque communication relève alors d'une thématique, que ne consulte que les personnes concernées.

Pousser le management collaboratif plus loin

Si le management en mode collaboratif vous parle, voici quelques idées utiles : 

• Intéressez-vous à l’"écoute active" : écoutez et montrez que vous comprenez vos collaborateurs pour gagner leur respect. Posez des questions ouvertes, réfléchissez aux réponses. Faites preuve d’empathie quand les opinions ne vont pas dans votre sens. 
• Encouragez l’apprentissage continu : le management collaboratif s’appuie sur la notion de partage. Mettez en place des solutions de collaboration à distance et de partage de connaissances. 
• Impliquez vos collaborateurs dans la définition des objectifs du projet à partir de la méthode SMART : Spécifique, Mesurable, Atteignable, Pertinent, Temporellement défini. Vous garantissez ainsi que votre équipe partage la même vision du projet. 

Retenez, dans tous les cas, que le management collaboratif, s’il n’est ni autoritaire ni paternaliste, n’est pas pour autant dépourvu de hiérarchie. Le management est plus flexible et moins rigide. Il sert à consulter, à organiser la collaboration et la participation. Les managers deviennent des facilitateurs et des guides. La coordination de l’équipe dépend de ce maintien de la structure organisationnelle.