Découvrez les 6 causes de retard les plus fréquentes en gestion de projet et comment faire pour l’annoncer à votre client.
En plus d’être frustrant, un retard sur une tâche ou sur un projet peut avoir des conséquences financières importantes, voire mener le projet à l’échec. Aucun projet, aucune industrie, ni aucune entreprise n’est à l’abri d’un retard.
Il existe une multitude de raisons pour lesquelles un projet peut prendre du retard. Fort heureusement, la plupart de ces raisons sont évitables. Il suffit d’un peu de planification et d’organisation.
Problème de fournisseur, manque de planification, influences extérieures…Il existe plusieurs causes de retard pour un projet ou une tâche. Voici une liste des 6 causes le plus courantes.
Les problèmes et les retards sont inévitables si votre projet n’est pas correctement planifié dès le départ. La planification est une étape cruciale. Tous les aspects de la mise en œuvre de votre projet doivent être détaillés dans le planning : les tâches à réaliser, les délais et le budget alloués, les ressources attribuées. Ainsi, vous êtes certain que votre projet sera rentable, aura suffisamment de ressources et pourra être exécuté selon les paramètres que vous avez définis au préalable. En planifiant correctement votre projet, vous laissez peu de place aux imprévus et aux retards.
Réussir un projet est avant tout un travail d’équipe. Tous les membres de l’équipe projet doivent collaborer entre eux et s’entraider afin de respecter les dates butoirs. S’il y a un retard sur une tâche, il y a de grandes chances que les tâches qui en dépendent subissent également des retards. Comme un jeu de dominos, le moindre retard aura rapidement un impact sur tout le projet.
Le respect des délais doit être un impératif pour votre équipe et une collaboration efficace est le meilleur moyen pour réussir.
Le cahier des charges était clairement défini et votre équipe travaille sans relâche pour maintenir les délais lorsque le client décide de faire des modifications. Cette situation est plus fréquente qu’on ne le pense et si vous n’y êtes pas préparé, elle va générer des retards sur le planning et la date de livraison du projet.
En gérant votre projet avec la méthodologie agile, vous privilégiez les besoins du client. Sa satisfaction est votre priorité et pour cela, vous communiquez régulièrement avec lui pour connaître ses besoins et ses exigences. Ainsi, pas de mauvaise surprise ou de demande de changement inattendue.
Un projet ou une tâche peut prendre du retard à cause d’un fournisseur qui n’est pas en mesure de livrer le matériel demandé dans les délais requis. En effet, il se peut que votre fournisseur n’ait lui-même pas été livré à temps, qu’il soit en rupture de stock ou encore qu’il ait fait faillite.
Dans ce cas, la meilleure solution est de changer rapidement de fournisseur. Si cela n’est pas possible, il faudra alors prendre votre mal en patience et tentez de rattraper ce retard autrement.
Vous avez sous-estimé la quantité de ressources nécessaire à l’accomplissement de votre projet ou l’un de vos collaborateurs est parti en plein projet. La charge de travail est trop importante et votre équipe n’est pas en mesure de réaliser les tâches demandées dans les délais impartis.
Pour résoudre cette situation périlleuse, vous devez recruter de la main d’œuvre, soit de façon permanente, soit de façon temporaire par le biais d’un prestataire ou d’un sous-traitant.
Parfois, un projet ou une tâche subit un retard à cause de facteurs extérieurs totalement indépendants de votre contrôle, comme la météo, le transport ou encore la politique. Par exemple, les chantiers de construction et le secteur des transports sont fortement dépendants des conditions météorologiques. S’il pleut, s’il neige ou en cas de catastrophe naturelle, il est impossible de poursuivre la construction d’un édifice ou de prendre la route pour livrer un client. Les retards sont alors inévitables. Il est donc essentiel de prévoir une solution de secours ou une marge de manœuvre suffisante pour ce type d’événements imprévisibles.
Malgré vos efforts, vous n’avez pas pu éviter un retard dans les délais. Comment l’annoncer au client sans perdre votre crédibilité et sa confiance ?
Il est impératif de privilégier une bonne communication et d’être honnête avec le client.
Restez professionnel et annoncez-lui le retard dès son apparition. Évitez d’affirmer que tout se passe comme prévu et que le projet sera livré dans les temps, si vous savez pertinemment que ce n’est pas le cas. Vous rattraperez rarement un retard et le client sera déçu. Soyez honnête : expliquez la réalité de la situation ainsi que les causes du retard au client et donnez-lui une nouvelle date butoir que vous serez en mesure de respecter. En agissant ainsi, vous serez beaucoup plus crédible aux yeux du client.
Être honnête avec votre client permet de tisser de bonnes relations basées sur la confiance. Il est important de prévenir à l’avance le client de l’existence ou de la probabilité d’un retard. Même s’il s’agit d’une mauvaise nouvelle, le client appréciera d’être tenu informé de la situation. Il saura ainsi qu’il peut vous faire confiance pour lui dire la vérité, même en cas de difficulté.
Cependant, fournir un livrable en retard peut engendrer une légère baisse de confiance. Pour pallier cela, un geste commercial sera fortement apprécié : compensation financière, service ou produit supplémentaire, petit cadeau… Un excellent moyen d’améliorer ou de maintenir une bonne relation.
Le manque d’organisation est souvent la principale cause des retards dans le domaine de la gestion de projet. Sachez néanmoins que le retard n’est pas une fatalité et qu’il est possible de l’anticiper si vous en connaissez les causes possibles.
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