Les feedback positifs et négatifs sont essentiels au bon fonctionnement d’une équipe. Voici 7 conseils pour donner des feedback constructifs.
La communication entre un chef de projet et son équipe est essentielle. De la transmission d’instructions claires et précises aux feedback constructifs, il est impératif de communiquer constamment avec vos collaborateurs afin qu’ils puissent travailler efficacement.
Cependant, formuler un retour ou une critique (positive ou négative) sur la façon de travailler d’un salarié est très délicat. Certains considèrent cela comme un jugement, une atteinte à leur personne ou une analyse négative de leur personnalité.
Alors qu’un feedback positif améliorera les performances de vos collaborateurs, un feedback négatif peut conduire à la perte de motivation, créer de la frustration ou abîmer leur confiance en eux et leur estime d’eux-mêmes. Enfin, cela peut sérieusement détériorer les relations que vous entretenez avec votre équipe. D’où l’importance de savoir formuler correctement un feedback.
Le feedback, appelé aussi rétroaction, commentaire ou retour en français, est un processus permettant de faire prendre conscience à une personne ou un groupe de personnes des effets de ses actions.
Cette technique de communication est surtout un moyen de faire un retour à vos collaborateurs sur leur façon de travailler. Un feedback permet de renforcer un comportement positif et de corriger un comportement négatif. Il donne la possibilité aux personnes d’améliorer leur comportement afin d’être plus performantes.
Le problème du feedback, c’est qu’il s’agit souvent d’un jugement, d’une critique négative plutôt que d’une simple observation.
Voici les principes du feedback :
Un feedback constructif doit être basé sur des observations, concentré sur un sujet en particulier et donner des informations spécifiques.
Après avoir soigneusement observé la façon de travailler de vos collaborateurs, notez les comportements efficaces et adaptés ainsi que ceux qui nécessitent une amélioration. Notez des faits et des exemples précis pour illustrer vos propos au moment d’en discuter avec la personne concernée.
Lorsque vous souhaitez donner un feedback à un collaborateur, il est important de toujours commencer par une note positive. Remerciez la personne pour son implication dans le projet, pour ses efforts et son travail. Il est toujours plus agréable de commencer une discussion par le positif, ainsi les aspects négatifs seront écoutés plus attentivement.
Evitez de tourner autour du pot lorsque vous avez un feedback à faire à l’un de vos collaborateurs. Soyez direct, transparent, clair et honnête, mais sachez y mettre les formes. Inutile d’être cassant, agressif ou distant.
Evitez également d’être trop général. Donnez des exemples précis et concrets de ce qui n’a pas fonctionné et offrez des pistes d’amélioration. Incitez également votre collaborateur a proposé lui-même des solutions et prenez-les en compte. Le feedback doit permettre une discussion entre les deux parties afin de trouver la meilleure solution.
Il n’y a pas de “bon moment” pour faire un feedback. Inutile d’attendre l’entretien annuel pour dire ce que vous avez à dire à vos collaborateurs. S’ils doivent améliorer leur comportement ou leur manière de travailler, ils doivent le savoir le plus tôt possible, sinon ils ne comprendront pas pourquoi, après 6 mois à travailler d’une certaine façon, ils doivent changer car finalement cela ne convient plus.
Si l’un de vos collaborateurs n’a pas réussi à finir une tâche dans les délais, évitez de le juger personnellement, par exemple en supposant que c’est un paresseux. Peut-être est-il simplement confronté à des problèmes familiaux qui l’ont empêché d’être performant au travail. Concentrez-vous sur les faits et dites-lui qu’un tel comportement n’est pas acceptable car le client risque d’être insatisfait et toute l’équipe peut perdre sa réputation. Encouragez-le à venir vous voir ou à demander de l’aide à ses collègues s’il éprouve des difficultés à terminer son travail dans les temps.
Une étude réalisée par the Journal of Consumer Research en 2012 a révélé que les feedback positifs fonctionnaient très bien sur les jeunes salariés qui viennent d’entrer dans la vie active. En effet, ces derniers sont souvent peu sûrs d’eux et ont besoin de savoir qu’ils font bien les choses.
En revanche, dire à un cadre chevronné qu’il fait bien son travail revient à le prendre pour un débutant, ce qui serait très mal perçu. Ainsi, il est recommandé de passer directement au feedback négatif avec les professionnels expérimentés afin qu’ils puissent rapidement s’améliorer.
Parfois, un feedback peut être difficile à digérer, même si vous y avez mis les formes. Si vous pensez que votre commentaire peut avoir une incidence forte sur le moral de la personne concernée, offrez-lui la possibilité de prendre son après-midi. De toute façon, elle risque de manquer d’efficacité au travail si son esprit est préoccupé par ce que vous venez de lui dire.
En tant que manager et leader, il est de votre responsabilité de comprendre les besoins de vos collaborateurs, mais aussi de mettre en avant leurs points forts et de les aider à s’améliorer sur leurs faiblesses.
Le feedback est un outil de communication indispensable au bon fonctionnement d’une équipe et au maintien des bonnes relations entre le chef de projet et son équipe. Utilisez ces conseils pour donner un feedback constructif aux membres de votre équipe à tout moment.
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