Le logiciel de gestion de projet est un outil incontournable pour le chef de projet et son équipe. Voici 6 fonctionnalités clés qu’il doit posséder.
La gestion d’un projet est complexe. Pour être efficace et mener son projet vers le succès, le chef de projet et son équipe ont besoin d’outils performants. Aujourd’hui, le logiciel de gestion de projet est l’outil indispensable. Pratique et facile d’utilisation, il permet notamment de centraliser toute l’information nécessaire, de faciliter la collaboration entre tous les acteurs du projet et de suivre la progression des différentes tâches. Grâce à cet outil, vous contrôlez facilement tous les aspects de votre projet.
L’utilisation d’un logiciel de gestion de projet offre de nombreux avantages :
Aujourd’hui, il existe une multitude de logiciels de gestion de projet disponibles sur le marché. Pour vous aider à choisir le logiciel le mieux adapté, voici la liste des six fonctionnalités clés qu’il doit posséder.
La planification est l’objectif principal du logiciel de gestion de projet. Dès que vous connaissez toutes les étapes et toutes les tâches de votre projet, vous devez les organiser dans un planning et les attribuer aux membres de votre équipe. Le logiciel de gestion de projet vous permet d’avoir un planning détaillé qui prend en compte les délais de livraison, les différents intervenants, les dépendances entre les tâches ainsi que la disponibilité du matériel ou des machines nécessaires à la réalisation de chaque tâche. Grâce au calendrier, vous suivez l’évolution des tâches planifiées. Des notifications sont envoyées automatiquement aux collaborateurs concernés lorsque la date d’échéance d’une tâche se rapproche.
Il s’agit d’une fonctionnalité de base présente sur tous (ou presque) les logiciels de gestion de projet. Votre projet est divisé en plusieurs tâches. Chacune de ces tâches se voit attribuer des ressources, un budget ainsi qu’une date de début et une date de fin. Le logiciel de gestion de projet vous permet de visualiser rapidement vos tâches et de suivre facilement leur progression et leur date d’échéance.
Sur certains logiciels comme Planzone, il est possible de marquer les tâches les plus importantes, mais aussi de filtrer les tâches afin de ne visualiser que celles dont vous avez besoin à l’instant T.
En gestion de projet, le temps est une ressource précieuse et limitée qu’il faut utiliser et gérer le plus efficacement possible. Le temps perdu ne peut pas être rattrapé d’où la nécessité de pouvoir suivre et contrôler le temps passé sur chaque tâche.
Les feuilles de temps sont un outil indispensable du logiciel de gestion de projet. Elles permettent d’identifier les disponibilités de vos collaborateurs, d’anticiper les retards, d’évaluer le coût du projet en fonction du temps déjà passé et de connaître précisément le temps déjà passé sur une activité. Ainsi, le chef de projet peut savoir quelle tâche prend plus de temps et s’il doit attribuer plus de ressources pour la terminer dans les délais.
Certains logiciels offre une fonctionnalité de gestion des différentes ressources du projet. Ainsi, vous pouvez savoir quelle salle ou quelle machine est utilisée, par qui et combien de temps. Vous connaissez également la charge de travail de chacun des membres de votre équipe et vous pouvez attribuer de nouvelles tâches aux collaborateurs qui sont plus disponibles par exemple. Vous évitez ainsi les surcharges de travail ou les périodes d’inactivité, mais aussi les conflits ou les pénuries de ressources.
Lorsque vous gérez un projet, il est impératif de toujours garder un œil sur le budget. Un projet doit être rentable. Le suivi rigoureux des dépenses est donc la clé de la réussite d’un projet. Le logiciel de gestion de projet vous permet de suivre et de contrôler le budget, de répartir les fonds et de connaître le coût du projet en temps réel. Il permet également au chef de projet de calculer plus facilement le nombre de jours-hommes utilisés pour chaque tâche finalisée ou en cours. Grâce à cet outil polyvalent, vous gérez plus efficacement votre budget.
Une bonne collaboration entre tous les membres de l’équipe garantit le succès du projet. Cette collaboration est facilitée par une bonne communication. En effet, vos collaborateurs doivent échanger pour se coordonner, mais aussi pour partager leurs idées, innover, être créatifs et faire avancer le projet dans la bonne direction. Une bonne communication rend votre équipe plus productive et lui permet de mieux travailler ensemble.
Le logiciel de gestion de projet est l’outil idéal pour une collaboration et une communication faciles et efficaces. Grâce à son système de messagerie instantanée, il facilite les échanges et le partage de l’information entre tous les membres de l’équipe. De plus, la plupart des logiciels de gestion de projet s’utilisent sur tous types de support électronique : smartphones, tablettes et ordinateurs. Ainsi, vos collaborateurs sont connectés en permanence et ont accès à toutes les informations du projet, même lorsqu’ils sont en déplacement ou travaillent depuis chez eux.
Tel un couteau suisse, le logiciel de gestion de projet offre un ensemble de fonctionnalités indispensables pour le chef de projet et son équipe, évitant ainsi la multiplication de supports. Vous gagnez en efficacité, avez accès facilement et rapidement à toute l’information nécessaire et favorisez la collaboration et la communication entre les membres de votre équipe.
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En gestion de projet, avoir la bonne information au bon moment est essentiel pour prendre les décisions qui conduiront à la réussite de votre projet.
Pour réussir votre projet, il est primordial d’être bien organisé et de savoir qui fait quoi au sein du projet. Découvrez comment.