3 fonctionnalités essentielles pour un logiciel de gestion de projet

Vous avez tendance à piloter vos projets à vue ? Chaque jour, vous perdez un temps précieux à classer les messages de vos collaborateurs et à chercher des informations introuvables. Vos documents de travail ne sont pas à jour et des erreurs surviennent.

Vous le savez : la gestion de projet est une activité complexe qui se compose de plusieurs étapes, rassemble de nombreux acteurs et regroupe de multiples paramètres. Il est donc impossible de tout avoir constamment en tête à moins d'être une machine, ou d'avoir un minimum d'organisation.

Aujourd'hui, fini le mauvais management de projet ! Les logiciels de gestion de projet sont des solutions informatisées qui facilitent et optimisent la gestion de projet. Grâce à eux, vous n’avez plus d’excuses pour ne pas être un chef de projet organisé, performant et efficace.

En ligne, souvent gratuit ou peu cher, le logiciel de gestion de projet est un outil indispensable pour vous aider à réaliser vos projets. Simple, flexible et fonctionnel, il favorise le travail collaboratif et vous permet de planifier et de suivre facilement l’évolution de vos projets. Avec cet outil, vous avez le contrôle sur tous les aspects de votre projet. Vous avez donc tout intérêt à l'utiliser.

Il existe de nombreux logiciels de gestion. A vous d'en choisir un adapté à vos besoins en fonction de la taille de votre projet. Pour vous aider dans votre choix, voici les trois fonctionnalités essentielles qu'un logiciel de gestion de projet doit inclure.

1) Planification et suivi des activités

C'est l'une des principales fonctionnalités du logiciel de gestion de projet. Vous pouvez planifier toutes les tâches du projet, les classer et les hiérarchiser, leur attribuer une échéance, les répartir entre les différentes équipes et suivre leur progression.

Selon l'ampleur de votre projet, la planification est plus ou moins complexe. Le logiciel de gestion de projet vous permet de :

• être organisé ;
• prendre des décisions plus rapidement ;
• connaître la dépendance des tâches les unes par rapport aux autres ;
• effectuer les tâches urgentes en priorité ;
• répartir efficacement la charge de travail entre l'équipe projet ;
• favoriser la collaboration entre les membres de l'équipe ;
• gérer les éventuels retards et délais qui affectent le calendrier de réalisation du projet.

La plupart des logiciels de gestion de projet intègre le diagramme de Gantt, l'outil incontournable pour la planification et le suivi de votre projet. Il vous permet de visualiser les différentes étapes de votre projet et d'améliorer votre gestion du temps.

2) Maîtrise des coûts

Afin de maîtriser les coûts et de respecter le budget alloué au projet, vous devez gérer efficacement votre temps et vos ressources. Un bon logiciel vous aide dans l'accomplissement de vos objectifs et vous permet de terminer le projet en respectant les délais et le budget donnés.

Grâce au logiciel de gestion de projet, vous suivez la charge de travail de votre équipe : vous savez qui est disponible et qui est en surcharge de travail. Vous optimisez ainsi la gestion des tâches et vous gagnez du temps.

En revanche, c'est à vous, chef de projet, d'attribuer les rôles et les fonctions à chacun des membres de l'équipe, de préciser les exigences à satisfaire et les contraintes à respecter, et de former l'ensemble de vos collaborateurs à l'utilisation du logiciel. Vous êtes la tête pensante du projet et vous êtes en charge de son aspect organisationnel. Le logiciel de gestion de projet n'est que votre outil de mise en œuvre. Il est là pour vous assister et pour faciliter le travail à l'ensemble de l'équipe projet.  

3) Collaboration et gestion des flux d'information

L'un des principaux avantages d'un logiciel de gestion de projet est qu'il favorise le travail collaboratif. Grâce à lui, vous pouvez partager facilement, rapidement et en temps réel toutes les informations relatives au projet avec les différents intervenants :

• liste de tâches ;
• partage de documents ;
• Wiki (partage et gestion des connaissances) ;
• messagerie collaborative pour échanger instantanément en ligne ;
• calendrier de projet pour suivre les disponibilités de vos collaborateurs ;
• présentation du temps nécessaire à la réalisation d'une tâche et récapitulatif des heures déjà effectuées ;
• visualisation des échéances proches et des retards éventuels.

Chaque membre de l'équipe a donc accès aux informations qui lui sont nécessaires afin de mener à bien la mission qui lui a été confiée. Vous ne perdez plus votre temps à chercher les données et les documents dont vous avez besoin. Tout est parfaitement organisé, classé et facile d'accès.

Autre atout qui facilite la collaboration : le logiciel peut également fonctionner avec des outils indépendants (tels que Google Drive ou Yahoo Mail) et être disponible en application afin que vous puissiez l'utiliser depuis votre smartphone ou votre tablette, selon vos besoins.

En résumé

Les bénéfices d'un logiciel de gestion de projet sont nombreux :

• Vous gagnez du temps grâce à la centralisation de toutes les données du projet.
• Vous respectez vos délais en planifiant vos tâches et en optimisant la répartition de vos ressources.
• Vous favorisez l'aspect collaboratif.
• Vous communiquez plus efficacement avec tous les acteurs du projet.
• Vous gérez mieux vos priorités en suivant de près vos dates d'échéance.
• Vos fichiers et vos données sont accessibles à tous et sécurisés.
• Vous naviguez sur une interface ergonomique et simple qui offre une prise en main rapide.

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