Se faire accompagner pour intégrer un outil de travail collaboratif

Depuis le début du 21ème siècle, la mondialisation et l’avènement des nouvelles technologies ont engendré l’externalisation croissante des processus de travail. Les personnes qui font vivre une entreprise ne sont plus obligées d’être au même endroit pour travailler ensemble sur un projet commun.

La gestion de projet collaboratif est donc devenue critique pour de nombreuses organisations, qui n’ont plus d’autres choix que d’utiliser un outil centralisé pour faciliter les échanges et mener à bien leurs projets. Mais s’adapter à un nouvel environnement de travail n’est pas toujours évident ; n’oubliez pas l’adage « Rome ne s’est pas construit en un jour » … C’est pourquoi nous pensons que l’accompagnement des utilisateurs est un point essentiel.

Lorsque les clients Planzone font leur premier pas dans la gestion de projet collaboratif, ils se rendent vite compte que c’est l’acceptation de l’outil par tous les utilisateurs qui définira son succès. Il est en effet primordial qu’ils l’utilisent et y agrègent du contenu pour être plus efficace dans leur travail. Par exemple, les documents de projet doivent être partagés au sein même de l’outil, tout comme les discussions qui doivent être centralisées dans le contexte du projet.

A travers les nombreuses formations dispensées par notre équipe, un constat s’impose : le succès d’un outil de travail collaboratif est maximisé si une personne interne à l’organisation pousse les équipes à l’utiliser en montrant le bon exemple. En parallèle, un formateur externe peut accompagner tous les membres en leur dispensant les bonnes pratiques qui feront de l’outil la colonne vertébrale de leurs projets.

Objectif 1 : améliorer la gestion de vos projets

L’un des défis auquel font face les organisations est de définir et structurer clairement leurs projets. Les formations Planzone répondent à ce challenge, notamment en aidant les utilisateurs à se poser les bonnes questions. Nos équipes organisent et mettent en place les composants d’un nouveau projet (activités principales, tâches, jalons…) et expliquent comment tirer profit de son expérience pour la création des futurs projets. De même, elles peuvent soutenir les utilisateurs dans la réorganisation d’un projet existant en se basant sur des cas réels.

Objectif 2 : favoriser la collaboration en ligne

Le second challenge consiste à ce que les utilisateurs travaillent facilement ensemble pour atteindre l’objectif du projet. Un point peu évident quand on sait que chacun doit aussi s’acquitter de tâches individuelles. Seul un outil en ligne comme Planzone peut fournir une solution adaptée. Chaque membre de l’équipe peut créer ses propres tâches et les visualiser dans son tableau de bord personnel, mais aussi assigner des tâches collaboratives en référence à un aspect particulier du projet. Les utilisateurs peuvent donc facilement suivre l’état de leurs propres tâches mais aussi celles de leurs homologues si besoin est. Les formations Planzone montrent l’intérêt de tout centraliser sur un même espace pour gagner du temps et simplifier les échanges au sein d’une organisation, mais aussi avec des interlocuteurs externes.

Objectif 3 : savoir rapidement qui fait quoi, et quand

Nous en parlions précédemment, l’adoption d’un logiciel SaaS est plus enclin au succès s’il existe un ambassadeur interne à l’organisation. Dans Planzone, c’est celui que l’on appelle communément l’Administrateur ou encore le Chef de Projet. Mais une fois qu’il réussit, avec ou sans aide extérieure, à fédérer son équipe autour de l’outil, il doit pouvoir suivre l’évolution des tâches et surtout connaître la disponibilité de chacun. Les formations Planzone permettent de comprendre et de maîtriser les fonctionnalités liées à la gestion des ressources. Elles montrent comment bien utiliser l’attribution des rôles, le planning des équipes ou encore les feuilles de temps. Des éléments indispensables pour des projets qui impliquent des utilisateurs multicasquettes.

« Last but not least »

L’objectif principal de Planzone et de ses formations est de simplifier l’expérience Utilisateur tout en continuant à vous offrir un ensemble de fonctionnalités propices au succès du travail en équipe. Nous essayons de prendre en considération le maximum de retours utilisateurs pour que vous profitiez pleinement des avantages d’une plateforme de collaboration en ligne. Alors restez connecté et n’hésitez pas à partager vos impressions ! De belles surprises vous attendent cette année…

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