Comment gérer le départ d’un collaborateur en plein projet ?

Votre équipe projet fonctionne parfaitement. L’avancement du projet se déroule à merveille. Tout va pour le mieux lorsqu’une ombre vient obscurcir le tableau : l’un des membres de votre équipe vous annonce qu’il démissionne. C’est un choc, vous ne vous y attendiez pas du tout.

Cet événement soudain est généralement une source de perturbations pour votre projet. En plus de perdre une compétence cruciale à l’avancement du projet, ce départ affecte votre équipe soudée et peut causer une baisse du moral des collaborateurs et une montée de stress concernant la suite des événements.

Enfin, le départ d’un membre de l’équipe projet peut parfois être vécu comme un échec personnel par le chef de projet.

Comment gérer cette situation ? Comment trouver rapidement une personne compétente pour le remplacer ? Comment éviter de perdre trop de temps sur l’avancée du projet ?

Pas d’inquiétude, la situation n’est pas désespérée. Voici comment gérer cet événement délicat le mieux possible.

Départ planifié ou départ inattendu ?

Un congé maternité ou un départ à la retraite sont des départs planifiés plusieurs semaines, voire plusieurs mois en avance, ce qui vous laisse suffisamment de temps pour anticiper et gérer la situation efficacement.

En revanche, il est pratiquement impossible de prévoir un congé maladie, un burn-out, ou un départ pour une société concurrente. Sachez cependant que cela peut arriver plus souvent qu’on ne le pense. Vous devez donc être attentif et préparé à ce genre d’éventualités.

Même s’il existe un préavis qui va de plusieurs semaines à quelques mois, cela ne suffit pas toujours pour lancer un processus de recrutement et trouver la bonne personne pour remplacer votre collaborateur.

Au final, peu importe la nature du départ. Vous vous trouvez dans une situation délicate où vous devez jongler avec la réorganisation du planning du projet, le recrutement d’un nouveau collaborateur, et les membres de l’équipe qui subissent cette perte.

Restez vigilant

Le départ d’un collaborateur fait partie des aléas de la vie d’un projet. Gardez cela en tête et restez vigilant et flexible à ce type de situation.

Il est possible de détecter les signes d’un départ. Pour cela, entretenez de bonnes relations avec chaque membre de votre équipe afin d’évaluer leur état d’esprit, leur motivation et leur engagement dans votre projet. Ainsi, vous serez plus à même de sentir si leur implication diminue, s’ils sont trop stressés, s’ils s’absentent régulièrement, etc…

Vous pouvez alors agir en réduisant leur charge de travail, en sollicitant au mieux leurs compétences, en les impliquant davantage dans le projet, etc…

Souvent, cela peut suffire à les remotiver jusqu’à la fin du projet. Mais parfois, cela ne suffit pas…

Tentez de négocier

Si l’un des membres clés de votre équipe décide de quitter le projet à un moment crucial, n’essayez pas de le faire changer d’avis. Tentez plutôt de repousser la date de son départ de quelques semaines afin de vous aider à passer cette période difficile.

En effet, si votre collaborateur a pris la décision de quitter le projet ou l’entreprise, il sera difficile, voire impossible de le faire changer d’avis. Et vous ne voulez pas d’un collaborateur qui a perdu sa motivation et son engagement dans le projet, et qui sera donc moins performant.

Demandez-lui simplement de vous accorder une ou deux semaines de plus, le temps de surmonter cette phase compliquée.

Ce délai supplémentaire vous laisse également le temps de commencer à planifier un recrutement ou de répartir les tâches entre les autres membres de l’équipe projet.

Établissez un plan de gestion des risques

De la même façon que vous avec défini un plan d’action pour votre projet, vous devez être en mesure d’établir un plan de gestion des risques, c’est-à-dire prévoir des solutions en cas d’imprévu ou de problème, comme le départ d’un collaborateur en plein projet.

Dans un plan de gestion des risques, vous définissez les difficultés et les événements inattendus qui peuvent survenir au cours de votre projet, et vous proposez des solutions pour y remédier.

Commencez par examiner le rôle du collaborateur sur le départ. Une fois que vous avez identifiez ses compétences et sa fonction au sein de l’équipe projet, il est temps d’agir.

Plusieurs possibilités s’offrent alors à vous :

• Transférer ses tâches à un autre membre de l’équipe, avec son accord ;
• Trouver un collaborateur avec les compétences équivalentes provenant d’un autre service qui pourrait endosser ce rôle ;
• Engager un consultant pour reprendre le poste vacant.

Il est important que vous impliquiez votre équipe dans cette prise de décision. De plus, ainsi impliquée, l’équipe acceptera plus facilement ce nouveau membre (si vous décidez d’en recruter un). Suivez également ces conseils pour améliorer le travail en équipe.

Redéfinissez votre planning

Maintenant que vous avez soit réorganisé votre équipe, soit recruté un nouveau collaborateur, vous devez réévaluer votre planning. Chaque tâche peut-elle être réalisée dans les délais fixés ? Pouvez-vous terminer votre projet dans les temps ?

Si vous avez des doutes, faites les réajustements nécessaires. Il est inutile d’ajouter du stress et de la pression à votre équipe déjà fragile et déroutée par ce départ inattendu.

Utilisez un logiciel de gestion de projet collaboratif pour vous aider à planifier et suivre l’évolution de votre projet, tout en restant connecté à votre équipe.

Restez positif

Sur le moment, il est difficile de voir le côté positif du départ d’un membre de l’équipe projet dans une période clé du projet.

Cependant, ce départ va engendrer la réorganisation du planning et peut-être mettre à jour des aspects auxquels vous n’aviez pas pensé. Certaines tâches indispensables ne le seront peut-être plus, ce qui représentera un gain de temps.

Voyez le recrutement d’un nouveau collaborateur comme l’arrivée de sang neuf au sein de votre équipe. Un regard nouveau sur le projet peut être bénéfique.

Enfin, grâce à cette expérience, vous serez préparé la prochaine fois que vous êtes confronté à ce genre de situation. Vous ajoutez ainsi de nouvelles compétences à votre profil de manager / chef de projet.

Pour conclure

Le départ d’un collaborateur en plein projet est une situation délicate à gérer. Son impact sur les différents aspects du projet ainsi que sur l’équipe peut être très défavorable.

Sachez que ce type d’événement arrive plus souvent qu’on ne le croie. Soyez préparé en prévoyant un plan de gestion des risques qui vous aidera à réduire au maximum l’impact négatif sur l’avancée du projet.

Enfin, évitez de rendre vos collaborateurs indispensables. Si vous le pouvez, organisez le travail en binôme, partagez les responsabilités et encouragez la collaboration. Ainsi, l’impact de la perte d’un membre de l’équipe sur le projet sera réduit à son minimum.