Comment gérer les problèmes liés à votre projet ?

Accomplir un projet sans encombre n'est pas chose aisée. Le chemin qui mène à la réussite est semé d'obstacles divers et d'imprévus. Il est important d'avoir les bons outils pour faire face aux différents problèmes que vous pouvez rencontrer.

Qu'est-ce qu'un problème ? Il s'agit de tout type d'événement qui pourrait gêner l'accomplissement d'une tâche.

Il est essentiel d'identifier rapidement les risques et de traiter les questions qui surgissent au cours de votre projet. Ainsi vous éviterez qu'ils ne se transforment en véritables problèmes qui pourraient empêcher l'atteinte de vos objectifs.

Pour vous aider, il existe un grand nombre d'outils et de méthodes sur lesquels s'appuyer et qui sont adaptés à chaque problématique.

Voici les différentes étapes de gestion d'un problème et les outils qui y sont associés.

1) Définir le problème

Prenez le temps de définir clairement le problème auquel vous faites face. Ne vous précipitez pas pour trouver une solution car si le problème n'est pas précisément identifié, elle pourrait ne pas être adaptée.

Par exemple, si les membres de votre équipe ne communiquent pas entre eux, demandez-vous si c'est parce qu'ils ne se connaissent pas ou parce qu'ils ne comprennent pas le rôle de chacun et l'intérêt de travailler ensemble. Une session de team building réglera le premier problème, alors qu'elle sera inutile pour résoudre la seconde problématique.

Prenez donc du recul et analysez le problème pour trouver la solution adéquate.

Outils

Il existe plusieurs méthodes pour vous aider à définir le problème, parmi lesquelles la méthode QQOQCP. Elle permet de décrire une situation en répondant aux questions Quoi, Qui, Où, Quand, Comment, Pourquoi (Combien). Cette méthode permet de récolter des informations précises sur le problème.

2) Identifier les causes

Déterminer les causes du problème est une étape clé. Elle se divise en deux parties :

• La recherche : dressez une liste complète de toutes les causes possibles du problème.
• La sélection : analysez les causes et retenez celles sur lesquelles vous pouvez agir.

Attention, à première vue, l'origine du problème peut sembler évidente. Cependant, en y regardant de plus près, la cause qui a le plus d'impact n'est pas nécessairement celle que l'on croit. De plus, le problème n'a pas forcément une origine unique, mais peut être le résultat de plusieurs causes.

Outils

Pour trouver la ou les causes du problème auquel vous êtes confronté, vous pouvez utiliser :

• La méthode des 5 P (ou 5 pourquoi): le but de cet outil est de poser la question « pourquoi » 5 fois de suite jusqu'à trouver la cause initiale du problème rencontré.
• Le diagramme d'Ishikawa: il s'agit d'un outil efficace pour identifier les causes d'un problème. Appelé diagramme de causes/effets ou diagramme en arêtes de poisson (à cause de sa forme), cet outil visuel a pour but de lister les causes aboutissant à un effet (une situation), de les classer et de les hiérarchiser. Il s'utilise en équipe.

Les causes sont organisées dans des catégories selon les 5 M :

1. Matière: il s'agit des matières et matériaux nécessaires et utilisés pour le projet.
2. Matériel: tout l'équipement, les machines, le matériel informatique, les logiciels et les technologies.
3. Méthode: le mode opératoire, les différentes techniques et procédures.
4. Main-d'œuvre: cela implique tout le personnel qui travaille sur le projet.
5. Milieu: il s'agit du contexte, de l'environnement, du positionnement du projet.

3) Trouver une solution

De la même façon que pour l'étape précédente, cette phase se divise en deux : la recherche et la sélection. Recherchez toutes les solutions possibles, mais ne sélectionnez que celles qui sont réellement pertinentes et réalisables.

Lorsque vous choisissez la solution à votre problème, vous devez prendre en considération plusieurs critères :

• la facilité et la rapidité de mise en oeuvre,
• le coût,
• les compétences à mobiliser,
• les risques engendrés.

Au final, la solution qui semble la plus efficace ne sera pas forcément celle que vous retiendrez car elle peut être trop coûteuse ou difficile à déployer. Vous opterez plutôt pour une solution plus facile et rapide à mettre en place, même si son impact sur le problème est moins important.

Sachez qu'il est possible de tester la solution avant de l'adopter définitivement. Cela permet de vérifier si votre décision est pertinente.

Outils

Brainstorming, matrice de décision et diagramme en arbre (ou arbre de décision) sont trois outils pratiques qui vous assistent dans le choix d'une solution adéquate.

Le brainstorming (ou remue-méninges en français) est une technique créative de collecte d'idées en groupe. Il est souvent utilisé pour trouver de nouvelles idées ou pour rechercher des solutions. Le but étant d'émettre spontanément et sans retenue toutes les idées possibles et imaginables afin de trouver des pistes de solutions au problème.

4) Lancer les actions

Une fois que vous avez choisi la solution à mettre en œuvre, il est temps de passer à l'action. Soyez organisé et préparé, et fixez des objectifs afin de vous assurer que tout se déroule correctement. Pour cela, mettez en place un plan d'action. Il s'agit d'un guide pour atteindre les objectifs fixés étape par étape. Le plan d’action permet de définir un cadre, d’organiser, de planifier et de mettre en place l'ensemble des actions opérationnelles afin de résoudre le problème rencontré.

Soyez également préparé à rencontrer des manifestations de résistance aux changements que vous mettez en place.

Outils

Plusieurs outils vous aident à planifier les actions à mettre en œuvre :

• Le plan d'action, appelé PDCA (Plan Do Check Act) : l'idée est de planifier les actions nécessaires à la mise en place de la solution, de développer ces actions, de contrôler leur efficacité et enfin de valider leur mise en place définitive.
• Le diagramme de Gantt, un outil de planification indispensable en gestion de projet.

5) Suivre les résultats

Enfin, il est essentiel de suivre précisément les actions lancées et de les ajuster si nécessaire. Les résultats obtenus doivent être évalués, mesurés et comparés avec la situation de départ. Evaluez également les effets non prévus. Vous devez vous assurer de deux choses :

• que la mise en oeuvre des actions se déroule sans encombre et atteint les objectifs fixés ;
• que la solution choisie est efficace pour résoudre le problème.

Outils

Pour suivre les résultats obtenus, utilisez la feuille de relevés ou le tableau de bord.

• La feuille de relevés est un outil de base en gestion de projet. Elle permet de recueillir méthodiquement les données et de mesurer l'efficacité des actions mises en œuvre.
• Le tableau de bord permet de suivre précisément et efficacement les objectifs fixés et ce qui est réalisé.

En conclusion

Lorsque vous êtes confronté à un problème, il est important de traiter les effets immédiats, et ensuite de déterminer les causes principales. Une analyse de celles-ci vous permettra de définir une solution efficace et définitive, et ainsi d'empêcher le problème de se reproduire.

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