3 étapes pour bien gérer son temps de travail

Vous avez l’impression d’être toujours débordé, de ne jamais avoir le temps d’accomplir tout ce que vous voulez ? Rassurez-vous, vous êtes loin d’être la seule personne dans ce cas-là. Le manque de temps est l’un des plus grands facteurs de stress en entreprise. Il existe pourtant quelques règles toutes simples pour bien gérer son temps de travail.

Recenser tous les sujets qui retiennent votre attention

Il est difficile de ne pas stresser quand on ne fait que penser aux questions qui nous tourmentent. Pour libérer votre esprit de toutes ces préoccupations, vous devez collecter et nommer toutes les tâches que vous jugez incomplètes, qu’elles soient importantes ou minimes, urgentes ou non. Et pour gérer son temps de travail plus efficacement, consignez-les dans un outil de gestion de tâches en ligne comme Planzone. Pour commencer,

• Donnez-leurs un intitulé simple qui commence par un verbe d’action (créer, valider, envoyer…)
• Ajoutez une description pour avoir plus de détails sur ce que vous devez concrètement réaliser

Tout ce qui accaparait votre esprit est désormais intégré à un système auquel vous pouvez vous fier sans réserve.

Traiter leurs contenus et déterminer l’action qui en découle

Avant de vous lancer tête baissée dans l’exécution d’une tâche, prenez le temps de vous poser ces deux questions : A quel résultat doit conduire chaque tâche et qui est responsable ?
Vous avez ensuite 3 options :

• Exécuter : si vous jugez être la seule personne à pouvoir réaliser cette tâche.
• Déléguer : si, après réflexion, vous réalisez que vous n’êtes pas la personne la mieux placée traiter cette tâche.
• Partager : si vous êtes responsable de cette tâche, au même titre qu’une ou plusieurs personnes.

Dans votre outil de gestion de tâches, vous pourrez alors compléter les données enregistrées préalablement sur chaque tâche.

• Assignez l’ensemble des personnes concernées
• Définissez un degré de priorité plus ou moins important
• Planifiez une date d’échéance (et même une date de début) pour évaluer le degré d’urgence

Organiser vos tâches et enrichissez l’information

Une fois que l’on dispose d’une liste de tâches numériques et de leurs contraintes, il faut les organiser et les enrichir d’informations supplémentaires. Deux points encore plus importants quand il s’agit de tâches collaboratives ou que l’on assigne à d’autres personnes.

Les listes

Répartissez vos tâches dans plusieurs listes thématiques pour avoir une structure bien définie. Il n’est pas obligatoire d’énumérer ces thèmes dans un ordre précis, ni de les classer par importance ou priorité. C’est aux tâches elles-mêmes que l’on applique ces critères. Il peut simplement s’agir de listes que vous revoyez assez régulièrement pour exécuter une à une les tâches qui leurs sont reliées.

Les documents

Dans de nombreux cas, les tâches que l’on doit traiter sont soutenues par des documents dédiés (détails, plans, briefs…) ou vouées à créer des documents en particulier. La même règle s’applique ici : organisez vos documents dans des dossiers pour les retrouver plus facilement. Et sachez qu’avec un outil comme Planzone, vous pouvez directement lier vos documents à vos tâches pour avoir toute les informations nécessaires sur une vue unique.

Les commentaires

Les commentaires intégrés aux tâches constituent un bon moyen d’échanger facilement dans un contexte précis, sans passer par l’envoi d’emails. Tout le monde peut ajouter un commentaire, même s’il n’est pas directement lié à la tâche en question. Vous créez alors de réelles discussions et conservez leur historique sur une interface dédiée et centralisée.

N’hésitez donc pas à tester Planzone pour améliorer vos chances de bien gérer votre temps de travail au quotidien. 14 jours gratuits sans engagement et sans indiquer de mode de paiement.