Managers : 6 conseils pour gérer une équipe de travail à distance

Grâce aux nouvelles technologies, la géographie a moins d’importance dans le contexte professionnel. Les membres d’une équipe n’ont plus besoin d’être au même endroit pour travailler ensemble. C’est d’ailleurs le cas chez Planzone, où une partie de l’équipe est à Paris, l’autre à Barcelone et dont le CEO, Michael Benninga, vaque entre les deux pays.
Si comme lui, vous gérez une équipe à distance, voici quelques conseils qui peuvent vous aider.

Chaque trimestre, rencontrez physiquement vos collaborateurs et définissez ensemble des objectifs clairs et réalistes qui comportent des indicateurs mesurables. Chaque collaborateur doit avoir ses propres objectifs mais tous doivent être partagés entre les membres de l’équipe.
Cela vous permet ainsi de cadrer votre équipe et de s’assurer que les actions menées en votre absence sont voués à atteindre ces objectifs. Vous n’avez pas besoin d’en connaître les détails, ce qui compte, c’est que les objectifs soient réalisés.

Etre transparent dans son calendrier

Gérer une équipe de travail à distance n’implique pas moins de transparence, bien au contraire. Votre équipe doit savoir quand vous venez lui rendre visite et à quel moment vous êtes disponible pour organiser des réunions téléphoniques. Une transparence qui se fait bien sûr dans les deux sens. Et pour simplifier les échanges à distance, n’hésitez pas à utiliser des outils partagés en ligne comme le calendrier Google, Google Drive, Skype ou encore GoToMeeting.

Reconnaitre le travail bien fait

Quand votre équipe fait un bon travail, montrez-lui que vous êtes satisfait, même virtuellement. Prenez le temps de répondre à leurs sollicitations et donnez votre avis même si vous n’avez pas d’actions concrètes à réaliser. A l’inverse, gardez les remarques moins positives pour les rencontres physiques. En attendant, faite preuve de tact pour ne pas les stresser à l’idée de votre venue : « L’idée n’est pas mauvaise mais laisse-moi y réfléchir, on en discutera ensemble de vive voix ».

Responsabiliser votre équipe

Gérer une équipe de travail à distance, c’est aussi s’assurer qu’elle est autonome et peut avancer sans vous. La cohésion d'une équipe passe en effet par une confiance mutuelle entre les salariés et vis-à-vis de leur hiérarchie. Votre équipe doit se sentir utile et importante pour s'impliquer à 100%. Faites en sorte de donner des responsabilités à chaque membre pour booster la cohésion d'équipe et l'implication individuelle. Veillez aussi à ce que chacun connaisse bien son rôle et celui des autres.

Déléguer avec précision

Quand il gère une équipe à distance, un manager doit être encore plus précis dans l’assignation des tâches. Vous devez clairement définir ce que vous attendez de la personne, les objectifs à atteindre et le délai imparti. Cela évite les échanges intempestifs et garantir un meilleur respect de l’échéance. Veillez alors que chaque membre ait bien compris la tâche et son contexte, notamment en lui posant des questions du type « Donne-moi un exemple sur la manière dont tu vas réaliser cette tâche ». Reformulez chaque réponse pour vous assurer que vous ayez la bonne interprétation.

Utiliser un outil collaboratif en ligne

Les plateformes de travail collaboratif en ligne facilitent les échanges entre les membres d’une équipe et permettent de mieux s’organiser. Ils offrent un gain de temps précieux, car comportent des outils de productivité qui permettent de collaborer en tout lieu et à tout moment. Ainsi, tâches, documents, discussions, calendriers ou encore plannings sont centralisée dans un environnement unique accessible en ligne ; idéal pour gérer une équipe de travail à distance. Vous pouvez facilement suivre la progression du travail de votre équipe tout en ayant une communication régulière et transparente.

N’hésitez donc pas à tester gratuitement Planzone pour découvrir comment rester connecté avec votre équipe et réussir ensemble, même à distance !