Simplifiez votre gestion documentaire avec Planzone

Vous avez été nommé chef de projet mais vous n’avez jamais suivi de formation en gestion de projet ? Laissez-nous vous aider…
Une bonne gestion de projet commence par une phase de réflexion qui sert à clarifier le contenu et les limites du projet et vous fera gagner du temps par la suite.

Nous vous proposons ainsi une liste de questions à vous poser impérativement avant de lancer votre projet. Les questions ci-dessous s’appliquent à tous les projets, aussi variés soient-ils.

Quels sont les objectifs du projet ?

Avoir une parfaite compréhension des objectifs d’un projet est fondamental. Bien les connaître vous permettra d’effectuer la planification, allouer les ressources et prévoir le temps nécessaire pour remplir chacun d’eux. Plus vous définissez clairement les objectifs de votre projet, plus vous serez susceptible de les atteindre.

Vous avez été mandaté par une autre personne pour lancer un projet ? Assurez-vous que vous en avez bien compris le périmètre en formalisant et exprimant votre perception des objectifs afin d’être en phase avec ce que votre commanditaire attend de vous.
Dans notre quotidien professionnel, et particulièrement lorsque nous gérons des projets, nous sommes régulièrement amenés à travailler sur de nombreux documents. Ils peuvent avoir différents formats, différents type de contenus. Certains sont personnels, d’autres sont partagés avec des collaborateurs ou des clients. Ils peuvent traiter d’un sujet bien précis ou évoluer avec le temps. Bref, chaque document a sa singularité et seule une organisation efficace rend leur traitement vraiment exploitable.

Pourtant, nous restons pour la majorité d’entre nous confinés à utiliser nos outils Office pour générer des fichiers que nous transmettons par email, en oubliant des destinataires, en voyant des messages se perdre dans les filtres anti-spam ou en imposant des accusés de réception pour s’assurer que le message a bien été reçu. En perdant du temps tout simplement…

Ne serait-il pas plus simple de centraliser ses documents de projet dans un environnement accessible en ligne ? Bien évidemment… Laissez nous donc vous présenter ce que peut vous offrir la fonctionnalité de gestion documentaire dans Planzone.

Retrouvez-les facilement

Nous avons tous sur notre ordinateur des dizaines de dossiers qui comportent des centaines de documents. A moins d’avoir une mémoire d’éléphant ou une sacrée organisation, trouver celui dont on a besoin à un instant T peut prendre pas mal de temps.

Avec les tags Planzone, retrouver ses documents devient un jeu d’enfant. Comment ça marche ? A chaque fois que vous importez un document dans Planzone, associez-lui un ou plusieurs mots clés explicites et connus de vos collaborateurs. En utilisant la fonction recherche, tous les membres du projet ayant accès au fichier pourront le retrouver simplement.

Associez-les aux autres éléments projets

Nos documents projet ont une valeur considérable. Qu’il s’agisse de comptes rendus de réunion, d’un cahier des charges, des Clés de Performance… il est toujours plus pratique de savoir dans quel aspect du projet s’inscrit un document.

L’un des principaux avantages de Planzone est que tout est centralisé dans le contexte de votre projet. Il existe une corrélation entre les différents éléments qui peuvent facilement être associés les uns aux autres. Vous formez des groupements qui présentent toute l’information essentielle d’un sujet donné, accessible depuis plusieurs points d’entrée.

Ainsi, vous allez pouvoir attacher un document à :

- un projet (Résumé de l’objectif et risques d’un projet)
- une discussion (Le document PNG du design d’une nouvelle application avec les discussions entre les partis)
- une activité (Les types de ressources qui peuvent participer à cette étape)
- une tâche (Un modèle de questions à remplir sur les risques d'une étape projet)
- un évènement (Le procès-verbal d’une réunion)
- un jalon (Une copie scanné de la validation d'une étape par le client)

Vous saurez en un clin d’œil quels sont les éléments projets qui comportent un document grâce à l’icône pièce-jointe toujours visibles. Très utile pour retrouver vos fichiers lors de réunions ou conférences téléphoniques.

Soyez certain de travailler sur la dernière version

Lorsque nous travaillons à plusieurs sur un même document, il n’est pas toujours évident de savoir si la version stockée sur notre ordinateur est bien la dernière. Nous passons également beaucoup de temps à échanger les fichiers par email pour que chacun ajoute sa contribution, et mettre à jour un document peut vite devenir un vrai casse-tête.

En centralisant tous vos documents dans Planzone, vous êtes certain de travailler sur la bonne version. Importez votre document, informez les autres participants et créez une nouvelle version pour chaque modification. Vous avez même la possibilité de conserver les archives en cas d’erreur.

Libérez-vous des contraintes techniques

Dernier aspect et non des moindres, la dépendance au matériel. Votre disque dur tombe en panne ? Des difficultés pour vous connecter à votre session ? En déplacement sans votre ordinateur ? Bref, des aléas qui peuvent arriver à tout le monde.

Avec Planzone, il vous suffit d’une simple connexion Internet pour accéder à vos documents de projet en tout lieu et à tout moment. Et aucune inquiétude concernant la confidentialité de vos données. Notre plateforme est hébergée sur des serveurs français, dans le DataCenter du leader européen.

En résumé, avec Planzone, vous travaillez mieux et gardez l’esprit tranquille !