Les limites de Trello dans la gestion de projet collaborative

Les PME optent souvent pour des outils ERP et PPM classiques. Pourtant les logiciels de gestion de projets pour PME doivent faire preuve de plus de flexibilité.

Selon Michael Pryor, CEO de Trello, 22 millions de personnes ont déjà créé un compte sur sa plateforme (chiffres JDN, dans un interview de Pryor à propos de Trello). La solution profite effectivement d’une belle popularité en tant qu'outil de gestion de projets dans les entreprises désireuses de travailler en mode collaboratif et dans le respect des méthodes Agile.

Derrière la simplicité de cette application en ligne se cachent pourtant certaines limites. Mal adaptée aux projets de long terme et au travail collaboratif de plusieurs équipes coordonnées, nombreuses sont les sociétés qui cherchent une alternative à Trello. Un logiciel plus complet, mais tout aussi collaboratif. Quels sont les projets ou les configurations pour lesquels Trello ne suffit pas, ou doit s’utiliser en parallèle d’un autre outil ?

Les limites de Trello dans la gestion de projet collaboratifs

Trello est un outil de gestion de projets en ligne inspiré de la méthode Kanban. Il s’organise donc principalement autour d’une répartition visuelle des tâches, chargée de faciliter le travail collaboratif. Ce logiciel SaaS (Software as a Service) fonctionne ainsi autour de tableaux qui représentent les projets et de “cartes” de tâches. Il rejoint donc d’autres applis de gestion de projets célèbres, comme Asana, KanbanFlow, Airtable, Basecamp,Jira, Microsoft Planner ou oogle Keep.

Particulièrement intuitive, l’interface de Trello est réputée pour son design épuré. Cette simplicité a pourtant pour pendant de ne pas couvrir la complexité de certains projets. Au-delà d’une trentaine de tâches, la vue en tableau Kanban de Trello trouve effectivement ses limites. Cet outil en ligne ne permet pas de lister des sous-tâches détaillées, ni de les regrouper. Deux fonctionnalités particulièrement utiles pour une planification efficace des projets collaboratifs d’envergure.

Trello se distingue donc comme un outil de gestion de projets particulièrement efficace pour organiser le travail quotidien d’une petite équipe, ou des projets de petit format. Au-delà de ces projets ponctuels, une équipe qui cherche à performer dans son management de projet a tout intérêt à chercher une alternative à Trello. Elle peut aussi opter pour coupler la solution à un un logiciel de gestion de projets collaboratifs plus complet.

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Les limites de Trello dans la gestion de projet collaboratifs

Le project management, ou la gestion de projets au sens classique du terme, mobilise des ressources variées, porteuses de complexité. Dans le cadre de projets conséquents et de long terme, orientés autour d’un livrable, il s’agit par exemple des équipes, ou ressources humaines, mais aussi des ressources matérielles, des équipements, des données ou du budget.

Cette complexité est d’autant plus tangible quand l’entreprise développe une gestion de portefeuille de projets ou PPM (Project Portfolio Management). Cette démarche implique d’avoir les outils pour articuler toutes les ressources autour de la réussite d’un ensemble de projets. Elle réclame aussi de bénéficier d’une visibilité assez fine sur la planification et le déroulé des projets pour être capable d’y faire des arbitrages.

Bien qu’elle soit plus compliquée que la gestion de tâches, la gestion de ce type de projets peut tout à fait adopter un mode de fonctionnement collaboratif, telle que le prévoit la méthode Agile. Il faut cependant que les équipes disposent d’une alternative à Trello, ou au moins d’un logiciel “ami” doté des fonctionnalités suivantes :

• planification et suivi des projets en temps réel ;
• plateforme d’échanges en ligne ;
• aide à la gestion multi-projets ;
• gestion croisée des ressources ;
• centralisation des informations et des documents

Voir aussi : Logiciel de gestion de projets et PME : faites-vous le bon choix ?

Quelles entreprises ont besoin d'une alternative à Trello

Les freelances, petites ou moyennes entreprises, ou encore les départements de certaines grosses entreprises, peuvent se satisfaire de Trello pour la gestion de leurs projets collaboratifs. Dès qu’un projet ou qu’un portefeuille de projets dépasse la gestion de tâches, la recherche d’une alternative à Trello va cependant s’imposer.

C’est ce qui explique que les grands groupes ou les services administratifs ne puissent se satisfaire de Trello pour gérer leurs projets. C’est également le cas des équipes marquées par la notion de livrables, comme celles de Maîtrise d'ouvrage (MOA) ou de Maîtrise d'œuvre (MOE). Les chefs de projets informatiques ne peuvent pas non plus gérer leurs projets sur Trello uniquement. La plateforme ne suffit par ailleurs pas à assurer la réussite de projets de communication, ou de ceux liés à l'innovation, comme la création d'un nouveau produit.

Pour un travail collaboratif entre de nombreux intervenants, l’entreprise a donc tout intérêt à coupler Trello à une solution de gestion de projets plus complète.

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Qu'apporte à Trello les outils de gestion de projets collaboratifs ?

Pour gérer des projets complexes dans toutes leurs dimensions et coordonner les équipes quotidiennement autour d’un travail vraiment collaboratif, pas besoin de quitter le SaaS. Des solutions comme Planzone, Wrike, Monday ou Zoho répondent à ce besoin.

Les fonctionnalités indispensables pour un outil de gestion de projets exhaustif

Certaines solutions SaaS permettent de coupler la gestion de tâches au project management en gardant les avantages de la collaboration. Elles constituent de bonnes alternatives à Trello, car elles s'adaptent autant aux besoins des petites entreprises que des grands groupes, ou des administrations étatiques. Elles recoupent en outre une série de fonctionnalités :

- Des fonctionnalités dédiées au Project Portfolio Management (PPM), comme la possibilité de visualiser la charge de travail de l’équipe sur une sélection de projets ;

- Une gestion facilitée du cycle de vie du projet, de sa planification et de son suivi en temps réel, par exemple grâce à l’utilisation de diagrammes de Gantt pour visualiser la date butoir et les différentes échéances ;

- Un suivi du plan de charge des intervenants sur le projet ;

- Des feuilles de temps, ou timesheets, qui permettent d’analyser la charge de travail collective et individuelle et de mieux gérer les ressources ;

- Un outil de gestion des ressources qui aide à les affecter chaque tâche et à appréhender les dépenses pour chaque domaine ;

- Une messagerie instantanée intégrée, qui inscrit résolument les projets importants dans une optique collaborative, tout en ayant l’avantage de centraliser et de sécuriser les données ;

- Un système de partage de documents en ligne qui permet d’avoir toutes les informations sous la main dans leurs dernières versions et d’y faire des recherches intelligentes, par filtre. Chez Planzone, nous proposons en outre la synchronisation avec Google Drive, pour fondre la solution dans les habitudes quotidiennes de nos clients.

Choisir le bon logiciel de gestion de projets

Les outils de gestion de projets collaboratifs n’excluent par ailleurs pas la gestion des tâches. Chez Planzone, nous proposons aussi bien des diagrammes de Gantt que des tableaux de bord façon Kanban, à adopter selon les besoins de chaque équipe. Planzone se synchronise d’ailleurs aux principaux calendriers du marché - comme Outlook, Yahoo ou Gmail - pour importer les tâches et événements de chaque équipe.

Plus qu’une alternative à Trello, vous pouvez donc optez pour une solution qui le complète. Un logiciel qui ne change pas vos usages, garde la même intuitivité et s’utilise, lui aussi, sur Android, Mac et Windows. Pensez également à favoriser les solutions qui, comme Planzone, sont hébergées en France et vous offrent donc plus de garanties de cybersécurité.

Pour confirmer votre choix et comparer précisément les deux solutions, consultez notre article Planzone vs Trello : que choisir ?