Donnez envie à vos collaborateurs de participer à vos réunions grâce à ces 6 astuces créatives.
Avouez-le : vous traînez souvent des pieds pour aller en réunion et il vous est déjà arrivé d’y somnoler. Rassurez-vous, vous êtes loin d’être le seul. Chronophages, ennuyeuses, interminables et souvent inutiles, les réunions ont très mauvaise réputation et sont souvent l’occasion de faire une sieste ou de consulter ses mails en retard. Pourtant, courtes et bien organisées, elles s’avèrent être un outil indispensable pour échanger, résoudre les problèmes, transmettre des informations variées et motiver son équipe.
Vous rêvez de réunions animées où vos collaborateurs restent éveillés et prennent plaisir à participer ? Soyez créatif et inspirez-vous de ces 6 idées pour rendre vos réunions à la fois captivantes et agréables.
Selon le site alivewithideas.com, voici les éléments indispensables qui constituent une réunion réussie :
Saviez-vous que dans une majorité de pays comme la Chine, le Japon, les Etats-Unis ou encore les pays scandinaves, la sieste est une pratique courante au travail ? Nous avons tous un coup de fatigue après la pause déjeuner car il s’agit d’un besoin naturel contre lequel nous ne devrions pas lutter. De plus, la sieste a de nombreux bienfaits comme celui de booster notre productivité. Alors plutôt que de lutter, offrez à vos collaborateurs la possibilité de faire une sieste avant d’aller en réunion. Généralement, un quart d’heure suffit pour se ressourcer et être ainsi plus attentif et actif en réunion.
Faites comme Richard Branson, le patron de Virgin, et privilégiez les réunions debout. De cette façon, vous entrez directement dans le vif du sujet, vous êtes certain que la réunion ne s’éternisera pas, que la prise de décision sera rapide et surtout que tous les participants consacreront toute leur attention sur le sujet (il est plus difficile de somnoler lorsque l’on est debout).
Une réunion hebdomadaire qui a lieu chaque semaine, le même jour, à la même heure, dans le même lieu, avec les mêmes participants et les mêmes places autour de la table, ce n’est pas très engageant, ni motivant, et cela peut même être franchement ennuyant. Nous sommes des êtres d’habitudes et il est parfois nécessaire de briser la routine et de chambouler les habitudes pour réveiller la créativité qui sommeille en chacun de nous.
Soyez inventif et n’hésitez pas à changer de lieu à chaque réunion : un coin de couloir, le bureau d’un collègue, l’espace cuisine, le parc d’en face, le café du coin, un terrain de sport, etc. Encore mieux, à chaque réunion, demandez à un participant différent de choisir un nouvel endroit. Surtout, le fait de changer d’environnement permet de booster la créativité de chacun des participants.
S’il peut être difficile de changer de lieu à chaque réunion, essayez de le faire de temps en temps en fonction de la fréquence de vos réunions.
En plus d’être un moment d’échanges et de résolution de problèmes, les réunions sont aussi l’occasion de réunir toute l’équipe et de partager. Pourquoi ne pas profiter de ces réunions pour créer une cohésion d’équipe et permettre à chacun de mieux se connaître en pratiquant ensemble une activité avant, pendant ou après la réunion. En plus de faire de l’exercice physique, la pratique d’une activité permet également de stimuler la créativité de chacun.
Par exemple, l’entreprise de jeux et d’applications mobiles Genera Games organise ses réunions sur un terrain de basketball où les participants font un match. Selon Daniel Entrenas, manager de l’indie labs, “en favorisant ainsi la circulation du sang, cela nous permet de penser en dehors du cadre et d’avoir des idées plus créatives.”
Si le basketball n’est pas votre truc, vous pouvez proposer une séance de yoga, une promenade à pied ou un cours de cuisine.
L’humour est un excellent moyen de détendre l’atmosphère et d’apaiser les tensions. En 2015, une étude réalisée par des économistes de l’université de Warwick a révélé que des employés heureux étaient 12 % plus productifs alors que les employés malheureux étaient, quand à eux, 10 % moins productifs.
Ainsi, vous avez tout intérêt à garder vos collaborateurs heureux et de bonne humeur. Pourquoi ne pas commencer vos réunions par une blague ? Une blague est avant tout une histoire. C’est un excellent moyen de faire rire vos collaborateurs, de les aider à se détendre et à se sentir à l'aise, mais également de retenir leur attention et de faire passer un message.
Au travail, la reconnaissance est essentielle pour garder votre équipe motivée. N’hésitez donc pas à valoriser votre équipe. Par exemple, avant votre réunion hebdomadaire, demandez à chaque membre de l’équipe de voter pour le collaborateur de la semaine ou du mois en justifiant la raison de son choix : le féliciter pour sa disponibilité, le remercier de son aide précieuse, mettre en avant son humour, son soutien, son travail, etc.
Lors de votre réunion, mettez à l’honneur le collaborateur ainsi élu et félicitez-le pour ses compétences et le travail accompli. Faites en sorte que chaque membre de l’équipe soit mis en avant au moins une fois. C’est un excellent moyen de motiver votre équipe et de reconnaître le travail et les efforts réalisés.
Pour résumer
En gestion de projet, les réunions sont indispensables, mais elles ne doivent pas forcément être ennuyantes. Il existe une multitude d’idées pour donner du peps à vos réunions comme convier un invité d’honneur ou lancer des défis à vos collaborateurs. Soyez imaginatif, inventif et n’hésitez pas à chambouler les habitudes pour donner envie à vos collaborateurs d’assister à vos réunions.
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