Dans notre quotidien professionnel, et quel que soit notre métier, nous sommes tous amenés à exécuter des tâches, utiliser des documents et faire des plannings. Alors que ces derniers peuvent facilement mettre le désordre dans notre travail et nous faire perdre un temps précieux, l’adoption d’une plateforme collaborative peut vite nous faciliter la vie !
Vous envoyez et recevez des centaines d'emails dont la plupart concernent une action à réaliser :
Viennent s'ajouter à cela, les sollicitations permanentes suite aux réunions, conversations, chats...
Ou ai-je rangé l'email me demandant d'envoyer ceci ? Qui me l'a envoyé déjà ? Ai-je bien réalisé l'action demandée ? Où en est Pierre dans ce que je lui ai demandé de faire ? Que devais-je réaliser après la réunion de ce matin ? Mon chef m'a demandé quelque chose hier mais je ne sais plus ce que c'est...
Je peux organiser et partager toutes mes tâches dans un environnement centralisé. Je les visualise donc en un clin d'oeil. Je sais immédiatement ce que je dois faire, pour quand je dois le faire et avec qui. Mes emails n'ont plus vocation à être collaboratif, j'en ai donc nettement moins dans ma boîte de réception.
Vous êtes amené à travailler sur de nombreux documents, avec des interlocuteurs variés. Vous perdez du temps à retrouver l'information et n'êtes pas toujours sûr qu'il s'agisse de la bonne...
Où se trouve le document dont nous avons discuté ? Dans mes emails ? Sur mon bureau ? Dans le réseau partagé ? Ah je l'ai retrouvé mais je ne suis pas sûr qu'il s'agisse bien de la dernière version... Dans le doute, je vais envoyer un email avec toute mon équipe en copie pour m'en assurer.
J'ai accès à un espace où tous mes documents sont regroupés et classés. Je peux les lier à mes tâches et récupérer facilement les anciennes versions. J'échange directement sur le document en question avec les personnes concernées sans passer par les emails. En plus, un système de tags par mots clés me permet de les retrouver en un clic.
Pour organiser le travail de votre équipe et informer votre direction, les plannings sont monnaies courante dans votre emploi du temps. A priori, quel choix plus logique que de les faire sous Excel ? Il parait qu'on peut aussi y faire de vrais plannings... Il paraît...
Je dois travailler sur ce fichier avec Pierre mais comment faire pour avancer dessus conhjintement ? D'autant plus que notre activité doit sans cesse être mise à jour. En plus, j'aimerai partager ce fichier avec Paul mais je ne suis pas sûr d'avoir la version avec les ajhouts de Pierre. Bref, cela me dépasse...
Pierre et moi travaillons sur un planning accessible en ligne. Nous pouvons nous y connecter en même temps et faire nos modifications en temps réel. Le planning évolue automatiquement selon l'avancement de notre travail. Tous mes plannings sont à jour, centralisés et collaboratifs.
