7 informations indispensables avant de débuter votre projet

Afin de maximiser les chances de succès, le lancement d'un projet se prépare avec soin. La phase d'avant-projet ou de cadrage est la première étape nécessaire pour mener à bien un projet. Il s'agit de définir les grandes lignes et de bien connaître les contours du projet afin de garantir sa réussite. A ce niveau, vous pouvez également lancer une étude de faisabilité qui consiste à vérifier que le projet est techniquement faisable et économiquement viable.

L'étape du cadrage permet de fixer la direction à suivre et conditionne le bon lancement du projet. Et un projet qui démarre bien a plus de chances de bien se terminer.

Qu'est-ce que le cadrage d'un projet ?

Le cadrage consiste à définir l'origine, l'utilité, la finalité et les bénéfices attendus du projet. Cette étape d'avant-projet permet de partir sur de bonnes bases. Une fois le client ou le commanditaire du projet clairement identifié, il est indispensable de comprendre les motivations, les besoins et les attentes du client par rapport au projet, ainsi que sa stratégie, les réglementations en vigueur et le marché afin de fixer des objectifs cohérents et réalisables.

Le cadrage permet ainsi de :

• déterminer précisément les objectifs du projet en termes de résultats attendus, de délais et de coûts ;
• définir les grandes étapes du projet et leur date clé ;
• identifier les compétences, les ressources et les moyens humains, matériels et financiers nécessaires ;
• définir l’organisation du projet, les rôles et les responsabilités de chacun ;
• établir les moyens de communication à mettre en place en interne avec votre équipe et en externe avec le client et les acteurs extérieurs ;
• identifier les risques principaux et préparer des solutions pour les éviter ;
• choisir des indicateurs clés pour suivre et mesurer les performances du projet.

Voici les informations clés que vous devez maîtriser avant de débuter votre projet.

1) Connaître les enjeux

Littéralement, un enjeu signifie « ce qui est en jeu », c’est-à-dire ce qui est à perdre ou à gagner en réalisant une action ou une démarche, ici un projet. Les enjeux peuvent être matériels tel que faire du profit, ou immatériel, par exemple améliorer sa réputation.

Pour déterminer les enjeux de votre projet, dressez la liste de ce que la réalisation du projet représente pour les différentes parties prenantes (le client, l'entreprise, votre équipe, vous-même, etc.).

2) Définir les objectifs

Il s'agit de la finalité du projet. Il est essentiel de définir les objectifs avec tous les acteurs du projet afin de susciter l'adhésion générale. Pour déterminer le ou les objectifs avec précision, vous devez vous poser les bonnes questions : qu'attendez-vous précisément de ce projet ? Quels résultats souhaitez-vous atteindre ? Quels sont les moyens et les délais dont vous disposez pour y parvenir ? Ces objectifs sont-ils réalisables pour vous et votre équipe ?

Souvenez-vous : un objectif doit être SMART.

• Spécifique et simple : l'objectif doit être en lien avec le projet, précis et compréhensible par tous.
• Mesurable : il doit être quantifiable ou qualifiable afin de pouvoir mesurer son état d'avancement et de savoir si l'objectif est atteint ou non.
• Acceptable / ambitieux / atteignable : il doit être accepté par l'équipe et motivant.
• Réaliste : soyez réaliste afin d'assurer la réussite de l'objectif.
• Temporel : l'objectif doit être délimité dans le temps avec une date butoir.

Une fois que vous connaissez l'enjeu et les objectifs, vous aurez une vision concrète et détaillée de votre projet. Toute l'équipe pourra alors avancer dans la même direction.

3) Comprendre le contexte

Il s'agit de l'ensemble des circonstances ou la situation dans laquelle se produit le projet. Le contexte économique, politique, géographique, commercial ou encore culturel peut influencer la réalisation du projet. Il est donc important de comprendre le contexte qui entoure le projet.

4) Connaître le marché

Avant de lancer votre projet, il est impératif d'étudier le marché. Si l'on prend l'exemple de la fabrication d'une nouvelle brosse à dent, il est primordial de connaître l'état du marché (potentiel ou existant) et ses tendances, vos consommateurs cibles, leurs attentes et leurs besoins, l'environnement concurrentiel, les prix pratiqués, les canaux de distribution, les normes et les législations en vigueur, etc.

Une bonne connaissance de votre marché vous aide à mieux positionner votre projet et à limiter les risques d'échec.

5) Identifier les risques

Il est rare qu'un projet se déroule exactement comme prévu. Des événements imprévisibles peuvent survenir à tout moment. Anticiper les risques, c'est déjà réduire leur probabilité d'apparition. Il est donc indispensable de mettre en place une gestion des risques dès l'étape d'avant-projet. Pour cela, vous devez identifier les points de blocage potentiels afin de les surveiller tout au long du projet, et mener des actions pour les éviter ou les éliminer si besoin.

6) Répertorier les compétences nécessaires

Pour réussir votre projet et atteindre les objectifs fixés, il est impératif de réunir un ensemble de talents, de connaissances, d'influences, d'expériences et de savoir-faire technique nécessaires à l’accomplissement du projet. Le chef de projet doit s'entourer d'individus performants, compétents (dont la compétence est adaptée aux besoins du projet) et motivés.

7) Etablir le budget

Il est temps de déterminer le coût prévisionnel de votre projet. Vous devez prévoir toutes les dépenses et les recettes liées au projet. Construisez un budget réaliste en prenant en compte les coûts directs (salaire des ressources humaines, coût d'achat du matériel...) et les coûts indirects (frais de gestion et de fonctionnement). N'oubliez pas que votre budget peut évoluer tout au long du projet, en fonction des aléas et des imprévus.

En Conclusion

La réussite d’un projet dépend fortement de l’étape préalable et incontournable du cadrage. Ces informations indispensables doivent être définies avec l'ensemble des acteurs du projet lors de la réunion de cadrage. Ainsi préparé, vous pouvez lancer sereinement votre projet.