Comment intégrer une nouvelle ressource sur un projet ?

Vous commencez un nouveau projet avec une nouvelle équipe ou vous devez intégrer de nouveaux collaborateurs à un projet en cours ? En gestion de projet, la réussite de vos projets dépend fortement du bon fonctionnement de votre équipe, d’où l’importance de bien intégrer chaque collaborateur.

Introduire une nouvelle personne au sein d’une équipe déjà formée n’est pas chose aisée car nous avons tous tendance à réagir de façon négative aux changements. Pour réussir cette étape délicate et éviter toute animosité, il est essentiel de prendre en considération les deux parties : la nouvelle recrue doit se sentir engagée dans le projet et intégrée au reste de l’équipe, et vos collaborateurs doivent être informés de l’arrivée de cette nouvelle personne, savoir qui elle est et quel sera son rôle dans le projet. Une mauvaise intégration peut avoir des conséquences néfastes sur le projet et nuire à son succès.

Voici les 7 étapes pour réussir l’intégration d’un nouveau membre au sein de votre équipe projet.

1) L’accueil

Il s’agit de la première étape du processus d’intégration d’un nouveau collaborateur. Vous devez accueillir cette personne au sein de l’équipe d’un point de vue humain, mais aussi administratif. Les formalités administratives, comme le contrat de travail, doivent être réalisées à ce moment. Il est également important de montrer à cette personne qu’elle est la bienvenue et que vous êtes content de son arrivée. Souhaitez-lui officiellement la bienvenue et accueillez-la avec un kit de bienvenue contenant toutes les informations nécessaires sur le projet et l’entreprise.

2) La présentation et l’intégration

La présentation de la nouvelle recrue aux autres membres de l’équipe ainsi qu’aux différents acteurs impliqués dans le projet (le client, les fournisseurs, etc.) est une étape incontournable. Vous pouvez présenter le nouveau collaborateur en face à face lors d’une réunion de bienvenue. Mais vous pouvez également le faire de façon électronique, en envoyant un email à tous les membres de votre équipe, notamment si vous travaillez avec une équipe dispersée. L’essentiel est que ce nouveau collaborateur se sente bien accueilli et rapidement intégré à l’équipe.

Afin de maintenir une bonne entente et une cohésion au sein de votre équipe, n’hésitez pas à organiser des événements amicaux, en dehors du cadre du travail, afin que chacun apprenne à mieux se connaître pour mieux travailler ensemble. C’est une agréable façon d’intégrer une nouvelle personne.

3) Les informations nécessaires

Maintenant que la nouvelle ressource connaît l’équipe, il est temps de lui expliquer quelles sont les directives, les règles et les pratiques en vigueur sur ce projet et au sein de l’équipe. Indiquez-lui les différentes voies de communication ainsi que où trouver toutes les informations concernant le projet et les différents documents de travail.

Assurez-vous que le nouveau collaborateur ait bien connaissance de ses objectifs, des contours de son rôle, de ses responsabilités et des différentes procédures de travail et de validation.

4) L’installation

Quelle frustration d’arriver dans un nouveau travail et que rien ne soit prêt. Veillez donc à ce que tout soit opérationnel pour l’arrivée de votre nouveau collaborateur : un poste de travail fonctionnel avec un ordinateur possédant tous les accès nécessaires aux différents logiciels qu’il devra utiliser ainsi que sa propre ligne téléphonique. Si vous utilisez un logiciel de gestion de projet, son profil doit déjà être créé avec des tâches assignées.

Bref, assurez-vous qu’il ait accès à tous les outils dont il a besoin pour accomplir sa mission sans encombre.

5) La formation

La formation est l’étape naturelle qui suit l’arrivée et l’intégration de toutes nouvelles recrues. Il est impératif de former votre nouveau collaborateur à la méthodologie de projet employée ainsi qu’à tous les outils, logiciels et méthodes de travail utilisés pour gérer votre projet.

Si vous avez recruté une nouvelle personne dans le but de remplacer un collaborateur qui quitte le projet, l’idéal est que le transfert de connaissance se fasse directement entre la personne qui part et le nouvel arrivant. Même si cela n’est pas toujours possible.

6) L’orientation

Orientez votre nouveau collaborateur dans la bonne direction. Cette étape est essentielle pour qu’il comprenne le projet ainsi que l’importance de son rôle. Vous devez lui expliquer de façon claire et précise la vision du projet, les objectifs finaux et les enjeux ainsi que la stratégie globale dans laquelle s’inscrit ce projet.

7) Les tâches

Dès le premier jour, vous devez assigner des tâches au nouveau membre de l’équipe afin qu’il sache ce qu’il a à faire. Si possible, accompagnez-le durant la première journée et passez en revue ensemble les différentes étapes de l’accomplissement d’une tâche afin qu’il se familiarise avec le processus.

Pendant une à deux semaines, supervisez et suivez le travail de votre nouveau collaborateur. Soyez à l’écoute et disponible pour répondre à toutes ses questions et demandez à votre équipe de lui venir en aide si besoin.

En résumé

Intégrer un nouveau membre sur un projet en cours est un véritable challenge car c’est le travail et le bon fonctionnement de l’équipe qui déterminent le succès ou l’échec du projet. La confiance et une bonne entente sont des éléments importants pour que chaque membre se sente impliqué au sein de l’équipe projet.

Chacune des étapes du processus d’intégration doit être accompagné de la documentation appropriée à laquelle chacun peut se référer à tout moment s’il a un doute sur une procédure.

Grâce au logiciel de gestion de projet, il est facile d’intégrer un nouveau collaborateur au sein de l’équipe, de lui assigner des tâches et de suivre sa charge de travail. En bonus, voici nos conseils pour améliorer le travail en équipe.