Vous en avez assez des réunions inutiles ? Inspirez-vous des astuces des grands leaders d’aujourd’hui pour organiser des réunions efficaces.
Vous en avez assez de perdre votre temps dans des réunions interminables et mal organisées. Chronophages et trop nombreuses, les mauvaises réunions sont un frein à la productivité. Elles sont même considérées par certains comme le nouveau mal du siècle.
En avril 2017, une enquête réalisée par OpinionWay auprès de 1012 salariés d'entreprises de 500 salariés et plus dans des secteurs économiques variés a indiqué que les salariés passent en moyenne 4,5 heures par semaine en réunion, soit 3,4 semaines par an, et presque le double (6,2 semaines) pour les cadres !
Pourtant, courte et bien préparée, la réunion est un outil indispensable pour échanger et partager des informations, résoudre rapidement des problèmes et trouver de nouvelles idées.
Ne vous êtes-vous jamais demandé quels étaient les secrets des grands chefs d’entreprise d’aujourd’hui ? Microsoft, Amazon, Google ou encore Facebook, découvrez les astuces des grands leaders de ce monde pour organiser des réunions efficaces.
Entrepreneur ambitieux et visionnaire, Elon Musk est présent sur tous les fronts. A la tête de de Tesla et SpaceX, il bouillonne d’idées, gère ses projets d’une main de maître et n’a pas de temps à perdre dans des réunions inefficaces. Pour lui, il est donc impératif que ses employés viennent ultra-préparés à chaque réunion. Il fixe la barre très haute et pose de nombreuses questions de suivi. Gare à celui qui n’a pas fait son travail et ne saura pas y répondre.
Le patron de Virgin, Richard Branson, confie dans un article de blog qu’il déteste les réunions assises et préfère organiser ses réunions debout, voire parfois même en marchant. Selon lui, il s’agit d’un « moyen bien plus rapide d’entrer dans le vif du sujet, de prendre une décision et de conclure une affaire. » Debout, voire en marchant, les décisions sont prises plus rapidement et c’est également un bon moyen de faire un peu d’exercice dans une journée bien chargée. Autre avantage non négligeable : cela oblige les personnes à être totalement concentrées sur le sujet de la réunion plutôt que de regarder leur téléphone ou de somnoler.
Si vous aimez la pizza, l’astuce de Jeff Bezos, fondateur et PDG d’Amazon, devrait vous plaire. Selon lui, plus il y a de participants à une réunion, plus celle-ci sera inutile et contre-productive. Pour organiser des réunions efficaces, il applique la “règle des deux pizzas” : ne jamais organiser une réunion où deux pizzas ne suffiraient pas à nourrir tous les participants.
Les réunions en petit comité favorisent la créativité et la prise d’initiatives. En trop grand nombre, les participants ont tendance à adhérer au point de vue général plutôt qu’à exprimer leurs opinions ou leurs idées.
Enfin, Jeff Bezos recommande d’organiser une réunion uniquement si cela est absolument nécessaire.
Cofondateur de Google, Larry Page déteste perdre du temps en réunion. Pour lui, comme pour beaucoup d’autres, une réunion ne doit être organisée que si elle est absolument nécessaire. Selon lui, les bases d’une réunion productive sont les suivantes :
« De bonnes réunions sont le résultat d’une bonne préparation. » déclarait Bill Gates, fondateur et ancien PDG de Microsoft, dans son livre Le travail à la vitesse de la pensée (Business @ the Speed of Thought) publié en 1999. Selon lui, il est essentiel d’envoyer tous les documents et informations nécessaires aux participants d’une réunion en amont afin qu’ils puissent les analyser avant la rencontre. Ainsi, la réunion servira à discuter du sujet et à résoudre le problème plutôt qu’à le présenter.
Passionné de technologie, Bill Gates encourage fortement l’utilisation d’outils numériques, comme les outils de collaboration ou les logiciels de gestion de tâches en ligne, pour vous faciliter la vie et éviter un maximum les réunions.
Steve Jobs, cofondateur et PDG d’Apple, aimait les réunions courtes et avec peu de participants. Lorsque le président Barack Obama le convia à une réunion rassemblant les magnats de la technologie, il déclina l’invitation parce que la liste d’invités était, selon lui, trop longue.
Chez Apple, pour plus d’efficacité, chaque réunion se termine avec une liste d’actions à réaliser et chaque action est attribuée à une personne, appelée “Directly Responsible Individual” (DRI ou individu directement responsable). Ainsi, chaque participant quitte la réunion en sachant exactement ce qu’il a à faire. De cette façon, chacun sait qui est responsable de quelle tâche et il n’y a plus d’excuse pour ne pas être productif.
La directrice des opérations de Facebook, Sheryl Sandberg, passe une grande partie de sa journée en réunion. Pour s’assurer de ne pas perdre son temps dans des discussions inutiles et contre-productives, elle a toujours avec elle un cahier dans lequel elle inscrit l’ordre du jour et les points à traiter pour chaque réunion. Elle raye chaque ligne au fur et à mesure, puis arrache la page une fois que toutes les lignes sont rayées. Si la réunion devait durer une heure, mais que tous les sujets ont été traités en 10 minutes, alors la réunion prend fin.
Tous ces brillants leaders ont un point commun : ils détestent perdre leur temps dans des réunions inutiles. Parce que leur temps est précieux, ils ont mis en place des stratégies et des astuces pour rendre toutes réunions productives. N’hésitez pas à vous en inspirer.
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