Le travail collaboratif est aujourd’hui un terme utilisé pour qualifier de nombreux outils : Réseau Social d’Entreprise, Gestion Electronique de Documents, Webmail, Business Intelligence... Ces derniers étant considérés comme les innovations technologiques les plus efficaces pour améliorer le rendement et la performance collective. C’est du moins ce qu’en déduit l’étude Google sur l’adoption des outils de travail collaboratif en entreprise.
Il existe pourtant un autre type de logiciel que l’on évoque moins dans ce domaine, et qui favorise pourtant beaucoup le travail collaboratif : le logiciel de gestion de projet. Voyons pourquoi.
Le travail collaboratif, comme son nom l’indique, consiste avant tout à pouvoir travailler ensemble. Nous insistons sur le terme « travailler » car concrètement, qu’est-ce que cela englobe ? Une ou plusieurs personnes qui doivent réaliser des actions dans le but d’atteindre un objectif commun, de réaliser un projet. Et mener à bien ces actions passent avant tout par une bonne organisation de ses tâches de travail.
Les logiciels de gestion de projet sont sans doute ceux qui offrent le plus de possibilité en termes de gestion de tâches comparés aux autres outils collaboratifs.
Ils permettent de visualiser en un coup d’œil les tâches à traiter en priorité, savoir avec qui l’on doit travailler et être précis dans ce qui doit être fait.
Avec Planzone par exemple, les utilisateurs peuvent créer des tâches en les organisant sous forme de listes et les visualiser dans un planning. Sur chaque tâche, plusieurs informations peuvent être précisées :
Mais ce n’est pas tout !
De simples gestionnaires de tâches sont capables d’apporter ces informations. D’ailleurs, nombreuses sont les personnes qui créent leur « to-do list » avec leur calendrier, leur « Notes » smartphone ou même un simple posts-it. Mais quand il s’agit de tâches collaboratives, le logiciel de gestion de projet est sans conteste le plus efficace.
Vous reconnaissez-vous dans le cas suivant ?
Vous envoyez un email à votre chargée de direction pour lui demander de préparer la prochaine réunion hebdomadaire. Une fois votre email envoyé, vous réalisez que vous avez oublié d’y mettre en pièce-jointe le compte-rendu de la précédente réunion. Vous renvoyez donc votre email. Et mince, vous avez aussi oublié d’ajouter dans la boucle la nouvelle assistante. Rebelote donc…
Constat : Une simple demande vous aura obligé à faire plus de 6 manipulations et votre assistante aura reçu 3 emails de votre part en 30 secondes.
En créant votre demande de départ, soit la tâche à réaliser, dans le logiciel de gestion de projet, vous pouvez y ajouter en quelques clics :
Vous disposez donc de toutes les informations nécessaires pour donner plus de contexte, sans rien oublier, sans perdre de temps et sans polluer vos interlocuteurs. Le fait de créer, partager et déléguer vos tâches dans une structure commune permet à tous les collaborateurs de parler le même langage et d’avancer plus facilement dans leur travail. Ce n’est pas collaboratif ça peut-être ?
Au-delà des fonctionnalités de suivi et de planification (Planning, Feuille de temps, Charge de travail), le logiciel de gestion de projet dispose de briques collaboratives bien spécifiques, que l’on retrouve aussi dans les autres logiciels dits collaboratifs.
Vous pouvez stocker l’ensemble des documents liés à vos projets et votre travail quotidien sur une interface centralisée. Ils peuvent être organisés dans des dossiers et sous-dossiers et l’ajout de tags permet de les retrouver plus facilement. Vous pouvez aussi attacher vos documents aux tâches, événements et jalons de votre projet pour tout avoir à portée de main. Par ailleurs, les logiciels de gestion de projet sont souvent compatibles avec des applications tierces comme Google Drive ou Dropbox.
Pour échanger dans un contexte précis et retrouver plus facilement l’information, vous pouvez ajouter des commentaires et des discussions sur tous les éléments du projet : tâches, jalons, événements, feuilles de temps… Chaque nouvelle discussion est notifiée dans l’interface. Vous diminuez ainsi les échanges d’emails quand ils concernent une action à réaliser et centralisez toutes les discussions liées au projet.
Le Wiki est un espace dynamique qui vous permet de créer le contenu de votre choix et de le modifier à votre guise. Vous pouvez restreindre la visualisation ou l’édition des pages par un mot de passe et les rentre visibles sur Internet via une URL dédiée. Chaque page Wiki peut être accompagné de discussions pour faire part des évolutions du contenu. Vous partagez ainsi vos idées et bonnes pratiques autour de vos projets.
Certains logiciels de gestion de projet disposent même d’un chat en temps réel ou d’un système de visioconférence intégré.
Pour toutes ces raisons, on peut dire que le logiciel de gestion de projet favorise vraiment le travail collaboratif. Il semble d’ailleurs être l’un des outils les plus complets dans cet environnement.
N’hésitez donc pas à en tester un. Ceux en mode SaaS offrent souvent une période d’essai gratuite. Chez Planzone, elle dure 14 jours, est sans engagement, et vous donne accès à toutes les fonctionnalités.