Logiciel de gestion de projets et PME : faites-vous le bon choix ?

Les PME optent souvent pour des outils ERP et PPM classiques. Pourtant les logiciels de gestion de projets pour PME doivent faire preuve de plus de flexibilité.

Le cycle de vie et de développement des projets représente un challenge stratégique pour toutes les sociétés, dont les petites et moyennes entreprises (PME). Portées par le souci de performance, celles-ci optent parfois pour des logiciels ERP ou PPM réputés.

L’utilisation de ces outils réclame cependant un budget, une formation et une maintenance qui n’est pas à la portée de toutes les entreprises. Ces solutions de project management recouvrent aussi des fonctionnalités qui outrepassent souvent les besoins des PME, quitte à noyer leur fonctionnement quotidien plus qu’à le booster.

Pour aligner leur gestion de projets à la réalité de leurs sociétés, les petites et moyennes entreprises ont en fait tout intérêt à opter pour des logiciels de gestion de projets pour les PME, donc plus flexibles. Des applications capables de proposer des méthodes agiles et pragmatiques. Ces caractéristiques définissent notamment les outils SaaS de gestion du travail en mode projet.

Qu'impliquent les outils PPM et ERP traditionnels ? 

Les fournisseurs de progiciels historiques proposent des solutions technologiques dont ils définissent l’utilisation de façon parfois rigide, ou trop large pour embrasser la réalité des PME.

Rigidité des ERP classiques

Un ERP, ou enterprise resource planning, parfois aussi appelé PGI pour “progiciel de gestion intégré”, incarne un système d’informations efficace quand l’entreprise comprend de nombreux services.

Ces logiciels ont donc de nombreux avantages pour les grands groupes clients. Ils centralisent les données et documents de l'entreprise et facilitent les “pistes d’audit”, c’est-à-dire l’identification de l’origine d’une donnée. Ils permettent aussi de suivre en temps réel les interactions de chaque fonctionnalité, lesdits “modules”.

Les logiciels ERP nécessitent cependant une formation spécifique à l’ensemble de ces “modules”. Les utilisateurs de l’ERP doivent donc se former aux spécificités techniques du système. Ces spécificités varient pourtant entre logiciels PGI, et dépendent donc du bon vouloir des éditeurs.

Le spectre de fonctionnalités très larges des progiciels PPM

Pour rappel, le PPM, ou Project Portfolio Management, consiste à centraliser la gestion des méthodes et technologies destinées à un groupe de projets. Un logiciel PPM a ainsi pour vocation de faciliter le pilotage opérationnel et le suivi de projets. L’objectif final de cette technologie consiste à respecter les objectifs stratégiques à l'origine du portefeuille de projets en termes de pilotage des ressources, de planification et de suivi des KPI (Key Performance Indicators).

Investir dans un logiciel PPM signifie donc que l’entreprise a franchi un cap. Ses collaborateurs ont réussi la gestion de projet par équipes. Ils peuvent désormais affronter la gestion simultanée de tous les projets de la société, à partir d’une seule et même plateforme.

Cette interface PPM rassemble donc toutes les équipes projets, mais aussi les directeurs de portefeuille et les directions ressources comme les affaires règlementaires, les ressources humaines ou les systèmes d'information. Elle fait également intervenir les instances de gouvernance chargées de penser la stratégie de la société.

Les PME qui optent pour les logiciels PPM se heurtent donc à une diversité de fonctionnalités proportionnelle à la variété des acteurs impliqués. Elles n’ont pourtant pas nécessairement l’utilité de toutes ces fonctionnalités, qui varient de la gestion du portefeuille de projet à la création des reportings, en passant par la gestion des API et webservices.

Finalement, l’outil PPM relève parfois du piège pour les petites et moyennes entreprises. Il optimise dans ce cas moins la gestion de portefeuilles de projets qu’il ne complexifie le quotidien. Deux pistes, alors :

• opter pour un outil PPM qui permet de choisir les fonctionnalités adaptées aux besoins de la société.
• préférer une solution de project management flexible, qui s’intègre à la vie quotidienne de l'utilisateur et s’adapte aux attentes de l’équipe.

Les besoins progiciels spécifiques des PME

Un récent article intitulé Small Businesses technology predictions de Software Advice prédit que les petites et moyennes entreprises devraient de plus en plus dicter elles-mêmes leurs façons de travailler, plutôt que de se la voir imposer par un logiciel. Une autre étude SMB SaaS usage & adoption estime parallèlement que 25% des PME vivent dans la confusion face à des logiciels dotés de nombreuses fonctionnalités difficiles à appréhender.

Les PME n’ont effectivement pas le même fonctionnement interne que les grands groupes. Si leurs besoins en termes de gestion de projets sont comparables, elles vivent néanmoins dans un contexte moins automatisé, avec des budgets plus restreints et des équipes réduites. Les logiciels PPM et ERP traditionnels impliquent pourtant des coûts d’installation, de maintenance et de formation conséquents.

Tout laisse donc penser que les PME ont tout intérêt à se tourner vers une solution informatique “à la demande”, à contre-courant des fournisseurs d’ERP et de PPM classiques. Les logiciels de gestion du travail en mode projet affichent plusieurs avantages qui les rendent particulièrement adaptés au fonctionnement particulier des petites et moyennes entreprises :

• accessibles à tout utilisateur, sans nécessité de grosse formation, et donc favorable à la collaboration de tous ;
• flexibles car capable de se personnaliser selon les besoins de l’entreprise et de ses éventuelles évolutions ;
• garanties d’une utilisation autonome, sans intervention informatique ;
• raisonnables en termes de coût.

Ces solutions qui valorisent la collaboration d’équipes pluridisciplinaires en respectant l’autonomie de chacun correspondent en outre aux principes de la méthode de gestion de projet dite “Agile”.

Pour en savoir plus, consultez notre article sur les 13 logiciels de gestion de projets Saas adaptés aux PME. Il s’intéresse à Trello, Basecamp, Jira, Asana et Planzone, classés selon leur spécialité : gestion de Portefeuille de Projets PPM, gestion de projets ou ou gestion de tâches, voire même brainstorming comme pour Slack.

Les indispensables d'un bon logiciel de gestion de projets pour les PME

Pour résumer le propos, les PME ont tout intérêt à viser des progiciels de gestion de projets souples, personnalisables, qui ne réclament ni de budget de départ ni d’engagement informatique trop conséquents. Des plateformes qui favorisent le travail collectif et laissent le choix des fonctionnalités, tout en permettant d’optimiser le budget.

Dans cette optique, choisir une solution de gestion de projets SaaS, ou “logiciel en tant que service”, représente un avantage indéniable pour les PME :

• pas de licence à payer ;
• aucun frais d'installation ou de maintenance, le logiciel se distribue à travers le Cloud ;
• un paiement par souscription ou abonnement, mais aussi proportionnel au nombre d’utilisateurs réels ;
• un support client inclus dans le prix.

Opter pour un outil de gestion du travail en mode projet, c’est aussi bien souvent profiter d'un gestionnaire de tâches collaboratif. Cette fonctionnalité phare des logiciels de project management SaaS permet de visualiser sur une seule et même interface quel collaborateur travaille sur quelle mission, en fonction de quelle planification.

Ces gestionnaires de tâches simplifient les flux de travail et facilitent la communication au sein des équipes, sans demander de formation particulière. Ils fonctionnent comme des tableaux de bord qui aident à ajuster le calendrier des projets. Ils favorisent aussi le travail d’équipe, en invitant les collaborateurs concernés à participer, sans pour autant multiplier les échanges emails.

Bien souvent, les logiciels de gestion de projets pour PME dépendent en fait de solutions méthode “Agile”. Ces progiciels valorisent les individus, la collaboration et les changements inhérents à tout projet plutôt que le suivi rigide de plannings procéduriers.

Pour en savoir plus, découvrez notre livre blanc sur le travail en mode projet.