Avec un peu de préparation, organiser son travail est un jeu d’enfants. Voici donc quelques astuces pour partir en vacance l’esprit tranquille.
Avouons-le, les vacances peuvent être une grande source de stress. Mais probablement pas pour les raisons que vous pensez. Par exemple, organiser ses vacances d’été peut être un vrai casse-tête : où partir, avec qui, dans quelle configuration… Sans oublier les autoroutes bondées ou encore les conditions météorologiques imprévisibles.
Mais ce qui peut être encore plus stressant est de penser à la somme de travail qui vous attend à la rentrée. Alors pour compenser, vous vérifiez régulièrement vos emails au bord de la piscine ou passez des appels aux collègues pour vous assurer que tout se déroule bien. Mais est-ce vraiment la meilleure chose à faire ?
Avec un peu de préparation, organiser son travail est un jeu d’enfants et vous pouvez profiter du soleil pendant que votre équipe est opérationnelle sans vous. Voici donc quelques astuces pour partir en vacances l’esprit tranquille.
Parce que tout le monde part en congés pendant la période estivale, vos interlocuteurs comprendront que vous n’êtes pas joignable sur une certaine période. Par conséquent, déléguez en avance certains projets aux membres de votre équipe qui sont disponibles et auxquels vous faites confiance. Ils feront avancer correctement le travail et, à votre retour, vous fourniront des rapports productifs sur ce qui a été fait et sur ce qui reste à faire.
Avant votre départ, prenez un moment pour revoir toutes les tâches que vous avez déléguées et que vous devez traiter à la rentrée. Assurez-vous d’avoir donné toutes les informations nécessaires pour aider votre équipe pendant votre absence et ne pas perdre de temps à votre retour de vacances. Pensez notamment à vérifier que vous avez été clair dans l’explication de la tâche assignée, que tous les documents sont bien accessibles par votre équipe ou encore que les dates butoirs sont bien fixées.
Même en ayant respecté les conseils ci-dessus, votre équipe peut vite se sentir perdue et ne pas savoir par où commencer. N’hésitez donc pas à indiquer des niveaux d’importance sur les tâches pour être sûr que les plus stratégiques soient traitées en priorité. De plus, créez des listes de mots clés que vous associerez aux différentes tâches, documents, discussions pour permettre à votre équipe de retrouver facilement l’information.
Organisez une réunion avec votre équipe avant votre départ, qu’elle soit physique, par chat ou par téléphone. Vous vous assurez alors que tout le monde a bien compris les tâches à traiter pendant votre absence et les objectifs à atteindre. Et pour ce que cela soit plus efficace, demandez à l’un des membres de votre équipe de rédiger un compte rendu de réunion. Il pourra alors le partager avec tous et vous serez sûr que personne n’aura oublié d’informations importantes.
Si plusieurs personnes partent en même temps en vacances, assurez-vous que les autres membres de l’équipe soient au courant. Communiquez un planning détaillé à toute l’équipe en précisant les jours d’absence de chacun. De votre côté, pensez à préciser vos moments de disponibilités pendant vos congés : allez-vous prendre les appels d’urgence ? Qui votre équipe doit-elle contacter pour des questions standards ? Pensez à ces points de détail pour éviter les dérangements inutiles.
Il n’y a rien de pire que de revenir au travail pour trouver le chaos et ne pas savoir exactement ce que l’on doit traiter en priorité. En organisant vos propres tâches et délégations avant les vacances, vous saurez exactement sur quoi travailler quand vous rentrerez. Et pour que cela soit encore plus efficace, utilisez un outil de travail collaboratif comme Planzone : vous saurez toujours ce que vous devez faire, pour quand et avec qui, et toutes vos informations de travail (tâches, documents, plannings, calendriers) seront centralisées dans un espace unique et accessible de tous.
C’est bon, vous pouvez maintenant partir l’esprit tranquille et profitez sereinement de vos vacances !
Et vous, que faites-vous pour vous assurer que votre équipe reste productive même quand vous n’êtes pas là ? Avez-vous d’autres conseils à nous prodiguer ? N’hésitez pas à laisser vos impressions dans les commentaires ci-dessous.
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