Tendances 2016 des outils de gestion de projet

Depuis 2 ans, la plateforme Software Advice réalise une étude auprès de PME recherchant un outil de gestion de projet en ligne, c’est-à-dire en mode SaaS, ou « dans le Cloud ». Nous avions d’ailleurs déjà rédigé un article pour exploiter les résultats de l’étude 2015 sur les usages et enjeux de ces logiciels de gestion de projet.

Comme l’an passé, la plateforme met en évidence 3 aspects : la manière dont les PME gèrent leurs projets, les fonctionnalités les plus demandées lorsqu’elles recherchent un outil de gestion de projet, les défis auxquels répond cet investissement.
Examinons ces résultats et voyons les évolutions comparés à l’année dernière.

L'outil de gestion de projet : pas encore bien implémenté dans les PME

A travers cette étude, on découvre que seulement 35% de l’échantillon utilisent déjà un logiciel de gestion de projet dans leur société. Une tendance qui se poursuit depuis 2014 avec des taux équivalents. Les nouveaux utilisateurs sont donc les plus concernés et ne se satisfont plus des méthodes traditionnelles.

En effet, 55% gèrent encore leurs projets manuellement (papiers, feuilles de calculs, emails), utilisent un logiciel non spécifique à la gestion de projet (les suites bureautiques), ou encore un outil développé en interne. Les 10% restant n’ont aucun moyen de gestion, ou à l’inverse de multiples.

Chez Planzone, et comme en 2015, nous avons constaté que 80% de nos clients utilisaient Excel avant d’adopter notre outil, et plus de 40% sont des adeptes de Microsoft Project. Contrairement au premier où Planzone devient une vraie alternative (voir notre article sur les 3 raisons de ne plus utiliser Excel pour gérer ses projets), il apparaît souvent comme un complément pour le second. Là où MS Project répond davantage aux besoins des chefs de projet chevronnés, Planzone semble plus souple et plus adaptés à l’ensemble des utilisateurs d’une entreprise.

Le bon logiciel : un mix entre fonctionnalités standards et avancées

Même constat que l’année dernière, la gestion des tâches reste LA fonctionnalité indispensable des outils de gestion de projet en ligne pour 70% des sondés. Quoi de plus logique car elle permet d'organiser et de gérer son travail au quotidien. Il en va de même pour les fonctionnalités de gestion du temps, nécessaires à l’assignation et au suivi des tâches à réaliser.

Les fonctionnalités liées aux prévisions et à la planification sont également plébiscités pour 37% avec la gestion des ressources (feuilles de temps, suivi de la charge de travail), ou encore 21% avec le diagramme de Gantt.

On constate aussi cette année la volonté d’avoir des fonctionnalités de suivi plus avancées telles que les rapports de projet (49%) et tableaux de bord (29%).

Pris ensemble, les outils de suivi du projet (Gantt, rapports…) sont ainsi demandés par 94% des PME interrogées. Les rapports vont en effet permettre de mesurer les indicateurs de performance d’un projet. Les Gantt offre une vision modélisée et un suivi de l’évolution du projet. Quant aux tableaux de bords, ils illustrent les mises à jour et les progrès en temps réel du projet.

Les besoins attendus d’un outil de gestion de projet

Les 3 principaux défis que veulent voir relever les PME intéressés par ce type de logiciels sont :

• Automatiser les processus et réduire les erreurs (30%)
• Normaliser les processus et les flux de travail (26%)
• Accroître la visibilité et la responsabilité des membres de l’équipe (23%), ex-aequo avec la centralisation des données

Des points qui semblent assez logiques pour de nouveaux utilisateurs, et notamment pour ceux qui gèrent leurs projets manuellement. Par exemple, personne n'organise ses emails de la même manière, on ne sait donc pas comment sont traités les éléments important et urgents chez les autres. On peut aussi passer des heures à travailler sur un document, qui n’est en fait pas la bonne version, ou encore ne pas savoir où en est notre collègue sur la tâche que l’on doit traiter par la suite.

D’autres points très intéressants sont abordés dans cette étude. N’hésitez donc pas à consulter l’analyse complète pour avoir plus d’informations.

Et si votre entreprise est enfin prête à implémenter un logiciel de gestion de projet, pensez à tester gratuitement Planzone ! Notre outil répond à l’ensemble des critères demandés par les sondés de cette étude, il y a donc de fortes chances que ce soit aussi votre cas ;)