Comment parfaitement prioriser les tâches de votre projet ?

Le temps est une ressource rare, c'est pour cela qu'en gestion de projet, il est indispensable de savoir prioriser. Mais que signifie “ prioriser “ ? Le site linternaute.com en donne une excellente définition : le verbe prioriser désigne l'action par laquelle différentes étapes de la réalisation d'un projet ou d'une tâche vont être classées par leur ordre d'importance, afin de traiter les plus urgentes en premier.

Pour la réussite de votre projet, il est donc primordial que vous soyez capable de déterminer les tâches à réaliser en priorité. Ainsi vous évitez de perdre du temps, de l'énergie et des ressources sur des tâches mineures qui peuvent être traitées plus tard.

Le problème ? Comment décider quelle tâche est la plus importante à réaliser à ce moment précis ? Est-ce la tâche la plus urgente ? Celle que votre supérieur vous a demandé d'effectuer ? Ou encore celle qui rapporte le plus d'argent ?

Sans un minimum de méthode, vous allez passer d'une tâche à l'autre sans cohérence, ce qui n'est évidemment pas la meilleure façon de gérer un projet.

Il est donc essentiel de différencier ce qui est urgent et ce qui est important. Gardez bien à l’esprit qu’une tâche importante n'est pas forcément urgente, et qu’une tâche urgente peut ne pas être importante, mais peut être nécessaire à l'accomplissement d’autres actions.

Afin de vous aider dans la priorisation des différentes tâches de votre projet, découvrez ces 2 méthodes.

La matrice d'Eisenhower

« Ce qui est important est rarement urgent et ce qui est urgent rarement important. » Dwight David Eisenhower.

Comme son nom l'indique, cette matrice a été inventée par Dwight David Eisenhower, le 34^e président des États-Unis. La matrice d'Eisenhower a été développée afin d'aider les gens à prioriser leurs tâches et les rendre ainsi plus productif. Il s'agit d'un outil d'analyse qui permet de classer les tâches à effectuer en fonction de leur importance et de leur urgence.

La matrice d'Eisenhower se compose de 2 axes : l'importance et l'urgence.

On retrouve donc 4 cases dans lesquelles classer les différentes tâches :

1. Celles qui sont importantes et urgentes ;
2. Celles qui sont non-importantes et urgentes ;
3. Celles qui sont importantes et non urgentes ;
4. Celles qui sont non-importantes et non urgentes.

L'importance d'une tâche est déterminée par son impact sur l'atteinte de vos objectifs et la valeur ajoutée qu'elle apporte à votre projet. Ainsi, réaliser les tâches importantes vous permet de progresser pour accomplir les objectifs de votre projet.

L'urgence d'une tâche est basée sur sa date d'échéance et le temps nécessaire à sa réalisation.

Avec la matrice d'Eisenhower, on priorise l'importance sur l'urgence :

• Les tâches importantes et urgentes sont celles que vous devez réaliser immédiatement ;
• les tâches importantes, mais non urgentes sont à traiter rapidement ;
• les tâches non-importantes, mais urgentes sont à déléguer ;
• les tâches non-importantes et non urgentes sont inutiles et doivent être abandonnées.

Retenez que l'importance est un choix alors que l'urgence est un fait lié au temps.

Pour certains, il peut être difficile et coûteux en temps de séparer l'important du non-important au début. Mais une fois que vous saurez comment procéder, vous constaterez que cette matrice est un véritable atout qui vous aidera à être plus efficace et plus productif.

Si vous cherchez un support pour la matrice d'Eisenhower, il existe de nombreux logiciels et applications dont l'application officielle Eisenhower en ligne ou pour votre smart phone.

La méthode MoSCoW

Cette méthode est principalement utilisée pour les projets gérés avec la méthode agile. Elle permet de prioriser les tâches d'un projet en fonction de leur criticité, c'est-à-dire du niveau d'impact de la tâche sur la réalisation du projet.

Les lettres de l’acronyme MoSCoW signifient :

• M pour Must have : ce qui est indispensable sinon le projet est un échec.
• S pour Should have : ce qui doit être fait dans la mesure du possible. Ces tâches sont importantes mais pas vitales.
• C pour Could have : ce qui peut être fait si cela n'affecte pas les autres tâches importantes. Ce sont des tâches de confort qui peuvent être effectuées si vous avez suffisamment de temps et que les tâches des deux catégories précédentes ont été réalisées.
• W pour Won't have but would like : ce qui ne sera pas fait cette fois, mais plus tard. Réaliser ces tâches est un luxe que vous ne pouvez pas vous payer immédiatement. C'est donc votre zone d'optimisation budgétaire. Si vous dépassez le budget dans les trois autres catégories, il vous faudra déplacer des tâches dans cette catégorie afin de rééquilibrer votre budget.

Dans cet acronyme, les “o“ n'ont aucune signification, ils ont seulement été ajoutés pour rendre l’acronyme prononçable et mémorisable.

Dans la méthode agile, le projet est divisé par itération, c'est-à-dire découpé en plusieurs parties. La méthode MoSCoW s'applique par itération, et non sur la totalité du projet. Ce qui signifie qu'il faut redéfinir la priorisation des tâches à chaque itération.

En conclusion

Parce que le temps est une ressource rare et précieuse qui n'est pas extensible et ne peut être réapprovisionnée, vous devez faire des choix et prioriser vos tâches.

La priorisation vous permet d'atteindre votre objectif final (la réussite de votre projet) en étant productif et en minimisant ainsi le temps, l'argent et les ressources utilisés.

Différenciez l'importance de l'urgence, et concentrez-vous uniquement sur les tâches importantes qui permettent l'accomplissement de votre projet. C'est la clé de la réussite !

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