Devenu outil à tout faire, le planning Excel doit répondre à des besoins pour lesquels il n’est pas le mieux adapté, comme pour la gestion de projet.
Générer des rapports, réaliser des calculs complexes, le planning Excel a depuis longtemps fait les preuves de sa puissance et de ses capacités de personnalisation. Devenu « outil à tout faire », Excel doit en contrepartie répondre à des besoins pour lesquels il n’est pas toujours le mieux adapté. C'est bien le cas en gestion de projets, et il est grand temps que cela cesse ! Découvrez pourquoi...
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Excel a beau permettre une large plage d’utilisations, il demeure un outil essentiellement « perso ». Or, un travail collaboratif demande des données mises à jour en temps réel et distribuées en fonction de leur intérêt spécifique pour chaque membre de l’équipe. Avec un planning Excel, une personne doit impérativement se charger de centraliser les données avant d’extraire l’état d’avancement des diverses étapes. Ce système pyramidal est par conséquent mal adapté au travail de groupe en manquant tant de visibilité que d’efficacité. S’ajoute un aspect non négligeable qu’est celui de la perte de données sensibles, ce risque étant accentué par la multiplication de fichiers sur des ordinateurs plus ou moins protégés.
Lorsque vous travaillez avec des collaborateurs géographiquement éloignés, il devient essentiel que les données et l’information circulent en temps réel pour un maximum d’efficacité, ce que ne permet pas un planning Excel. Vous voulez accéder en quelques clics aux données essentielles ou à une librairie de documents actualisés en permanence, suivre l’avancement du projet en pouvant y apporter d’éventuelles annotations ? C’est ce qui est offert par la plupart des outils conçus spécifiquement pour la gestion de projet. À une administration efficace des ressources et des tâches s’ajoute une meilleure visibilité de l’ensemble du processus et de chacun de ses éléments au travers de graphiques clairs et précis. Un exemple est la disponibilité de diagrammes de Gantt affichant les jalons marquant les points cruciaux.
Un autre avantage par rapport à un planning Excel est que vous pouvez gérer simultanément plusieurs projets en utilisant des ressources communes, ce qui représente un gain de temps appréciable. Grâce à cette interopérabilité, vous accédez à un véritable tableau de bord regroupant l’ensemble des fonctionnalités allant de la gestion du temps à celle des ressources techniques en passant par la mise en avant des priorités. L’intégration d’applications tierces est un autre point fort de ce type de logiciel en permettant d’importer et d’exporter des données d’origines diverses.
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