Planzone et les fonctionnalités collaboratives : le partage de documents

Parmi les fonctionnalités collaboratives de Planzone, nous souhaitons vous présenter le partage de documents.
Cette fonctionnalité apparaît dans la barre de navigation de chacun de vos projets dans l'onglet "Documents".

Reprenons l'exemple qui a été développé dans plusieurs de nos articles précédents et dont nous vous rappelons les grandes lignes : vous travaillez pour un Office de Tourisme pour un pays étranger et vous décidez de participer à la prochaine édition du Salon Nautique International de Paris qui aura lieu du 08 au 16 décembre prochain.

Travail collaboratif : un échange de document permanent

Dans le cadre de l'organisation de votre participation votre équipe de projet et vous-même allez être amenés à échanger et partager de nombreux documents. Et c'est à ce moment-là que l'échange et le partage par e-mail ne seront pas suffisants.

De plus en plus d'entreprises parlent d'environnement "post e-mail" : dans le cadre d'un travail collaboratif, l'e-mail ne semble, aujourd'hui, plus être adapté.

Dans le cadre de l'organisation de votre participation au Salon Nautique International de Paris, les documents que vous allez échanger avec l'ensemble de vos collaborateurs comprendront plusieurs phases : création, correction, validation, etc.

Quelle durée de vie pour un document ?

Les cycles de vie de chaque document sont souvent indéterminés d'où l'existence de versions et l'importance de conserver chacune d'entre elles afin d'en connaître l'évolution au cours du temps.
Par exemple, les maquettes qui vous seront envoyées par le décorateur que vous avez engagé pour votre stand seront multiples et évolueront avec le temps.

Recevoir ces dernières par e-mail sous-entend de mettre en place une organisation pointue : s'astreindre à enregistrer chaque pièce-jointe reçue sur votre ordinateur dans un dossier spécifique.
Adopter un environnement de travail collaboratif structuré constitue alors un réel avantage, limitant les envois massifs d'e-mail et vous permettant de retrouver facilement et rapidement tous les éléments dont vous avez besoin.

Planzone et le partage de documents

C'est pour les raisons évoquées ci-dessus que Planzone souhaite que vous disposiez de plusieurs options pour partager vos documents :

Fonctionnalités de base

> Créer des dossiers publics ou privés.
> Télécharger un document depuis votre ordinateur
> Importer un document Google

Fonctionnalités avancées

> Commenter un document et l'envoyer par e-mail.
> Créer une nouvelle version d'un document.
> Modifier les propriétés ou changer de dossier.

> Attacher un document à une tâche ou à un jalon.

Ainsi, avec Planzone, vous avez la possibilité de disposez, à un seul et même endroit, de toutes les données de vos projets : les activités, les tâches, les documents liés à vos projets, etc.

Nous vous présenterons dans nos deux prochains articles les fonctionnalités de base et les fonctionnalités avancées pour partager des documents dans un projet Planzone.

Votre équipe Planzone.
support@planzone.com