5 problèmes résolus grâce à un outil de gestion de projet

Piloter un projet est loin d’être un long fleuve tranquille. Entre les imprévus, les aléas et les risques divers, vous et votre équipe allez être confrontés à de nombreux obstacles qu’il va falloir surmonter pour mener votre projet vers la réussite.

Rassurez-vous : vous n’avez pas à affronter tous ces problèmes sans être correctement équipé. Il vous suffit d’opter pour un logiciel de gestion de projet. Tel un couteau suisse, cet outil indispensable et polyvalent regroupe toutes les fonctionnalités nécessaires pour vous aider à mener à bien votre projet.

Simple d’utilisation et rapidement opérationnel, le logiciel de gestion de projet possède de nombreux bénéfices dont vous et votre équipe ne pourrez plus vous passer.

Voici les 5 principaux problèmes que vous pourrez résoudre grâce à cet outil incontournable.

1) Manque de visibilité sur le projet

L’un des principaux problèmes en gestion de projet est le manque de visibilité. Un projet piloté à l’aveugle est un projet voué à l’échec. Pour garantir la réussite de votre projet, il est essentiel de bien le planifier, mais également de suivre sa progression en temps réel.

Le diagramme de Gantt est l'outil de planification par excellence et tous les logiciels de gestion de projet en sont équipés. Il est indispensable pour piloter efficacement votre projet, planifier les différentes tâches et visualiser leur avancée en temps réel. Avec le diagramme de Gantt, vous avez à la fois une vision globale et une vision détaillée de votre projet : vous suivez l’état d’avancement des différentes tâches (en avance, en retard, dans les temps), vous connaissez leurs dépendances et vous contrôlez les prochaines échéances. Il vous est ainsi plus facile de prendre les bonnes décisions aux bons moments.

2) Problème de communication

Une mauvaise communication ou l’absence de communication au sein d’une équipe peut causer l’échec du projet. Personne ne sait où en est le projet et les collaborateurs s’isolent, créant ainsi une ambiance négative et néfaste au succès du projet.

La communication est essentielle à la réussite du projet car elle améliore le travail d’équipe et permet d’instaurer un climat de confiance propice à la productivité et à la créativité de l’équipe. De plus, pour qu’un projet réussisse, il est primordial que tous les acteurs impliqués (chef de projet, équipe projet, parties prenantes) soient informés de son évolution en temps réel.

Le logiciel de gestion de projet est l’outil indispensable pour une communication efficace. Le tableau de bord fournit toutes les informations nécessaires au pilotage du projet, un système d’alertes envoie des rappels de délais aux collaborateurs concernés et la messagerie instantanée facilite les échanges entre toutes les personnes impliquées. Finis les messages importants qui se perdent dans votre boîte mail déjà surchargée. Le logiciel de gestion de projet favorise une communication plus rapide et transparente.

3) Problème de gestion des ressources

Certains de vos collaborateurs se plaignent d’être débordés, alors que d’autres semblent gérer parfaitement leurs tâches. Peut-être que la charge de travail n’est pas équitablement répartie ou que vous manquez de ressources ?

En gestion de projet, la bonne organisation et la bonne gestion de vos ressources sont impératives pour éviter les retards et la surcharge de travail qui pourraient nuire à votre projet.

Un outil de management de projet possède plusieurs fonctionnalités permettant de gérer efficacement vos ressources et leur charge de travail :

• Le gestionnaire de ressources humaines vous aide à organiser vos ressources, à attribuer des tâches et à suivre la charge de travail de chaque collaborateur.
• Le calendrier de projet permet à chacun de connaître les tâches, les jalons et les événements planifiés une semaine ou un mois en avance. Il permet également au chef de projet d’être informé des absences de ses collaborateurs (vacances, maladies) et d’organiser le planning des tâches en fonction.
• La feuille de temps est incontournable pour suivre la gestion du temps de travail de votre équipe, évaluer le temps passé sur chaque tâche et anticiper les retards. Très pratique, cet outil vous permet également d'identifier le temps nécessaire à la réalisation d’une tâche ou encore d’établir le coût du projet.

4) Problème de partage de documents

En gestion de projet, tous les membres de l’équipe doivent avoir facilement accès à tous les documents de travail. Si vous perdez du temps à chercher des documents mal rangés, à retrouver la dernière version à jour ou à envoyer des fichiers parfois trop lourds, le logiciel de gestion de projet est la solution.

Tous les documents liés à votre projet sont stockés et partagés sur une plateforme unique et accessible à toutes les personnes impliquées dans le projet. Grâce au logiciel de gestion de projet, vous économisez un temps précieux et vous devenez plus rapide et plus performant dans le pilotage de vos projets.

5) Equipe géographiquement séparée

Vous êtes le gestionnaire d’un projet d’envergure internationale et votre équipe est dispersée aux quatre coins du monde. Travailler sur des fuseaux horaires différents n’est désormais plus un problème grâce au logiciel de gestion de projet. Peu importe si vos collaborateurs travaillent depuis chez eux ou depuis un autre pays, ils peuvent avoir accès aux données actualisées du projet de partout et à tous moments. Ainsi, chaque membre de votre équipe est performant et efficace quelque soit son lieu de travail.

Pour conclure

Attention, même si le logiciel de gestion de projet est un outil polyvalent, pratique, facile d’utilisation et indispensable pour piloter vos projets, le simple fait de l’utiliser ne garantit pas le succès de votre projet. En effet, vous et votre équipe devez posséder les compétences nécessaires et travailler dur pour atteindre les objectifs fixés, tenir les délais, respecter le budget, résoudre les problèmes rencontrés et ainsi mener votre projet vers la réussite.