Votre projet est terminé ? C'est l'heure de dresser le bilan et d'évaluer votre travail afin de vous améliorer pour vos futurs projets.
Félicitations ! Après de nombreuses heures de travail et d'effort, vous et votre équipe êtes enfin arrivés au bout de votre projet. Si l'heure est aux célébrations, il ne faut cependant pas négliger de clôturer votre projet en bonne et due forme. Votre projet est peut-être fini, mais votre mission n'est pas encore terminée.
Évaluations, retour d’expérience, leçons apprises, clôtures administratives, etc. La clôture d'un projet est une phase essentielle, mais souvent délaissée, car l'équipe est trop pressée d'en finir et de démarrer une nouvelle mission. Pourtant, cette étape est tout aussi importante, si ce n'est plus, en termes d'amélioration continue de vos pratiques. Il est donc indispensable de capitaliser sur cette expérience.
Par définition, un projet a un début et une fin. Chaque étape du projet doit être correctement planifiée et gérée dans le but d'atteindre les objectifs et de réussir. Il en est de même pour la fin de projet qui doit être incluse dans le planning initial.
Une clôture de projet doit se faire en suivant ces étapes essentielles :
Quel meilleur moment que la fin d'un projet pour prendre le temps de revenir sur les réalisations, déterminer les bonnes pratiques et retenir les erreurs à éviter.
Quelle que soit l'issue du projet (échec ou réussite), vous et votre équipe devez tirer des enseignements de cette expérience afin d'améliorer votre approche de gestion de projets et éviter les pièges pour les projets futurs.
Le bilan de fin de projet est une étape importante qu'il ne faut pas négliger. Organisez une réunion avec votre équipe et revenez sur tous les aspects du projet, les résultats obtenus, ce qui a fonctionné comme ce qui a échoué. Laissez vos collaborateurs s'exprimer sur leur expérience, notez les bonnes idées à reproduire et les erreurs à éviter en analysant pourquoi cela n'a pas marché.
Les objectifs de cette étape sont multiples :
En gestion de projet, le meilleur moyen de progresser, c'est d'apprendre de ses erreurs plutôt que de les nier.
Une fois le projet terminé, le chef de projet doit préparer un rapport de clôture de projet. Ce document formalise la fermeture du projet, fournit la confirmation que le projet a atteint les critères de réussite et demande la signature d’accord du client pour fermer le projet.
Il s'agit du dernier document rédigé sur le projet. Il contient les caractéristiques du projet, analyse le résultat final ainsi que le processus par lequel ce résultat a été obtenu.
En tant que document de synthèse du projet, le rapport de clôture de projet a plusieurs objectifs :
N'oubliez pas d'y noter les problèmes rencontrés et leur résolution afin que cela soit utilisé pour les prochains projets.
Il est essentiel de garder tous les documents utilisés lors de la réalisation d'un projet, de la planification à l'évaluation finale, afin de pouvoir s'y référer plus tard.
Conserver les données des projets passés sert de référence, mais également d'outil de formation pour les chefs de projet. Ces archives peuvent également être utilisées pour évaluer les futurs projets.
Correspondance, compte-rendus de réunions, rapports d'état d'avancement, contrats et documents techniques doivent être conservés et consultables ultérieurement.
Comme vous, l'équipe a travaillé dur à l'accomplissement du projet. La fin d'un projet est donc l'occasion de remercier les membres de l'équipe projet pour leur implication, de reconnaître le travail et les efforts fournis et de saluer les réussites.
Afin que toute l'équipe tire le meilleur parti de l’expérience acquise, il est important de dresser le bilan de l’action de chacun des membres de l'équipe, de féliciter ceux qui ont atteint leurs objectifs et ceux qui ont dépassé les attentes.
Pour ce faire, organisez une réunion formelle avec l’ensemble de l’équipe impliquée et terminez par un cocktail qui marque la fin du projet. Vous pouvez aussi offrir un petit cadeau de remerciement à vos collaborateurs, comme un stylo ou une tasse qui rappelle le projet.
Enfin, communiquez sur la réussite du projet au sein de votre organisation, voire de l'industrie. En plus d'enrichir les connaissances dans le domaine concerné, vous offrez à votre équipe une belle reconnaissance du travail réalisé.
Petit rappel : n'attendez pas la fin du projet pour faire preuve de reconnaissance envers votre équipe. Reconnaître les petits succès de chacun et valoriser le travail de votre équipe tout au long du projet est un excellent moyen de motiver et d'engager vos collaborateurs.
Une fois toutes les étapes précédentes réalisées, il est temps de faire place nette pour de futurs projets. Fermez physiquement le projet en nettoyant les espaces de travail, en rangeant les rapports et les dossiers et en payant les membres de l'équipe par exemple. Il ne doit rien rester de l'ancien projet qui pourrait gêner la mise en place d'un nouveau projet.
Vos collaborateurs doivent désormais se consacrer à d'autres tâches ou retrouver un autre poste au sein de l'organisation. En tant que chef de projet, vous devez vous assurer que les ressources humaines soient mobilisées et s'en chargent.
Il en est de même pour vous : allez-vous continuer à être chef de projet et prendre en charge un nouveau projet, ou souhaitez-vous être affecté à un nouveau poste ?
Pour résumer
Un projet n'est réellement terminé qu'après en avoir dressé le bilan avec l'ensemble de l'équipe. Cette évaluation post-projet offre de nombreux bénéfices et permet entre autres :
« Les seules vraies erreurs sont celles que nous commettons à répétition. Les autres sont des occasions d’apprentissage. » Dalaï Lama
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