Quels KPI choisir pour évaluer le suivi de votre projet ?

KPI signifie Key Performance Indicators en anglais. Aussi appelés indicateurs clés de performance (ICP), ils sont très utilisés dans le suivi de projet et permettent de mesurer les performances de vos projets. 

Qu’est-ce qu’un indicateur ?

Il s’agit d’une information qui vous aide à évaluer une situation et à prendre une décision adaptée. Un indicateur doit être réaliste, mesurable et défini dans le temps.

Il existe des indicateurs clés de performance pour chaque service d’une entreprise car leurs objectifs et leurs tâches sont différents. On trouve donc des KPI pour le marketing, les finances, les ventes, la gestion de projet, etc. 

La valeur d’un indicateur est très souvent représentée par un graphique (courbe) afin de voir son évolution dans le temps.

La représentation de tous les indicateurs choisis se fait de façon synthétique dans un tableau où l’on retrouve :

• le nom de chaque indicateur,
• l’objectif défini au début du projet,
• la valeur réelle de l’indicateur.

Si l’indicateur est au vert, tout va bien, il vous faudra donc poursuivre les actions en cours afin de maintenir ce bon résultat.

Si l’indicateur est au rouge, vous devez alors prendre les mesures correctives nécessaires.

Si l’indicateur est au orange, il faut le surveiller.

Il est important de bien choisir ses KPI afin d’être capable d’identifier rapidement les écarts et les risques d’écarts par rapport à l’objectif, ainsi que l’efficacité des mesures d’améliorations lancées. Cela permet également de communiquer efficacement avec les différents acteurs du projet.

Bien choisir ses KPI

Pour bien sélectionner vos KPI, voici ce que vous devez savoir :

• Chaque indicateur est associé à un objectif précis.
• Un indicateur implique forcément une décision.
• Un indicateur n’est jamais muet.
• Un indicateur pertinent doit être simple.
• Vous devez choisir vos propres indicateurs.

N’oubliez pas que les KPI ont, d’une certaine façon, un impact financier sur le projet. Si l’indicateur est au vert, c’est que tout se déroule comme prévu. Il n’y aura donc pas de coûts supplémentaires ou de pertes financières. En revanche, si l’indicateur est rouge, les mesures correctives qui s’imposent généreront des dépenses additionnelles. Vous perdez de l’argent.

Les KPI vous aide donc à mieux gérer vos projets. Pour cela, vous pouvez définir au moins un KPI pour chacun de vos objectifs. On distingue 4 catégories dans lesquelles classer vos KPI :

• Les délais : assurez-vous que votre projet sera réalisé dans les délais. 
• Le budget : avez-vous dépassé le budget alloué au projet ou êtes-vous toujours dans les clous ?
• La qualité : la progression du projet est-elle satisfaisante ?
• L’efficacité: gérez-vous votre projet efficacement ? Le temps et l’argent sont-ils utilisés de façon appropriée ?

Les KPI doivent être choisis conjointement par le chef de projet et son équipe avant de démarrer le projet.

KPI de délais

1) Ecart de durée

Cet indicateur permet de mesurer si une tâche est plus longue à accomplir que ce qui avait été initialement prévu.

• On l’obtient en calculant (durée réelle – durée initiale) / durée initiale.

Vous pouvez appliquer cet indicateur à la durée d’une tâche ou d’une phase, mais aussi à la durée totale du projet.

2) Ecart de délai

Ce KPI vous montre si votre projet est en avance ou en retard sur le budget ou le temps prévu au départ.

• Calcul : budget ou temps initialement prévu – budget ou temps actuellement utilisé

Si le résultat est négatif, cela signifie que vous avez réussi à accomplir plus que prévu, et qu’il vous reste donc un plus gros budget à dépenser sur les tâches restantes.

3) Taux de dépassement

Cet indicateur vous donne un pourcentage du dépassement de temps ou d’argent pour une tâche donnée ou pour tout le projet.

• Calcul : (dépassements / coûts ou durées prévus) x 100

Pour être plus performant et respecter les délais, apprenez à mieux gérer votre temps avec ces 7 erreurs à éviter.

KPI de coût

1) Ecart de coût du projet

Grâce à cet indicateur, vous mesurez si le coût effectif du projet est différent du coût prévu initialement.

• Cela donne : (coût réel – coût prévisionnel) / coût prévisionnel

2) Coût actuel du projet

Ce KPI vous indique combien d’argent vous avez déjà dépensé pour le projet. Pas besoin de formule pour le calculer : additionnez simplement toutes les dépenses liées au projet jusqu’à ce jour.

KPI de ressources

Cet indicateur permet de calculer la productivité des ressources humaines qui travaillent sur le projet.

Ce KPI se calcule avec l’unité de mesure jour-homme qui correspond au travail d’une personne pendant une journée. Par exemple, si un projet nécessite 20 jours-hommes, cela signifie le travail d’un homme pendant 20 jours, ou le travail de 20 hommes pendant un jour, mais encore 10 hommes pendant 2 jours ou 5 hommes pendant 4 jours, et ainsi de suite.

• Le calcul : nombre de jours-hommes consacrés x % de réalisation de la tâche

On compare le résultat obtenu au nombre de jours-hommes qui était prévu pour atteindre ce même pourcentage de réalisation de la tâche. Cela vous indique si vous êtes en avance, en retard ou dans les délais par rapport au planning.

KPI efficacité

1) Pourcentage des tâches réalisées

Pour obtenir une rapide vue d’ensemble des performances de votre projet, créez un KPI qui vous donne le pourcentage des tâches réalisées.

2) Heures de travail planifiées vs situation actuelle

Ce KPI vous indique le nombre d’heures de travail planifiées pour le projet comparé au temps réellement passé. Vous pouvez utiliser cet indicateur à différents moments et sur différentes phases du projet.

Si la quantité d’heures passées dépasse largement ce qui était prévu, il est temps de réévaluer le temps planifié sur la totalité du projet.

Pour récapituler

La mise en place de KPI vous permet de juger l’évolution de votre projet, d’identifier rapidement les écarts par rapport à vos objectifs et de prendre les mesures qui s’imposent.
Cette liste n’est pas exhaustive, il en existe d’autres, et vous pouvez aussi créer vos propres indicateurs.

Il est inutile d’utiliser tous les indicateurs qui existent. Choisissez-en 5 à 10 que vous et votre équipe comprenez et maîtrisez. Bien utiliser vos KPI est la clé du succès de votre projet.