Qu'est-ce que la méthode Adaptive Project Framework ?

Comme son nom l'indique, Adaptive Project Framework (APF) ou la gestion adaptative de projet facilite l’adaptation. Cette approche a été créée en partant du principe que la plupart des projets, surtout dans l'informatique, ont une portée variable et des exigences incertaines et changeantes. De ce fait, ils ne peuvent être gérés en utilisant les méthodes traditionnelles de gestion de projet.

La gestion adaptative de projet offre un cadre qui s'adapte aux environnements en constante évolution. Le projet est divisé en plusieurs cycles ou mini-projets, et à la fin de chaque mini-projet, l'équipe évalue les résultats obtenus afin d'améliorer la performance et les procédures pour les mini-projets suivants. Les parties prenantes peuvent également changer la portée du projet au début de chaque cycle afin de permettre à l'équipe de produire une valeur ajoutée plus importante.

La méthode a été créée par Robert K. Wysocki, un leader stratégique reconnu dans le domaine de la gestion de projet. Il a été l'auteur et le co-auteur de nombreux livres dont Adaptive Project Framework: Managing Complexity in the Face of Uncertainty dans lequel il décrit l'approche APF.

Principe

Risques, coûts, durée, complexité, stabilité du marché, implication du client et valeur ajoutée sont des éléments qui varient grandement d'un projet à l'autre, et d'un client à l'autre. Ainsi, les chefs de projet doivent être préparés à adapter la méthode de projet sélectionnée afin d'assurer une parfaite adéquation entre les efforts fournis et l'approche choisie.

APF est une approche adaptative, itérative et, vous l'aurez deviné, Agile. Elle a été conçue pour fournir aux clients la valeur ajoutée maximum dans la limite de leurs contraintes de temps et de coûts grâce à l'ajustement du périmètre du projet à chaque itération. C'est le client qui détermine quelle est la valeur ajoutée maximum. Ensuite, il peut changer la portée du projet à la fin de chaque itération en se basant sur ce qui a été appris au cours des itérations précédentes. Cette méthode permet ainsi d'accepter et de gérer le changement, plutôt que d'essayer de l'éviter.

Pour que cette méthode fonctionne, il est essentiel que le client soit impliqué dès le départ, et ce pendant la totalité de la durée du projet.

Fonctionnement

La gestion adaptative de projet se déroule en cinq étapes.

1) Définition de la portée du projet

• Développez les Conditions de Satisfaction (CdS) pour définir les besoins du client et comment satisfaire ces besoins.
• Etablissez le Project Overview Statement (POS) qui résume le problème ou l'opportunité, ce qui va être accompli et de quelle façon, la valeur ajoutée ainsi que les risques, les obstacles et les hypothèses pour réussir.
• Hiérarchisez les exigences fonctionnelles ; cette liste peut évoluer, mais elle reflète la meilleure information disponible à un moment précis.
• Déterminez l'organigramme des tâches du projet (OTP) intermédiaire, aussi appelé structure de découpage du projet (Work Breakdown Structure ou WBS en anglais) qui permet de décomposer hiérarchiquement les travaux nécessaires pour réaliser les objectifs du projet.
• Priorisez le scope triangle, c'est-à-dire le temps (les délais pour accomplir le projet), les coûts (le budget et les ressources disponibles) et la qualité du projet. La satisfaction du client n'est pas prise en compte.

2. Le plan de cycle (itératif)

• Dans l'organigramme des tâches du projet (ou Work Breakdown Structure), dégagez les activités qui déterminent la fonctionnalité à réaliser durant ce cycle.
• Définissez précisément chaque tâche à accomplir.
• Etablissez les dépendances entre chaque tâche.
• Divisez les tâches en groupes significatifs et attribuez ces groupes à différentes équipes.
• Chaque équipe détermine un planning avec les ressources allouées à l'accomplissement de ses tâches en respectant les délais et le budget donnés.

3) La réalisation du cycle (itératif)

• Respectez le planning détaillé afin de produire la fonctionnalité prévue dans ce cycle.
• Commencez le travail.
• Suivez et ajustez la réalisation du cycle.
• Ce cycle prend fin une fois que le temps attribué est écoulé. Si une fonctionnalité n'est pas terminée, elle sera reportée sur le cycle suivant.
• Notez toutes les demandes de changement et les idées d'amélioration.
• Créez un registre des problèmes pour suivre l'état de leur résolution.

4) Le point de contrôle client (itératif)

• Le client et l'équipe projet passent en revue la qualité de la fonctionnalité terminée. Si nécessaire, des ajustements seront réalisés dans le cycle suivant.
• Les étapes 2, 3 et 4 sont répétées jusqu'à l'utilisation complète du temps et du budget.

5) Compte-rendu de fin

• Déterminez si les résultats opérationnels attendus ont été réalisés.
• Faites le bilan de ce que vous avez appris et définissez comment améliorer l'efficacité de la méthode.

Avantages et inconvénients

AFP est une approche idéale si vous connaissez l'objectif de votre projet, mais que vous ne savez pas comment l'atteindre, c'est-à-dire lorsque les exigences ne sont pas clairement identifiés. Ce qui peut arriver plus souvent qu'on ne le pense.

Adaptive Project Framework n'est pas adapté aux projets de construction ainsi qu'aux projets de grande envergure car sa flexibilité et son approche itérative risquent de causer des retards dans les délais et des dépassements budgétaires.

On distingue les inconvénients suivants :

• Une trop grande flexibilité qui peut susciter des changements constants de la part du client car il sait que la structure peut le supporter.
• Des attentes plus élevées : les partisans de la méthode revendiquent des projets aux résultats irréprochables (ce qui est rare), augmentant ainsi les attentes du client et des parties prenantes.
• Recommencer le travail: comme c'est le client qui est qui décide, il peut considérablement modifier une caractéristique du projet, puis changer d'avis et revenir à l'idée d'origine.
• Très peu de contrôle sur le projet: en gestion de projet, il est essentiel de contrôler le projet et les demandes de changement. Avec cette approche, le chef de projet a peu de contrôle sur son projet.

En conclusion

La gestion adaptative de projet est utilisée afin d’obtenir le maximum de valeur pour chaque projet et éviter de perdre votre temps sur des tâches qui n'apportent aucune valeur ajoutée. Cette méthode porte les idées des méthodologies Agiles à un niveau supérieur. Il s'agit d'une approche simple, orientée client et pilotée par le client. L'implication totale du client est donc primordiale pour garantir la réussite de cette méthode.