Comme son nom l'indique, Adaptive Project Framework (APF) ou la gestion adaptative de projet facilite l’adaptation. Cette approche a été créée en partant du principe que la plupart des projets, surtout dans l'informatique, ont une portée variable et des exigences incertaines et changeantes. De ce fait, ils ne peuvent être gérés en utilisant les méthodes traditionnelles de gestion de projet.
La gestion adaptative de projet offre un cadre qui s'adapte aux environnements en constante évolution. Le projet est divisé en plusieurs cycles ou mini-projets, et à la fin de chaque mini-projet, l'équipe évalue les résultats obtenus afin d'améliorer la performance et les procédures pour les mini-projets suivants. Les parties prenantes peuvent également changer la portée du projet au début de chaque cycle afin de permettre à l'équipe de produire une valeur ajoutée plus importante.
La méthode a été créée par Robert K. Wysocki, un leader stratégique reconnu dans le domaine de la gestion de projet. Il a été l'auteur et le co-auteur de nombreux livres dont Adaptive Project Framework: Managing Complexity in the Face of Uncertainty dans lequel il décrit l'approche APF.
Risques, coûts, durée, complexité, stabilité du marché, implication du client et valeur ajoutée sont des éléments qui varient grandement d'un projet à l'autre, et d'un client à l'autre. Ainsi, les chefs de projet doivent être préparés à adapter la méthode de projet sélectionnée afin d'assurer une parfaite adéquation entre les efforts fournis et l'approche choisie.
APF est une approche adaptative, itérative et, vous l'aurez deviné, Agile. Elle a été conçue pour fournir aux clients la valeur ajoutée maximum dans la limite de leurs contraintes de temps et de coûts grâce à l'ajustement du périmètre du projet à chaque itération. C'est le client qui détermine quelle est la valeur ajoutée maximum. Ensuite, il peut changer la portée du projet à la fin de chaque itération en se basant sur ce qui a été appris au cours des itérations précédentes. Cette méthode permet ainsi d'accepter et de gérer le changement, plutôt que d'essayer de l'éviter.
Pour que cette méthode fonctionne, il est essentiel que le client soit impliqué dès le départ, et ce pendant la totalité de la durée du projet.
La gestion adaptative de projet se déroule en cinq étapes.
AFP est une approche idéale si vous connaissez l'objectif de votre projet, mais que vous ne savez pas comment l'atteindre, c'est-à-dire lorsque les exigences ne sont pas clairement identifiés. Ce qui peut arriver plus souvent qu'on ne le pense.
Adaptive Project Framework n'est pas adapté aux projets de construction ainsi qu'aux projets de grande envergure car sa flexibilité et son approche itérative risquent de causer des retards dans les délais et des dépassements budgétaires.
On distingue les inconvénients suivants :
La gestion adaptative de projet est utilisée afin d’obtenir le maximum de valeur pour chaque projet et éviter de perdre votre temps sur des tâches qui n'apportent aucune valeur ajoutée. Cette méthode porte les idées des méthodologies Agiles à un niveau supérieur. Il s'agit d'une approche simple, orientée client et pilotée par le client. L'implication totale du client est donc primordiale pour garantir la réussite de cette méthode.