Process-based Project Management, ou la gestion de projet par processus en français, propose une méthode de gestion stratégique et systématique qui permet la création, la gestion et l’amélioration de processus dans le but d’optimiser la performance globale de l’organisation ainsi que la valeur pour le client.
Cette méthodologie permet d'aligner tous les objectifs du projet avec la mission globale et les valeurs de l'entreprise. Ainsi, toutes les tâches et les objectifs du projet sont stratégiques et contribuent à la réalisation des objectifs plus importants de l'entreprise.
De plus, travailler à l'accomplissement d'un objectif commun permet une meilleure collaboration entre l'équipe projet et les différents services au sein de l'entreprise.
La gestion par processus permet à l'équipe projet, et plus globalement à l'organisation, de déterminer l’état actuel de ses processus et les améliorations possibles. Cette méthode aide à identifier ce dont l'organisation a besoin pour réussir à long terme. Elle permet également de comprendre les exigences à respecter afin d'accomplir et de gérer les processus individuels. Enfin, elle facilite la compréhension de la gestion et de la mise en œuvre des relations interprocessus.
Grâce à la gestion par processus, les organisations peuvent :
On distingue six étapes du management par les processus :
Les processus doivent être clairement identifiés et précisément documentés pour permettre une bonne compréhension. Pour vous aider, vous pouvez utiliser différents outils tels que le service de documentation, les accords avec les clients, les guides d'achat et les diagrammes des processus.
Afin de connaître les responsabilités de chacun, il est essentiel d'identifier ce qu'exige le processus pour être opérationnel, le résultat attendu et les personnes ou les départements responsables de chaque partie constituante du processus.
Il est important de mettre en place un système d'évaluation afin d'élaborer, de recueillir et de contrôler les données relatives à la performance des processus. Ainsi, il sera possible d'améliorer leur efficacité, leur qualité et leur durée. Il est essentiel de choisir des indicateurs quantifiables pour plus de clarté. Si cela n'est pas possible, utilisez des données comparatives et des références pertinentes afin de permettre une analyse adéquate.
Mesurer la performance actuelle des processus est nécessaire afin de s'assurer que les objectifs fixés sont atteints. Cela permet également à l'équipe de prendre rapidement les décisions qui s'imposent afin d'éviter que de petites difficultés n'évoluent et ne se transforment en problèmes plus importants.
Une variété d'outils est disponible pour analyser facilement les performances des processus. Parmi les plus populaires, on trouve les représentations graphiques, les diagrammes en barres, les diagrammes circulaires, l'analyse des écarts ou encore l'analyse cause-effet.
Pour cette étape, une vérification de conformité permettra d'analyser la stabilité des processus. Si les processus ne sont pas suffisamment performants ou inadéquats, il est nécessaire de déterminer de nouveaux objectifs en accord avec l'orientation stratégique de l'entreprise.
Les processus doivent être améliorés en suivant la vision de l'organisation, sa mission et sa culture. Afin d'assurer la réussite des changements proposés, il est nécessaire de mettre en place une équipe efficace et des ressources suffisantes.
Il est temps de mettre en œuvre les améliorations définies lors de l'étape précédente. Pensez à organiser des formations si nécessaire et assurez-vous d'obtenir le soutien de toute l'équipe pour garantir la réussite de cette phase.
Par la suite, il est essentiel de mettre en place un suivi régulier et une amélioration continue des nouveaux processus.
Process-based Project Management possède de nombreux avantages parmi lesquels on peut citer l'amélioration des processus actuels, l'augmentation des activités créatrices de valeur ajoutée, la réduction des coûts et l'alignement avec la vision stratégique de l'organisation qui gère le projet.
Une organisation qui suit une gestion par processus gagne en flexibilité et voit les relations interpersonnelles entre les employés s'améliorer car les processus sont transversaux et touchent différents services, encourageant les employés à travailler ensemble.
Chacun connaît son rôle au sein de l'organisation et tous travaillent en collaboration afin d'atteindre les objectifs globaux de l'organisation.
L'utilisation des ressources est optimisée ce qui permet une réduction et une optimisation des frais de gestion et des coûts opérationnels.
Cette méthode encourage l'amélioration continue des processus, ainsi les inefficacités, les déficiences organisationnelles, les points bloquants et les erreurs sont rapidement identifiés, permettant ainsi de réduire les risques.
La mise en œuvre du management par processus au sein d'une équipe projet, et plus globalement d'une entreprise, est un changement important par rapport à un système hiérarchique traditionnel. Afin de garantir sa réussite, il est nécessaire de mettre en place une gestion du changement. Cette méthodologie doit être appliquée à l'ensemble des services de l'organisation et une formation doit être proposée si besoin. Chaque employé faisant partie d'un processus, il est important que tous acceptent et prennent part à la gestion par processus.
La mise en œuvre de la gestion par processus est à la fois un changement opérationnel pour l'organisation, mais également un changement dans la culture d'entreprise. Les employés ne doivent plus se concentrer uniquement sur leur service, mais comprendre qu'ils font partie intégrante de l'entreprise et que leur travail bénéficie à toute l'organisation et permet l'accomplissement d'un objectif global.